CAPÍTULO 4. PREVALIDADORES PARA LA ELABORACIÓN O VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA DEL AÑO GRAVABLE 2023

A la fecha en que elaboramos esta publicación (marzo 27 de 2024) la DIAN tenía publicada en su portal una sección que contenía siete diferentes prevalidadores tributarios (liberados solo el 5 de marzo de 2024) que podrán usarse para elaborar los 57 distintos formatos que se mencionan dentro de la Resolución 01255 de octubre de 2022 (véase el capítulo 1 de esta publicación).

El siguiente es un contenido exclusivo.

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Conoce el tema abordado en este video:

• 00:01 – 23:15: Reporte de socios, accionistas, cooperados, comuneros y asociados a diciembre 31 de 2023 (literal “a” del artículo 631 del ET; artículo 16 de la Resolución 001255 de octubre de 2022, formato 1010.

4.1 Usos que pueden darse a los prevalidadores tributarios diseñados por la DIAN

Los prevalidadores tributarios que la DIAN publica anualmente en su portal de internet son herramientas gratuitas construidas en el programa Excel y que solo funcionan en el Excel de Windows (por ese motivo, los usuarios de MAC necesitan tener fraccionado su disco duro e instalar una licencia de Windows y otra de Excel para Windows, pues solo de esa forma pueden hacer funcionar dichos prevalidadores). Cada prevalidador, en el menú de inicio, tiene la siguiente presentación (se muestra la imagen del menú del prevalidador “Informantes tributarios” para reportes de año gravable 2023):

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Por tanto, cada prevalidador puede ser utilizado para cualquiera de los siguientes tres propósitos:

a) Diligenciar cualquiera de los distintos 57 formatos mencionados en la Resolución 01255 de octubre 26 de 2022. En este caso, primero se captura la información como si se estuviera trabajando en el entorno de Excel y luego el aplicativo convierte esa misma información en un archivo con el estándar XML exigido por la norma.

La ventaja de usar el propio aplicativo diseñado por la DIAN para construir los formatos es que este cuenta con diferentes niveles de ayuda y validaciones que evitan que en el proceso se cometan errores de forma como digitar datos no numéricos en espacios que son numéricos o dejar casillas en blanco que son obligatorias de diligenciar, entre otros.  En todo caso, es importante advertir que el aplicativo de la DIAN no está hecho para verificar si la información que le suministran es fiscalmente exacta o no. Esto solo lo detectará la DIAN en los posteriores procesos internos que efectúe con los archivos que le entreguen los diversos informantes.

b) Revisar y validar los archivos en el estándar XML que el informante haya construido por su propia cuenta usando aplicativos diferentes al diseñado por la DIAN.

c) “Ver archivo de error”. Si al consultar vía internet alguna solicitud de información por envío de archivos en relación con alguno de los formatos entregados previamente a la DIAN (ver numeral 3.3 de esta publicación), dicha entidad puede terminar informando que los  archivos de algún formato contienen errores de tipo técnico (por ejemplo, que un tercero fue reportado con tipo de documento “NIT” pero en la DIAN no le tienen ese “NIT” y, por tanto, había que reportarlo con otro tipo de documento, como “cédula”, etc.). Ante esa situación, se permitirá al reportante descargar desde el portal de la DIAN un archivo con el informe de tales errores y guardarlo en el equipo. Cuando eso suceda, se podrá comparar el archivo original enviado a la DIAN con el archivo que contiene los errores detectados por la DIAN.

Una vez se obtiene la copia del prevalidador, el paso siguiente es el de ejecutarlo o instalarlo. Al hacer la instalación, el aplicativo generará, en cualquier zona del computador que el usuario haya escogido (preferiblemente no muy alejada de la raíz del disco duro), una carpeta llamada, por ejemplo, “Prevalidador_Tributario_informantes_AG2023_v3_1.0-24”. Este es el que sirve para elaborar la mayoría de los reportes exigidos con el artículo 631 del ET y mencionados en los artículos 16 al 26 de la Resolución 01255 de octubre de 2022).

Dentro de dicha carpeta se hará visible, entre otros, un archivo en Word llamado “Manual”, cuya lectura se recomienda a usuarios que vayan a utilizar el aplicativo por primera vez. También se hace visible una subcarpeta llamada “Salida” y un archivo de Excel denominado “Prevalidador_ Tributario_informantes_AG2023_v3_1.0-24.xls”, el cual permitirá realizar los trabajos respectivos. En la subcarpeta llamada “Salida” el aplicativo irá guardando automáticamente los archivos ya convertidos en estándar XML que se deberán entregar a la DIAN.

Se recomienda que si un usuario (por ejemplo, un contador) tiene la tarea de elaborar los reportes de distintas empresas, en tal caso, por cada una de ellas realice una instalación diferente del prevalidador, pues si usa el mismo aplicativo para todas las empresas lo que sucederá es que, en la subcarpeta de “Salida”, los nuevos archivos que vaya generando para una segunda empresa reemplazarían a los de la primera empresa.

4.2 Requisitos técnicos que debe tener el equipo en el cual se vayan a utilizar los prevalidadores

De acuerdo con el manual que acompaña al prevalidador tributario, el equipo donde piense usarse debe contar con el software de Excel 2000 o superior.

Antes de trabajar con el archivo de Excel que se genera en la instalación del aplicativo (archivo llamado “Prevalidador_ Tributario_informantes_AG2023_v3_1.0-24.xls”), debe abrirse un archivo de Excel cualquiera y ajustar la zona de macros para que el nivel de seguridad de las macros sea puesto en la opción “bajo”. Para saber cómo se logra hacer esto, ya sea que en el computador se tenga un Excel 2010 o versión inferior, deben seguirse los pasos 4 a 9 del manual del prevalidador. Además, ya se ha comprobado que el archivo de Excel del prevalidador no corre en los equipos MAC aunque estén dotados con versión de “Office para MAC”. Por tanto, en esos equipos se hace necesario tener una partición del disco duro y en ella instalar una versión de Windows más una versión de Excel para Windows y de este modo sí funcionaría el aplicativo de la DIAN. Lo anterior, a causa de que el prevalidador es un archivo de Excel elaborado con muchas macros las cuales no corren correctamente en el Excel que se instala normalmente para los equipos MAC y solo funciona en el de Windows.

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