CAPÍTULO 6. CONSEJOS IMPORTANTES PARA DILIGENCIAR Y ENTREGAR CORRECTAMENTE LA INFORMACIÓN EXÓGENA

Sin importar cuántos y cuáles sean los formatos corresponda entregar a cada reportante para cumplir con las exigencias de los reportes de información exógena tributaria del año gravable 2024, las siguientes son pautas generales para tener en cuenta al elaborar cualquiera de los formatos: 

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6.1. Ingreso en el portal de la Dian

Tal como lo mencionamos al inicio de esta publicación, los reportes solo son firmados por el representante legal, en el caso de las personas jurídicas o sucesiones ilíquidas, o por la persona natural obligada a informar. Por tanto, cuando el representante legal de las personas jurídicas inicie sesión en el portal de la Dian, debe asegurarse de entrar siempre por la opción “NIT” y no por la opción “A nombre propio”.

6.2. Seudo-NIT para personas jurídicas ubicadas en el exterior

Para quienes deban utilizar los seudo-NIT que se mencionan, por ejemplo, en los artículos 15 al 26 de la Resolución 000162 de 2023, con los que se identificaría solo a los terceros personas jurídicas ubicados en el exterior (seudo-NIT que se utilizan solo cuando en dicho país no se use “código o clave fiscal” y que empezarían con el número 444444001 hasta el 444449000), lo correcto es que cuando se asigne un seudo-NIT a algún beneficiario, este se deberá identificar con el mismo seudo-NIT en todos los distintos reportes. 

6.3. Las cifras deben ser reportadas en pesos

Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los formatos deben ser reportadas en pesos (no en miles ni millones) sin utilizar decimales, comas ni fórmulas.

6.4. Dirección de terceros

En cuanto a las direcciones con las que se reporta a los terceros, cada reportante debe usar la dirección que tenía el tercero a la fecha en que se hicieron las operaciones. Por tanto, no es obligatorio averiguar si para la fecha en que se entregaría el reporte aquel tercero ha cambiado o no de dirección.

Tener en cuenta que… En estos casos se podría volver inútil para la Dian contar con direcciones que no servirían y se podría estar incumpliendo lo establecido en el artículo 44 de la Ley antitrámite 962 de 2005 (ver Concepto Dian 31198 de 2012).

6.5. Contingencias en los servicios informáticos de la Dian

El inciso primero del artículo 49 de la Resolución 000098 de 2020 indica que, si se presenta la contingencia por inconvenientes técnicos en el portal de la Dian, no se debe acudir a esta entidad con los archivos en una USB; simplemente, el reportante tendrá 8 días hábiles más, siguientes a la fecha de su vencimiento, y de esa forma podrá hacer la entrega virtual de los reportes sin que se configure extemporaneidad.

6.6. Reporte de los NIT

Cuando se reporten los NIT (tipo de documento 31), es opcional reportar el dígito de verificación. Incluso, cuando se trate de terceros que son personas naturales y se tiene duda sobre a si tienen o no un NIT en la Dian, a tales terceros se les puede reportar con cédula de ciudadanía (tipo de documento 13), pues en la práctica la cédula es el mismo NIT.

6.7. Reporte de exógena debe coincidir con las declaraciones tributarias de 2021

Si los reportes que exige la Dian en la práctica deben coincidir con los mismos valores consignados en las declaraciones tributarias de 2021 (retención en la fuente, IVA, INC, renta, ingresos y patrimonio, régimen simple, etc.), sucederá que, de llegar a corregirse aquellas declaraciones después de que se hayan entregado los reportes de información exógena, será necesario también corregir el reporte y la Dian podría imponer las sanciones a las que haya lugar (ver artículo 651 del ET).

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