Formato exógena 1001 por el año gravable 2017: reporte de pagos o abonos en cuenta

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  • Publicado: 11 abril, 2018

 Formato exógena 1001 por el año gravable 2017: reporte de pagos o abonos en cuenta

En el formato 1001 v. 9 se reportan en forma individualizada los pagos o abonos en cuenta efectuados a terceros en Colombia o en el exterior, deducibles o no en renta, y los valores de las retenciones a título de renta, IVA y timbre practicadas o asumidas con los mismos que superen los $100.000 por todo concepto.

Documento realizado y revisado por nuestro líder de investigación tributaria y contable, Diego Guevara M.

En este ejemplo, se examina el caso de aquellos reportantes que no están obligados a discriminar en forma individualizada el detalle de la totalidad de los pagos a terceros, sino que solo deben hacerlo con aquellos terceros a quienes efectuaron pagos o causaciones que, acumulados por todos los conceptos, sí hayan sido iguales o superiores a $100.000. Los pagos y/o causaciones que no superan esos topes, los pueden agrupar bajo el NIT “222.222.222 cuantías menores”, según el concepto a que correspondan (ver parágrafos 1 del numeral 18.2 del artículo18 de la Resolución 000068 de octubre de 2016).

Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1001 fueron:

1) Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con el Balance de prueba período enero a diciembre de 2017 (elaborado bajo Estándares Internacionales), donde estén involucradas todas las cuentas que acumulan pagos y/o causaciones a terceros (tales como propiedad planta y equipo, inversiones en instrumentos de patrimonio, inventarios, activos biológicos, gastos pagados por anticipado, utilidades acumuladas que hayan sido repartidas, costos y gastos del ejercicio). En ese balance de prueba también se deben reflejar las cuentas del pasivo por retenciones en la fuente practicadas a terceros (o asumidas con el tercero), ya sean a título de renta, de IVA o de timbre, pues de allí se tomará el dato de las retenciones practicadas o asumidas con el tercero. Tratándose de las cuentas de costos y gastos, solo se toman en cuenta las que sí se registran con un beneficiario externo real, es decir, sin incluir cuentas de gastos que no manejan beneficiarios externos (tales como «gasto depreciaciones», «gasto provisiones», etc.) pues estos últimos irán en un formato distinto, a saber, el formato 1011 (ver numeral 27.5 del artículo 27 de la Resolución 000068 de 2016).

Además, si el pago se registraba junto con su valor de IVA (porque se trataba de un impuesto que no se podía llevar como descontable a las declaraciones de IVA, caso, por ejemplo, de las compras de activos fijos; ver artículo 490 del ET), se debe tener detallado por aparte cuánto es el valor del pago o causación, y cuánto es el valor del IVA que se dejó como mayor valor del pago o causación. Así mismo, en cuanto al valor del impuesto nacional al consumo que pueda estar sumando junto con algunos costos o gastos (tales como compra de vehículos nuevos, gastos de restaurantes y servicios de telefonía móvil; artículo 512-1 del E.T.), dicho impuesto se tendría que reportar junto con el costo o gasto, pues el formato no incluye ninguna columna o concepto especial o concepto para reportarlo de forma separada (pero si algún contribuyente sí lo tiene registrado de forma separada, entonces lo podría reportar bajo el concepto 5015). Las cuentas de ese balance de prueba deben estar abiertas con todos los beneficiarios, pero permitiendo que se vean sus movimientos contables débitos de todo el año 2017, sus movimientos contables créditos de todo 2017, sus saldos contables a diciembre 31 de 2017, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales a diciembre de 2017 (pues de nuevo se pidió discriminar si el pago o devengo era “deducible” o “no deducible” en el impuesto de renta) y los saldos fiscales a diciembre del mismo año, con los que se elaboró la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del año gravable 2017.

