Reembolso de caja menor: formato en Excel

[Guía] Formato en Excel para reembolso de caja menor

Actualizado: 28 mayo, 2026 (hace 3 meses)

La plantilla en Excel para la solicitud de reembolso de caja menor la debes elaborar periódicamente como persona encargada de administrar dichos recursos, con el fin de solicitar a tesorería la reposición del dinero gastado y que se registren esos pagos en la contabilidad.

Te presentamos esta propuesta del documento que periódicamente puedes entregar si eres el responsable del fondo de caja menor para solicitar nuevamente los recursos necesarios en la operación normal de la compañía.

En el formato que hemos diseñado en Excel podrás detallar uno a uno los pagos que ya fueron cubiertos con el dinero de la caja menor, cifras que en el momento de hacerse el reembolso se deberán registrar en las correspondientes cuentas de los estados financieros (gastos, costos, efectivo y equivalente, IVA descontable, etc.), siempre y cuando tengas el debido soporte legal establecido (factura electrónica de compra/venta o documento equivalente electrónico).

Contenido del formato

Nuestra plantilla de solicitud de reembolso de caja menor contiene los siguientes puntos:

Datos de la empresa y de la persona responsable del fondo.
Fecha de la solicitud.
Número consecutivo de reembolso.
Detalle de los pagos por los cuales se solicita el reembolso con indicación de fecha, tercero, NIT, concepto, número de factura, valor pagado, cuenta contable y centro de costo.
Firmas de elaborado, revisado y contabilizado.

También cuenta con botones para imprimir y generar el PDF de la solicitud de reembolso de forma automática.

Reembolso de caja menor

Para efectuar el reembolso de caja menor, una vez se ha registrado la creación de este, se recomienda utilizar un formato de solicitud de reembolso como el que aquí te presentamos, con el cual verificarás y contabilizarás los pagos ejecutados y el dinero a reponer.

Recuerda que cada empresa debe definir las políticas y procedimientos a seguir por los encargados de administrar los recursos en efectivo, por ello es importante que el reembolso de caja menor se realice mínimo una vez al mes para que se contabilicen los pagos en el período al que realmente corresponden.

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Por último, te recomendamos revisar el siguiente video en donde te explicamos el uso del documento soporte para las compras que se realizan con el reembolso de caja menor.

Material
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«Se exceptúan del derecho de retracto, los siguientes casos: 4. En los contratos de suministro de bienes que, por su naturaleza, no puedan ser devueltos o puedan deteriorarse o caducar con rapidez.»

«Se exceptúan del derecho de retracto, los siguientes casos:
4. En los contratos de suministro de bienes que, por su naturaleza, no puedan ser devueltos o puedan deteriorarse o caducar con rapidez.»

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