Concepto 220-068453 de 20-05-2015

DIAN
Concepto 220-068453
20-05-2015

Asunto: Sociedad por acciones simplificada –actas del máximo órgano social.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2015-01- 167572, donde realiza la siguiente consulta:

“En una SAS los estatutos no previeron Secretario de la sociedad. Cuando se realiza una asamblea general se designa un Secretario de la Asamblea. Al final del Acta junto con el Rep Legal firma el Secretario de la Asamblea .

La Cámara de Comercio rechazó el Acta porque tiene que firmar el Secretario de la Sociedad (que no existe en los estatutos). Que hacer en este caso? La Cámara puede rechazar la inscripción del Acta?”.

Sobre el particular, es preciso tener en cuenta que la Superintendencia de Sociedades en la modalidad de consulta, emite una opinión de carácter general y en abstracto que como tal, no tiene carácter vinculante ni compromete la responsabilidad de la entidad.

Anotado lo anterior, es pertinente señalar que conforme lo consagrado en la Ley 1258 de 2008, mediante la que se creó la sociedad por acciones simplificada, en sus estatutos se determina libremente la estructura orgánica de la compañía y demás normas que rigen su funcionamiento (artículo 17 de la citada ley).

A falta de estipulación estatutaria respecto de algún asunto en particular, es necesario remitirse a lo dispuesto en el artículo 45 ibidem.

Realizada la salvedad mencionada, se tiene que en materia de actas del máximo órgano social, para los diversos tipos societarios que consagra el estatuto mercantil, el artículo 189 del Código de Comercio establece lo siguiente:

“Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.” (El resaltado es nuestro).

Así mismo, el artículo 195 ibídem estableció: “La sociedad llevará un libro, debidamente registrado en el que se anotará por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.” (Negrilla fuera de texto).

De igual forma el artículo el artículo 431 ídem, determina: “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.” (Negrilla fuera de texto).

Resumiendo, se tiene que las actas del máximo órgano social deben suscribirse por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión respectiva.

Ahora bien, para que dicho documento sea prueba fehaciente de los hechos que consten en ella, además de las firmas de las personas que actuaron como presidente y secretario, deben estar suscritas por el secretario ya no de la asamblea o junta de socios, sino de la sociedad, si lo tuviere, o en su defecto por algún representante de la sociedad como claramente lo dispone la norma, o sea por el representante legal.

Lo anterior a juicio de este Despacho supone que en el caso de una SAS que no tenga secretario, basta con que el documento lo firme el representante legal o bien puede ser presentado ante un notario para la autenticación correspondiente.

Finalmente, se advierte que esta entidad no es la llamada a calificar las actuaciones que realice la Cámara de Comercio.

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.