En todo caso, esos pagos o devengos que se tomarían como “no deducibles” en la declaración de renta, pero que sí se llevarían al formato 1001, tienen que ser gastos reales y no simplemente «estimados» (por ejemplo, estimar una indemnización de un proceso que está ante los jueces). Adicionalmente, en el caso de los pagos laborales, se debe adicionar una columna donde se vea cuál fue el valor efectivamente pagado al trabajador, pues en el formato 1001, y con el concepto 5001, se reportan solo los valores efectivamente pagados al trabajador (tener en cuenta, adicionalmente, que el parágrafo 5 del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 000068, indica que se deben reportar sin importar el monto). De esos valores efectivamente pagados al trabajador, el valor por «cesantías» deberá incluir hasta las trasladas al fondo en febrero de 2017, y no solo las que se le pagaron al trabajador directamente durante dicho año (ver artículo 1.2.1.20.7 del DUT 1625 de octubre de 2016, creado con el Decreto 2250 de diciembre 29 de 2017). Además, junto a la columna de los pagos laborales se puede colocar otra con el valor de los pagos o abonos en cuenta, hechos a EPS, fondos de pensiones, ARL, ICBF, Sena y cajas de compensación, y en los cuales se pueda conocer cuál fue el «aporte del empleador» (el cual irá a la columna de gasto deducible) y cuál fue el «aporte del trabajador» (el cual irá a la columna de gasto no deducible). En los pagos o abonos a EPS solo se reportarían los aportes obligatorios del empleador y trabajador (no se incluirían otros valores como copagos para atención de beneficiarios diferentes a los del grupo básico del cotizante). En los pagos o abonos a fondos de pensiones se reportan solo los aportes obligatorios sin incluir aportes voluntarios.

2) Si la entidad o persona natural informante llegó a participar, durante el año 2017, como miembro de un consorcio o unión temporal, o si durante el mismo año actuó como mandante en contratos de mandato, o si participó con cuentas conjuntas en contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, eliminaría del archivo de Excel los costos y gastos que figuran en sus contabilidades, pero que fueron originados por su participación en esos consorcios o uniones temporales, o por su participacipación en los contratos de mandato, o en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, pues tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio o unión temporal, o por el mandatario que los representó, o por el operador del contrato de exploración, mediante formatos especiales (formatos 1043, 1046 y 1016; ver parágrafo 1 del numeral 18.8, el parágrafo 2 del numeral 18.9 y el parágrafo 1 del artículo 18.10, todos en el artículo 18 de la Resolución 0068).

3) Luego, tratar de convertir dicho Balance de prueba en una “Base de datos” donde, para cada registro, se vea el código contable de la cuenta, nombre de la cuenta contable, NIT del tercero, nombre del tercero, los movimientos contables débitos y crédito del año, su saldo contable a diciembre de 2017, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales, los saldos fiscales a diciembre de 2017, los valores pagados por salarios y pagos laborales, y los valores por aportes pagados o abonados en cuenta a seguridad social y parafiscales discriminados entre la «parte del empleador» y la «parte del trabajador».

4) Del anterior cuadro general se pueden extractar lo que sería la “sub-base de datos” con los pagos laborales pues ellos tienen criterios especiales para ser seleccionados. Queda así, de igual manera, formada la otra “sub-base de datos” para las demás cuentas distintas de los pagos laborales.

5) Luego, al trabajar en cada una de esas sub-bases de datos, se le hará a cada una de ellas, un ordenamiento usando como primer criterio el NIT (sin importar que se mezclen NIT de beneficiarios ubicados en el exterior con NIT de beneficiarios ubicados en Colombia) y, como segundo criterio, el código contable de la cuenta. Recuerde que todos los reportantes, sin importar si por 2017 fueron sujetos o no al Régimen de precios de transferencia, deben informar detalladamente, según el gasto contable al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior que igualen o superen los $100.000.

6) Seguidamente, hacer con Excel el cálculo de «subtotales» de tal forma que, por cada cambio en el NIT, se haga una “suma” en la columna “saldo contable a diciembre de 2017” (pues esa es la columna que involucra lo deducible y lo no deducible). A partir de ello, se descubre cuáles terceros acumularon montos iguales o superiores a los $100.000, involucrándoles todos los distintos conceptos en que tuvieron movimientos durante el año 2017. En el caso de los pagos laborales a los asalariados, debe tenerse presente que el parágrafo 5 del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 0000068 indica que se reportarán sin tomar en cuenta ninguna cuantía.

7) Luego, a esos terceros que sí deben ser llevados al reporte en forma individualizada (porque sus pagos y/o causaciones acumulados igualan o superan los $100.000), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna “saldo contable a diciembre de 2017”). En el caso de los valores por pagos o abonos en cuenta por aportes a seguridad social y parafiscales, el color de relleno se colocará en las columas en las que se tiene discriminado cuánto era el «aporte del empleador» y cuánto era el aporte del empleador.

8) Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo contable a diciembre de 2017” queden sin color de relleno, serán los que integrarán los registros especiales de «cuantías menores» en los cuales se utiliza el número de documento especial «222.222.222». Para poder armar el registro especial de cuantías menores por cada “concepto” (es decir, el registro de las cuantías menores de «honorarios”, de “servicios”, etc.), lo que debe hacerse es remover los subtotales hechos con Excel, y hacer nuevamente el ordenamiento de toda la base de datos, usando esta vez como criterio el “Código de la cuenta”.

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