Las operaciones entre obligados y no obligados a llevar contabilidad complican los cruces de información para la DIAN

Las normas de los art.27, 58 y 104 del ET indican que los no obligados a llevar contabilidad podrían reconocer sus ingresos y gastos en periodos fiscales distintos a aquellos en que lo hacen los obligados a llevar contabilidad.

Hoy día es posible que las entidades personas jurídicas, las cuales siempre están obligadas a llevar contabilidad, realicen operaciones económicas (ya sea de compra y/o venta de bienes, o de prestación de servicios, u otorgamiento de prestamos, etc) tanto con personas naturales obligadas a llevar contabilidad como con personas naturales no obligadas a llevar contabilidad (consulta el documento “Precisiones sobre Personas naturales obligadas a llevar contabilidad y personas naturales no obligadas a llevar contabilidad”)

Si estas operaciones se llevan a cabo con una persona natural que sí esté obligada a llevar contabilidad, en ese caso ambas partes efectuarían sus respectivos registros por el método de “causación”, es decir, registran en forma inmediata en sus contabilidad, en el mismo periodo fiscal,  el respectivo  ingreso ó costo ó cuenta por cobrar ó cuenta por pagar  (según lo que les corresponda) sin importar que el pago se haga en una época posterior (quizás por ejemplo en el año gravable siguiente)

En cambio, si la operación se hace con una persona natural no obligada a llevar contabilidad, en ese caso la persona jurídica que sí lleva contabilidad registraría su respectivo ingreso ó costo ó cuenta por cobrar ó cuenta por pagar por el método de “causación” en el periodo fiscal en el que se haga la operación., en cambio que la persona natural solo lo haría por el sistema de “caja”, es decir, reconocería su respectivo ingreso ó costo solo cuando se haya hecho el pago en efectivo de la operación, algo que podría ocurrir en un periodo fiscal subsiguiente  

Todo lo anterior se sustenta en lo indicado en las normas de los art.27, 58 y 104 del ET, que regulan la forma de reconocer o “realizar” los ingresos o los costos y gastos para efectos del impuesto de renta y complementarios y que hacen esa distinción entre el “obligado a llevar contabilidad” (que los reconocería o “realizaría” por “causación”) y el “no obligado a llevar contabilidad (que los reconocería o “realizaría” por el sistema de caja; adviértase que en  cuanto a las cuenta por cobrar o cuentas por pagar que se le originen en la operación, la persona natural no obligada a llevar contabilidad sí las debe reconocer en el mismo periodo fiscal en que se hizo la operación y no solo cuando se haga el pago de la misma).

Si las operaciones entre un obligado a llevara contabilidad y un no obligado a llevar contabilidad se culminan en un periodo fiscal distinto a aquel en el que se inician, no habría “cruce de información”

El punto interesante a analizar en estos casos es que si se llevase a cabo una operación de compra o venta entre un obligado a llevar contabilidad (sea persona jurídica o natural) con una persona natural no obligada a llevar contabilidad, y la operación se culmina (entendamos como que se “paga”) en un periodo fiscal distinto a aquel en que se inicia, en ese caso habría complicaciones para los famosos cruces de información mencionados en el art.631 del ET y que son exigidos anualmente por la DIAN

(Nota: estos cruces fueron mejor conocidos hasta el año gravable 2005 como “reportes en  medios magnéticos”, pues se entregaban usando justamente dispositos de almacenamiento magnéticos como del diskett y el CD. Pero en el 2006 y siguientes, por el hecho de que los reportes no se llevan hasta la DIAN solo en dispositivos magnéticos como las USB sino que se usa mayormente el portal de Internet de la DIAN, es por eso que se conocen ahora como “información exógena tributaria en medios electrónicos”; consulta nuestro producto “Información exógena tributaria 2006 a la DIAN”)

Un ejemplo vale más que mil palabras

Para sustentar lo anterior, supóngase que el ingenio azucarero CAÑA DULCE SA le hace compras de cultivos de caña de azúcar, en dic de 2007, al agricultor Juan Pérez, por un valor de $100.000.000. Pero que el pago de la compra de dicha caña de azúcar solo se realiza en marzo de 2008.

En tal caso, como el ingenio CAÑA DULCE S.A está obligada a llevar contabilidad, pero el señor Juan Pérez por ser agricultor no está obligado a llevarla (ver art.23 del Código de comercio), en las declaraciones de renta 2007 de estos dos declarantes habría la siguiente información

Si ambos declarantes de renta están a la vez obligados a efectuar los reportes de información exógena tributaria del año gravable 2007 (los cuales son reportes que deben coincidir con lo que se lleve a la declaración de renta; consulta un editorial anterior), es claro que lo que reporte el ingenio CAÑA DULCE S.A como una “compra de inventarios del 2007” no va a ser a su turno reconocido por el señor Juan Pérez como un “ingreso” suyo en ese mismo año 2007, pues este señor solo reconocerá y declarará el ingreso en el ejercicio 2008

Y en los reportes del año gravable 2008, el señor Juan Pérez registrará y reportará como un un “ingreso” el valor de los $100.000.000 que había vendido desde el año 2007 al ingenio CAÑA DULCE S.A., pero este último no reportará la respectiva “compra de inventario”

La DIAN debe tomar en cuenta estas complejidades antes de suponer que le estén “ocultando información”

Como vemos, si la operación de compra-venta de caña se hubiese pagado en el mismo año 2007, en se caso sí hubiese existido el completo cruce de información entre los reportes (nota: en cuanto a los otros datos, a saber, la cuenta por pagar a dic.31 de 2007 que tendría el ingenio CAÑA DULCE S.A. y la cuenta por cobrar a dic.31 de 2007 que tendría el señor Juan Pérez, al igual que la retención en la fuente que hizo el Ingenio  y que se toma el señor Juan Pérez en su declaración de renta 2007, sí tendrían cruce de información entre ambas partes)

Este es solo uno de los ejemplos de la complejidad que se puede dar entre los cruces de información para la DIAN por causa de que existan esos tratamientos distintivos en el Estatuto tributario para los ingresos y gastos de los obligados a llevar contabilidad versus el caso de los no obligados a llevar contabilidad. Y es algo que la misma DIAN debe tomar en cuenta antes de ponerse en la tarea de asumir que los involucrados en el reporte le están “ocultando información” (para examinar otro caso de complejidad en cruces de información, consulta otro de nuestros anteriores editoriales)