Concepto 266558 de 08-09-2008

Ministerio de la Protección Social
Concepto 266558
08-09-2008

SEÑORA
MARILUZ BOTERO
Correo electrónico: mbotero@colombina.com
BOGOTÁ D.C.

REFERENCIA: RADICADO 253068 DEL 29/08/2008.

Respetada señora Botero:
En atención a la comunicación de la referencia, donde consulta sobre la normatividad legal vigente en torno al archivo y conservación de la información laboral de los trabajadores, esta oficina se permite manifestar:
Por medio de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, el Gobierno Nacional determinó lo correspondiente a la Ley General de Archivos y se dictaron otras disposiciones, entre ellas, los principios generales que rigen la función archivística dispuesta por el artículo 4°, que en el literal e) determinó:

“e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinarla función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;”.

A título informativo, el artículo 25 de la referida ley, dispuso:

“De los documentos contables, notariales y otros.
El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos”.

Por lo anterior, en cuanto a los tiempos de retención documental de entidades de derecho público o de entidades privadas que presten servicios públicos, su regulación estaría a cargo del Ministerio de la Cultura a través del Archivo General de la Nación.

Ahora bien, teniendo en cuenta que la empresa que representa no se clasifica en ninguna de las dos situaciones anteriores, habrá de tenerse en cuenta lo dicho por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que dice:

“Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio.
Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales”.

En concordancia con lo anterior, determina el artículo 60 del Código de Comercio:

“Conservación de Libros y Papeles de Comercio
Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores”.

Así las cosas, a pesar de no ser específica la norma respecto a la conservación de información laboral, por analogía podría aplicarse las anteriores normas, aclarando que no existe norma expresa que regule el tema consultado.
El presente concepto tiene el alcance que determina el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

La jefe Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo,
Nelly Patricia Ramos Hernández