CAPÍTULO 6. CANCELACIÓN DEL RUT

Conoce a continuación los casos en los cuales procederá la cancelación de la inscripción en el RUT y los requisitos para agotar dicho procedimiento.

Además, entérate de qué ocurre con el RUT cuando se trata de empresas en inactividad.

6.1. CASOS EN LOS QUE PROCEDE LA CANCELACIÓN

Según el artículo 1.6.1.2.18 del DUT 1625 de 2016, modificado por el artículo 14 del Decreto 678 de 2022, la cancelación de la inscripción en el RUT procederá en los siguientes casos:

A solicitud de parte:

• Por liquidación, fusión o escisión de la persona jurídica o asimilada.
• Al liquidarse la sucesión del causante, cuando a ello hubiere lugar.
• Por finalización del contrato de consorcio o unión temporal o cualquier otro tipo de colaboración empresarial.
• Por sustitución o cancelación definitiva de la inversión extranjera directa.
• Por cambio de género, previa expedición del nuevo documento de identidad.
• Por el cese definitivo de la inversión de portafolio del exterior, sin perjuicio de su posterior reactivación, a solicitud de parte, con el cumplimiento de los requisitos de que trata el artículo 1.6.1.2.11 del Decreto 1625 de 2016.
• Por el cese de actividades a través de establecimiento permanente en Colombia.
• Por el cambio de la sede efectiva de administración fuera del territorio nacional, sin perjuicio de su posterior reactivación, a solicitud de parte, con el cumplimiento de los requisitos de que trata el artículo 1.6.1.2.11 del Decreto 1625 de 2016.
• Por terminación y/o liquidación del contrato de fiducia mercantil.
• En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del IVA, por cesación definitiva de la prestación de servicios gravados con dicho impuesto por parte de la persona natural sin residencia en Colombia o de la sociedad o entidad extranjera sin domicilio en Colombia.
• En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del IVA, por liquidación, fusión o escisión de la sociedad o entidad extranjera.
• En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del IVA, por liquidación de la sucesión de la persona natural sin residencia en Colombia.
• Por unificación de las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados, que deban cumplir sus obligaciones de forma consolidada.
• Cuando se detecten dos (2) o más NIT y/o de tipo y número de documento que correspondan a una misma persona natural y/o jurídica.

De oficio:

• Por inactividad tributaria, por la ausencia de registros en las bases de datos electrónicas de la Dian, que evidencia la inexistencia de operaciones comerciales, financieras, tributarias, aduaneras o cambiarias de las personas registradas.
• Por no realizar el proceso de inscripción en el RUT dentro del término establecido en el artículo 19 transitorio del Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004.
• Cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existió suplantación en la inscripción en el RUT.
• Por orden de autoridad competente.
• Por el cese de actividades a través del establecimiento permanente en Colombia.
• Por unificación de las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados, que deban cumplir sus obligaciones de forma consolidada.
• Cuando se detecte que hay duplicidad de NIT para una misma persona natural y/o jurídica.
• Cuando la Dian constate, a través de sus procesos internos o de fuentes de información confiable, que la inscripción en el RUT fue autenticada, validada y/o formalizada por una persona no autorizada o facultada por el titular.
• Cuando se cancele la personería jurídica de una entidad por orden de la autoridad competente.

El trámite de cancelación estará sujeto a la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones administradas por la Dian, sin perjuicio de la aplicación de lo previsto en el artículo 820 del ET. Lo anterior, sin perjuicio de la actualización de oficio del RUT en los casos en que hubiere lugar a ello.

Nota: el artículo 820 del ET señala que los directores de las seccionales de la Dian quedan facultados para suprimir de los registros y cuentas de los contribuyentes de su jurisdicción las deudas a cargo de personas que hubiesen fallecido sin dejar bienes.

Para usar esta facultad deberán dictar la correspondiente resolución, allegando previamente al expediente la partida de defunción del contribuyente y las pruebas que acrediten satisfactoriamente la circunstancia de no haber dejado bienes.

Cuando la orden de cancelación de oficio provenga de la autoridad en ejercicio de funciones jurisdiccionales, esta se cumplirá de manera inmediata, según los términos prescritos por la misma. Si dentro de las facultades de control posterior a la cancelación del RUT se determinan obligaciones pendientes, el área competente solicitará, de ser procedente, la reactivación del RUT para los fines pertinentes.

Cuando la orden de cancelación de oficio provenga de la Dian, por razones de control y/o inactividad tributaria, esta se cumplirá de manera inmediata, según los términos prescritos por la misma. En este evento la verificación de las obligaciones se entiende realizada previamente por el área que ordena la cancelación del RUT.

6.1.1. Requisitos para la cancelación del RUT

Antes de presentar la solicitud de cancelación el contribuyente deberá tener inhabilitada la numeración de la facturación autorizada y/o habilitada que no se haya utilizado. Además, en caso de que el RUT se encuentre suspendido, la autoridad judicial o administrativa competente deberá levantar la medida de suspensión.

