CAPÍTULO 5. FORMALIDADES QUE SE DEBEN CUMPLIR EN EL PROCESO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA
El artículo 49 de la Resolución 01255 de octubre de 2022 indica que todos los reportantes tienen que entregar su información únicamente de manera virtual a través del portal de la DIAN. Por consiguiente, deben asegurarse de que el RUT de los entes jurídicos reportantes (organización) refleje la responsabilidad 14-Informante de exógena y que la firma electrónica de su representante legal esté vigente y activa. Si el reportante no es una persona jurídica sino una persona natural, también debe tener su propio RUT con la responsabilidad 14-Informante de exógena y contar con su propia firma electrónica activada.
El siguiente es un contenido exclusivo.
[member_content type="platino" title="Es una pena, no puedes ver esta importante parte de nuestra ruta (pero te diremos cómo)"]
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Conoce el tema abordado en este video:
- 00:01 – 54:05: Reporte de pagos o causaciones a terceros durante el 2023 y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos (literales “b” y “e” del artículo 631 del ET; artículo 17 de la Resolución 001255 de octubre de 2022, formato 1001.
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Para el trámite de obtención de firmas electrónicas, en el caso de las personas jurídicas es necesario que el representante legal tenga su propio RUT y que en él figure la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”. Si aún no lo tiene, deberá empezar por tramitarlo en la DIAN cumpliendo con todos los requisitos de los artículos 1.6.1.2.9 hasta 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de octubre de 2016.
Si el representante legal de la persona jurídica, o la persona natural obligada a reportar, ya tiene asignada su firma electrónica (tanto para firmar virtualmente las declaraciones tributarias como para la entrega de otros tipos de reportes a la DIAN), en tal caso no debe obtener nuevas firmas electrónicas, pues con la que ya posee puede también entregar virtualmente los reportes de la información exógena (ver parágrafo 2 del artículo 50 de la Resolución 01255 de 2022). Además, si una persona natural actúa como representante legal de varias personas jurídicas al mismo tiempo, en tales circunstancias, con la firma que le asignan la primera vez firmará de manera digital en todos los entes jurídicos donde tenga que hacerlo y asimismo puede entregar sus propios reportes si a ello está obligado.
El trámite para la obtención y activación de la firma electrónica es gratuito y se puede hacer enteramente desde la plataforma virtual por lo cual se recomienda tramitarlo de forma oportuna con el fin de no dejarlo para los últimos días.
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El trámite para la obtención y activación de la firma electrónica es gratuito y se puede hacer enteramente desde la plataforma virtual por lo cual se recomienda tramitarlo de forma oportuna con el fin de no dejarlo para los últimos días.
Así mismo, en cuanto a la información de personas jurídicas, es muy importante advertir que cuando se esté iniciando la sesión en el portal de la DIAN para entregar los archivos, se debe ingresar con la opción “A nombre de un tercero” y no con la opción “A nombre propio”. Esta última solo la utiliza el reportante que sea persona natural. |
Conviene aclarar que, si alguien queda obligado a entregar los reportes de información exógena en modalidad virtual, automáticamente, por esa sola razón, queda obligado a seguir presentando en esa misma modalidad sus declaraciones tributarias. |
Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de daños en los equipos o el olvido de contraseñas de la firma electrónica. El trámite de generar una nueva firma electrónica se debe hacer como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (ver artículos 50 y 51 de la Resolución 01255 de 2022).
En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2022, la DIAN incluyó un artículo denominado “Contingencia” (artículo 51 en la Resolución 01255 de octubre de 2022), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, dicha entidad emitirá un comunicado avisando de ello y el informante tendrá ocho días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.
Una vez se reportan los archivos, los cuales se firman digitalmente uno a uno y se agrupan en distintas “solicitudes de información por envío de archivos” según el tipo de formato a que corresponda (ver numeral 3.2.4 de esta publicación), el portal de la DIAN le generará al reportante el formulario 10006 como archivo en PDF descargable y con la leyenda que dice “Recibido”. Adicionalmente, le generará un archivo llamado, por ejemplo, “AcuseRecibo100066500003807.xml”, el cual podrá descargarse. Este acuse de recibo es el soporte legal de la presentación de información y su fecha será la que se entienda para todos los fines legales.
Por otra parte, se entrega un número de asunto que servirá para realizar el seguimiento a las “solicitudes”. En caso de que la información presentada con la solicitud contenga errores, se le creará una “tarea” relacionada con el asunto asignado para hacer la respectiva corrección. Todas las solicitudes o tareas relacionadas con la solicitud inicial serán registradas en el asunto asignado, para su seguimiento (para aprender más, véase la cartilla instructiva “presentación de archivos a través del portal de la DIAN”, incluida como un archivo PDF en la zona de descargas del portal actualícese.com a la que tiene acceso por adquirir esta publicación).
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