Sociedades comerciales y entidades sin ánimo de lucro deben tener presente inscribir sus libros electrónicos, según el Decreto 19 de 2012 y la normatividad expuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio. A continuación, describimos los puntos que se deben tener en cuenta para este trámite.

Los artículos 2.2.2.40.1.1 hasta 2.2.2.40.1.13 del DUR 1074 de 2015 del Ministerio de Comercio mencionan los tipos de ESAL que están obligadas y/o exoneradas de inscribirse en las cámaras de comercio. Por tanto, aquellas que estén obligadas a contar con dicho registro también podrían inscribir en las cámaras de comercio sus libros de actas en forma electrónica.

Se debe observar lo que dice el Régimen de Contabilidad Pública sobre la tenencia, conservación y custodia de soportes, comprobantes y libros de contabilidad. Otro asunto es lo que afirma el Decreto Ley 019 de enero de 2012 sobre los libros electrónicos.

Durante este año se reportaron varias noticias que tuvieron impacto en el quehacer contable – profesional de nuestro país. A continuación presentamos un resumen con las 5 noticias más importantes, que van desde la nueva dinámica de las Cámaras de Comercio que empezaron a ofrecer, desde mayo de 2014, el servicio de registro de libros electrónicos de actas y de socios, hasta el establecimiento en agosto de 2014, de un nuevo tratamiento mercantil de las primas en colocación de acciones.

Una entidad pública (Secretaría Distrital de Ambiente), ¿debe imprimir los libros oficiales o puede llevarlos electrónicamente? Según la Ley 19 de 2012 Antitrámites interpreto que es solo para comerciantes.

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Respuesta del Dr. Diego Guevara, Líder de Investigación Contable y Tributaria de actualicese.co a la pregunta

Desde mayo de este año, y según el Decreto 805 de abril de 2013 y las Circulares 01 de enero de 2014 y 04 de mayo de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio, las diferentes cámaras de comercio empezaron a ofrecer este servicio. En cada cámara los trámites para este proceso pueden terminar siendo muy diferentes.

Concepto 220-020516 de abril de 2012. Exhibición de los libros electrónicos se debe seguir haciendo en la sede principal. Por consiguiente, no sería viable pensar en dejar que los socios, accionistas o demás terceros ejerzan este derecho de otras maneras.

Desde el mes de mayo, y según lo indica el Decreto 805 de 2013 y las Circulares 01 y 04 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio, las Cámaras de Comercio ya están efectuando el registro de libros electrónicos de actas y socios.

El Decreto 805 de abril 24 2013 reglamentario del art. 56 del Código de Comercio solo se ocupó de lo que sería el proceso de registro o inscripción en Cámaras de Comercio para los libros electrónicos de socios o accionistas y los de actas de asambleas y juntas. Pero en cuanto a los libros de contabilidad electrónica no exigió ningún requisito que garantice su inalterabilidad e integridad.

Circular 220-00001 de marzo 6 de 2012. Con la cual la Supersociedades dio permiso para que los estados financieros sean tomados de libros electrónicos, ya que es suficiente con que se cumpla lo indicado en la Ley 527 de 1999.

Al igual que a muchos colegas, el Decreto Antitrámites 019 de enero de 2012 nos sorprendió con la “eliminación” del registro de los libros de contabilidad. Por su parte, la Supersociedades emitió un concepto a través de su Circular Externa 220-00001 de marzo 6 de 2012 donde manifiesta que no se requiere reglamentación para llevar libros de contabilidad electrónicos comentado en uno de nuestros editoriales.