De no cumplirse lo anterior, la cancelación no se realizará, informando al usuario, a más tardar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su recepción, de tal situación y la posibilidad de radicar los documentos con el cumplimiento de los requisitos establecidos para iniciar la verificación.

6.1.1.1. Documentos para solicitar la cancelación

Para cancelar el RUT se deberán acreditar ciertos documentos previstos en el artículo 1.6.1.2.19 del DUT 1625 de 2016, modificado por el artículo 15 del Decreto 678 de 2022, los cuales dependerán del tipo de contribuyente o responsable que solicite la cancelación, tales como:

1. Personas jurídicas y asimiladas

• Certificado expedido por la cámara de comercio en donde conste el registro de la liquidación de la sociedad o entidad, y para quienes no se encuentren obligados a efectuar este registro, documento mediante el cual se acredite que la organización se encuentra liquidada.
• Cuando se liquide una entidad sin ánimo de lucro, a las que se refiere el artículo 1.2.1.5.1.2. del Decreto 1625 de 2016, deberá anexar el acta final en la que conste cómo se adjudicó el remanente.

2. Entidades de derecho público

• Copia física o digital del acto administrativo por medio del cual se escinden, fusionen, suprimen, disuelven y/o liquiden entidades de derecho público.
• Certificado indicado en el numeral 1.5. del artículo 1.6.1.2.11. del Decreto 1625 de 2016.

3. Inversionistas extranjeros directos sin domicilio en Colombia 

• Comunicación suscrita por el representante legal de la sociedad extranjera o por la persona natural inversionista, o el apoderado del inversionista que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del registro, donde informe la cancelación de la inversión en Colombia o cambio de titular de la inversión, en español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso, ante autoridad competente.
• En el caso de personas jurídicas, copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, en español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso, ante autoridad competente.
• Copia física o digital del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior, en español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso.

4. Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio

Documento mediante el cual el representante legal del administrador de la inversión de capital de portafolio del exterior o del depósito centralizado de valores local, según corresponda, informe el cese de la inversión de portafolio y el número de identificación en el exterior, país de origen, y nombres y apellidos o razón social del inversionista de portafolio.

5. Consorcios, uniones temporales y demás contratos de colaboración empresarial

• Copia física o digital del acta o documento donde conste la terminación del contrato de colaboración empresarial, suscrita por los integrantes del consorcio o unión temporal, o de sus representantes legales cuando se encuentre conformado por personas jurídicas.
• Copia física o digital del acta de finalización del contrato con la entidad contratante, en los casos en los que, conforme con la ley o el contrato, sea obligatoria la liquidación.
• En el evento en que no se haya ejecutado el contrato, comunicación suscrita por la entidad que adjudicó la licitación o contrato, dejando constancia del hecho.

6. Sucesiones ilíquidas

• Documento expedido por juez o notario, donde conste la terminación del proceso; copia física o digital de la escritura de liquidación de la sucesión cuando el proceso se adelantó ante notario; o de la sentencia ejecutoriada cuando el proceso se adelantó ante juez.
• En el evento de no existir proceso de sucesión, manifestación verbal o escrita de los herederos o de sus representantes, en la que informen que el fallecido no dejó masa sucesoral que haya implicado adelantar el proceso de sucesión.

7. Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes

Documento en el que se haga constar o se declare el cese de actividades en Colombia.

8. Sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano

Documento en el que se haga constar o se declare que la sede efectiva de administración no se encuentra en el territorio nacional.

9. Patrimonios autónomos

Certificación del representante legal de la sociedad fiduciaria en la que conste la terminación o liquidación del contrato de fiducia mercantil.

10. Prestadores de servicios desde el exterior responsables del IVA

• Documento original en español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso, ante autoridad competente, en el que conste o se declare el cese definitivo de la prestación de servicios gravados con el IVA en Colombia.
• En caso de persona natural, copia física o digital del documento de identidad del solicitante.
• En caso de personas jurídicas, copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, en español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso, ante la autoridad competente.
• Copia física o digital del documento de identidad del representante legal de la sociedad o entidad extranjera, o de quien haga sus veces.

11. Sujetos sin domicilio en Colombia que deben cumplir con las obligaciones sustanciales y formales de las estructuras sin personería jurídica o similares

Comunicación suscrita por el representante legal de la sociedad o entidad extranjera, o por la persona natural obligada a cumplir con las obligaciones formales de las estructuras sin personería jurídica o similares o por su apoderado en Colombia que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del registro, donde informe el cese de la obligación de cumplir con las obligaciones formales de las estructuras sin personería jurídica o similares en Colombia, en español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso, ante la autoridad competente.

12. A solicitud de parte por cancelación del tipo y número del documento de identidad

Documento proferido por la autoridad competente donde conste la cancelación del tipo y número del documento de identidad anterior, y la presentación del nuevo tipo y documento de identificación.

