La facturación electrónica ha revolucionado cómo empresas y comerciantes gestionan sus transacciones. Este sistema facilita el cumplimiento tributario, optimiza procesos, reduce costos y asegura mayor transparencia en las operaciones. En este artículo explicaremos qué es la facturación electrónica, cómo funciona, quiénes deben usarla y las sanciones por incumplimiento.
En esta conferencia, Esteban Charria expone el sistema de facturación electrónica, su funcionamiento, la normativa que lo regula, los beneficios que tiene, las excepciones en la aplicación, las sanciones por su incumplimiento o por no aplicarlo correctamente, entre otros aspectos importantes.
Aquí están los detalles:
La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, transmitir, recibir y almacenar facturas de venta y documentos equivalentes de forma digital. Su principal objetivo es facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y aduaneras, además de permitir un control más eficiente por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este sistema también busca tener un conocimiento inmediato de las operaciones que se están realizando en el país, permitiendo así una mayor transparencia y eficiencia en la recaudación de impuestos.
El proceso de facturación electrónica requiere una validación previa por parte de la DIAN. Una vez realizada una transacción, la información es enviada a la DIAN, quien valida la factura antes de que sea entregada al comprador. Este proceso es inmediato y se realiza a través de un software, ya sea propio o de un proveedor tecnológico. En Colombia, la DIAN ofrece un software gratuito con algunas limitaciones en cuanto al número de facturas que se pueden emitir.
En el siguiente video, el conferencista explica con más detalle el sistema de facturación electrónica:
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Entre los principales beneficios de la facturación electrónica se incluyen la reducción de costos, optimización de procesos, facilidad en las transacciones, y una mayor seguridad y trazabilidad de las operaciones. Además, la facturación electrónica contribuye a la protección del medio ambiente al reducir el uso de papel.
Según la Resolución 165 de 2023, están obligados a facturar electrónicamente los responsables del impuesto a las ventas (IVA), los responsables del impuesto al consumo, y aquellos autorizados para expedir documento equivalente electrónico. Asimismo, los agentes de retención en la fuente del impuesto sobre la renta y complementarios, y los contribuyentes y no contribuyentes del impuesto sobre la renta que tengan la calidad de comerciantes, entre otros, también deben cumplir con esta obligación.
Existen excepciones a esta regla. Aquellos cuyos ingresos brutos al 31 de diciembre del año gravable anterior sean inferiores a 132 millones para el año 2024 no están obligados a facturar electrónicamente.
La implementación de la facturación electrónica ha sido un proceso gradual que inició en 2018, con la incorporación progresiva de distintos sectores de la economía. Hoy en día, prácticamente todos los sectores están obligados a cumplir con esta normativa.
Una factura electrónica debe contener:
El incumplimiento de la obligación de facturar electrónicamente puede resultar en sanciones severas. Estas incluyen multas económicas equivalentes al 1% del valor de las operaciones facturadas, sin exceder 950 UVT, y la clausura del establecimiento de comercio por un máximo de 3 días hábiles. Además, las deducciones de costos, pasivos, impuestos descontables y retenciones que se soporten en facturas que no cumplan con los requisitos legales serán rechazadas.
Para evitar sanciones, es fundamental cumplir con las obligaciones de facturación electrónica. Esto incluye registrarse como facturador electrónico ante la DIAN, elegir un proveedor tecnológico adecuado, y asegurarse de que las facturas cumplan con todos los requisitos legales y técnicos establecidos.
Conoce con más detalle las sanciones por no cumplir esta importante obligación tributaria y su impacto en las finanzas y operaciones de las organizaciones en el siguiente video:
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Es común que los pequeños comerciantes, especialmente aquellos que operan de manera informal, no lleven un registro claro de sus operaciones. Sin embargo, es crucial que estos comerciantes comiencen a registrar sus ingresos y operaciones de manera adecuada, ya que esto les permitirá estar preparados para cumplir con la facturación electrónica cuando sea necesario.
Los restaurantes y otros pequeños negocios pueden estar obligados a facturar electrónicamente si sus ingresos superan ciertos montos. No obstante, aquellos con ingresos inferiores a 132 millones en el año anterior no están obligados a cumplir con esta obligación.
Con todo lo anterior, la facturación electrónica es una herramienta indispensable en el mundo empresarial actual, no solo para cumplir con las obligaciones tributarias, sino también para optimizar procesos y asegurar la transparencia en las operaciones comerciales. Es fundamental que todas las personas y empresas comprendan sus obligaciones y se adapten a este sistema para evitar sanciones y aprovechar al máximo los beneficios que ofrece. Con la información adecuada y la preparación necesaria, la transición a la facturación electrónica puede ser un proceso sencillo y beneficioso para todos.
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Esteban Charria López
Es abogado de la Universidad Javeriana Bogotá, especialista en Tributación de la Universidad de los Andes y maestría en Tributación de la misma universidad, con experiencia laboral en asuntos tributarios, procesal, contractuales, obligaciones, corporativo, societario, estructuración de proyectos, entre otros. Abogado tributarista en Affirma Legal.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
