Control interno: tipos de control y sus elementos básicos

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  • Publicado: 25 septiembre, 2019

Control interno: tipos de control y sus elementos básicos

El control interno permite que una entidad ejecute sus operaciones de forma eficiente, proteja sus recursos y presente información financiera oportuna y confiable. En este sentido, debe contar con una visión integral de la compañía, que va más allá de los departamentos de contabilidad y finanzas.

El control interno comprende el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos diseñados por una empresa para promover la eficiencia en las operaciones, salvaguardar los recursos de la entidad y verificar la veracidad de la información financiera y administrativa. En resumen, su propósito es estimular la observancia de las políticas y lograr el cumplimiento de los objetivos programados.

Elementos básicos del control interno

Un sistema de control interno efectivo debería abarcar por lo menos los siguientes puntos:

a. Un plan de organización que provea la separación apropiada de responsabilidades.

b. Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para proveer un control razonable.

c. Prácticas sanas para seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad y colaborador de la organización.

d. Políticas para verificar la idoneidad del personal, proporcional a sus responsabilidades.

e. Función efectiva de auditoría interna.

Tipos de control

Hoy en día se considera que el control interno va más allá de los asuntos que tienen relación directa con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. Por ello, se dice que el control interno incluye, además de los controles financieros, los de carácter administrativo o gerencial. Aunque es difícil delimitar estas áreas, es necesario comprender las diferencias entre lo financiero y lo administrativo, ya que, como dijimos, ambos hacen parte del control interno. A continuación, profundizamos en ellos:

Control interno financiero

El control interno financiero comprende el plan de la organización y las políticas y procedimientos que conciernen a la custodia de los recursos, así como la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros. Debe estar orientado a proporcionar una seguridad razonable de que:

  1. Las operaciones y transacciones se ejecutan de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.
  2. Las transacciones se registran de conformidad con las políticas contables de la organización.
  3. El acceso a los bienes y/o disposiciones solo se realiza con la autorización previa de la administración.
  4. Los asientos contables se hacen para controlar la obligación de responder por los recursos, y su registro se compara periódicamente con los recursos físicos. Por ejemplo, el inventario de mercancía.

El control interno es responsabilidad principal de la gerencia o máxima autoridad de la empresa. Específicamente en lo relativo al control interno financiero, esta responsabilidad recae sobre el funcionario encargado de la dirección financiera ante la máxima autoridad de la entidad, quien debe velar porque sea congruente.

Aspectos importantes para asegurar un acertado control interno:

  • Segregación de funciones: no es adecuado que la distribución de funciones en una entidad permita que un colaborador, en el curso normal de sus obligaciones, pueda cometer y ocultar errores o irregularidades. Lo anterior puede tener lugar, por ejemplo, cuando el mismo colaborador está encargado de registrar los gastos, y a su vez de realizar los pagos a los proveedores; esta situación permitiría que el colaborador en cuestión pueda emitir o alterar el registro de un cheque, con o sin intención, sin ser facilmente descubierto. Además, si la misma persona concilia la cuenta bancaria, la omisión de registro de cheques puede ocultarse por medio de una conciliación incorrecta.
“los procedimientos diseñados para encontrar errores o irregularidades deben ser ejecutados por personas distintas a aquellas que están en condición de cometerlos”

De acuerdo con el ejemplo anterior, los procedimientos diseñados para encontrar errores o irregularidades deben ser ejecutados por personas distintas a aquellas que están en condición de cometerlos.

  • Ejecución de operaciones económicas: se debe obtener seguridad razonable de que las operaciones han sido ejecutadas y autorizadas por personas que actúan dentro del límite de su responsabilidad. Por ejemplo, los reportes de recepción y las facturas de los proveedores pueden ser comparadas con las órdenes de compra al aprobar la documentación relativa a los pagos; más aún, los cheques pagados pueden compararse con los documentos aprobados, ya sea individual o colectivamente.
  • Registro de las transacciones: las transacciones deben registrarse en las cuentas apropiadas, en el período en el cual hayan sido ejecutadas (consulte nuestro editorial Reconocimiento de gastos no depende del cumplimiento de normas fiscales y nuestra respuesta titulada Registro contable de ingreso que no coincide con la fecha de la factura). Para efectos de la definición de control interno contable, el objetivo es permitir la preparación de estados financieros, de conformidad con el marco de información financiera que aplique la entidad (consulte nuestra Guía para clasificar una entidad en un grupo de aplicación de los Estándares Internacionales en Colombia).
  • Comparación de registros con los activos: las políticas que exigen la comparación de las cantidades registradas con los bienes físicos permiten determinar si lo real coincide con lo registrado. Ejemplos típicos de este tipo de control son los arqueos de efectivo, las conciliaciones bancarias y los inventarios físicos.

Control interno administrativo

Comprende los planes, políticas y procedimientos que conciernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de las transacciones y operaciones por parte de la gerencia. El objetivo es fomentar la eficiencia de las operaciones, la observancia de las políticas prescritas por la gerencia y el logro de las metas programadas.

La protección de los recursos y la revelación de errores o desviaciones de los mismos es responsabilidad primordial de los miembros de la alta gerencia. Por eso es necesario mantener un acertado control interno administrativo. De igual manera, se puede decir que el control interno solo existe cuando la administración puede confiar en una autoverificación de las operaciones y actividades, sin tener que realizar inspecciones o controles externos a las operaciones normales.

Para que una entidad pueda funcionar, además de dotarla de los recursos necesarios (humanos, materiales y financieros), debe poseer una organización compatible con su razón de ser, es decir, debe cumplir con el proceso administrativo de planeamiento, organización, dirección y control.

Por ejemplo, la operación o transacción de vender conlleva los siguientes pasos: aceptación del pedido, despacho de la mercancía, facturación y, por último, cobranza. Esta sola operación exige que se dicten políticas para reglamentar cada uno de estos pasos; asimismo, la autorización para llevarlos a cabo nace de la gerencia, puede ser delegada a otros funcionarios, sin que la primera pierda su responsabilidad. A su vez, cada paso precisa su respectiva aprobación, la cual indica que se han satisfecho las condiciones de la autorización para efectuarlo.

Características de los sistemas de control interno administrativo

  1. De organización: control alcanzado por el modo en que la empresa asigna responsabilidades y delega la autoridad, el cual considera dos técnicas principales de control organizativo: estructura organizativa y delegación de autoridad. En este sentido, debe orientar sobre temas como las relaciones jerárquicas, las responsabilidades asignadas a cada puesto y los límites de autoridad de los individuos clave en cada función.
  2. De operación: control alcanzado mediante la observación de políticas y procedimientos dentro de la organización. Los controles de operaciones son los métodos mediante los cuales una organización planifica, ejecuta y controla la marcha de sus actividades.

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