Nota: cuando el trámite de solicitud de cancelación lo adelante directamente el interesado, el representante legal o el apoderado que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del formulario del obligado, no será necesario adjuntar copia física o digital de su documento de identidad; cuando este ya repose en la entidad bastará con la exhibición del documento original.

Cuando la solicitud de cancelación del RUT corresponda a un consorcio, unión temporal o contrato de colaboración empresarial, una sucesión ilíquida, o sujetos sin domicilio en Colombia que deban cumplir con las obligaciones formales de las estructuras sin personería jurídica o similares, se deberán aportar solamente los documentos que no reposan en la entidad y que soportan la solicitud de cancelación del RUT indicados en los numerales 5, 6 y 11, respectivamente, del artículo 1.6.1.2.19 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 678 de 2022.

Cancelación de la inscripción en el RUT por parte de la Dian ¿En qué casos la Dian puede proceder por oficio a la cancelación de la inscripción en el RUT? El siguiente video es un contenido exclusivo de Suscriptores Platino. [member_content type="platino" title="Es una pena, no puedes ver esta importante parte de nuestra ruta (pero te diremos cómo)"] [end_member_content]

6.1.2. RUT de las empresas inactivas

En Colombia es común la constitución legal de empresas que terminan por quedarse en el papel, que nunca inician operaciones, o que las cesan después de determinado tiempo, quedando totalmente inactivas. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, aunque una empresa se encuentre inactiva, deberá continuar cumpliendo con todas las obligaciones tributarias formales y sustanciales, así no genere ingresos.

Es importante recordar que la inscripción en el registro único tributario –RUT– marca el inicio en la vida tributaria para toda empresa que se constituya legalmente. A partir de la inscripción en este registro se puede clasificar a quiénes deben atender las obligaciones administradas por la Dian.

Por este motivo, en las casillas 47 y 49 del RUT se solicita registrar la fecha de inicio de actividades, la cual indica que a partir de dicho momento se debe cumplir con todas las obligaciones ante la Dian, tales como la presentación de las distintas declaraciones tributarias a las que haya lugar (declaración de renta, IVA, retención en la fuente, declaración del régimen simple, etc.), el reporte de información exógena, la facturación electrónica, entre otras.

Así las cosas, resulta erróneo asumir que una empresa no está obligada a cumplir con los deberes asumidos al momento de la inscripción en el RUT solo porque no genera ingresos o no realiza ningún tipo de actividad económica (ver la casilla 53 del RUT).

De acuerdo con la Circular 00001 de marzo 15 de 2023, la vigencia de la inscripción en el RUT es indefinida. No obstante, existen casos específicos en los cuales la Dian puede cancelar de oficio la inscripción en el RUT.

Una de estas causas es precisamente la inactividad tributaria y la ausencia de los registros en las bases de datos electrónicos de la Dian que evidencien la inexistencia de operaciones comerciales, financieras, tributarias, aduaneras o cambiarias de las personas registradas (ver el literal “a” del numeral 2 del artículo 1.6.1.2.18 del Decreto 1625 de 2016).

Sin embargo, cuando la Dian no cancela de oficio el RUT de la empresa inactiva, se entiende que esta sigue activa ante la administración tributaria y que siguen acumulándose las obligaciones tributarias a su cargo. Para esto es importante que el representante legal de la empresa inactive realice la cancelación del RUT de la entidad, para lo cual deberá atender lo previsto en el artículo 1.6.1.2.19 del Decreto 1625 de 2016, en el cual se establecen los requisitos exigidos para la cancelación del RUT.

Así, para la cancelación del RUT se deberán presentar los siguientes documentos:

• Certificado expedido por la cámara de comercio en donde conste el registro de la liquidación de la sociedad o entidad y, para quienes no se encuentren obligadas a este registro, documento mediante el cual se acredite que la organización se encuentra liquidada.
• Cuando una entidad sin ánimo de lucro, a las que se refiere el artículo 1.2.1.5.1.2 del Decreto 1625 de 2016, se liquide, deberá anexar el acta final en la que conste cómo se adjudicó el remanente.

Para la cancelación del RUT de la entidad inactiva, se deberá solicitar cita ante la Dian de forma presencial (dado que el sistema no permite agendar citas virtuales para la cancelación del RUT de personas jurídicas), mediante la opción “Actualización RUT persona jurídica”, allí se podrá realizar la respectiva cancelación y cese de actividades.

RUT de empresas inactivas: ¿Dian lo cancela de oficio?   ¿El RUT de una persona jurídica que dejó de operar sin un proceso previo de liquidación pierde vigencia en algún momento? ¿La Dian puede eliminar de oficio el registro al desaparecer todo tipo de reporte de terceros o declaración tributaria de la entidad? El siguiente video es un contenido exclusivo de Suscriptores Platino. [member_content type="platino" title="Es una pena, no puedes ver esta importante parte de nuestra ruta (pero te diremos cómo)"] [end_member_content]