Concepto 220-124064 de 14-10-2009

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-124064
14-10-2009

Asunto: Suministro a un accionista de los datos personales de número telefónico y dirección de los demás accionistas por parte del representante legal. 

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2009-01-249428, por medio del cual consulta, de una parte, si el gerente de una sociedad anónima puede informar a un accionista el domicilio y teléfono de los demás accionistas sin violar el derecho de reserva (artículos 15 Constitución Política y 61 Código de Comercio), y de otra, si se viola la reserva si estos datos son consignados en el libro de registro de acciones.

Sobre el particular, y bajo el entendido de que sus interrogantes hacen alusión a la dirección y teléfono de los accionistas, es preciso transcribir la normatividad que se relaciona con el tema materia de consulta.

Dispone el artículo 61 del Código de Comercio: “Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.

Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.”

Por su parte consagra el artículo 15 de la Constitución Política: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.”

A su turno señala el artículo 23 de la Ley 222 de 1995: “Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.

En el cumplimiento de su función los administradores deberán:

(…)

2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. (…)”.

De las disposiciones transcritas se desprende que los libros y papeles del comerciante, para los fines de la consulta la sociedad anónima, son de carácter reservado y de esta suerte solo pueden ser examinados por sus propietarios, sin perjuicio, claro está, del derecho de inspección que sobre ellos pueden ejercer los socios o accionistas de las compañías comerciales en los términos que señala la ley.

Dicho carácter reservado, atiende al derecho constitucional a la intimidad personal, el que a su vez se encuentra íntimamente relacionado con el denominado derecho a la autodeterminación informativa, respecto del cual la Corte Constitucional en Sentencia T-448 del 10 de mayo de 2004 expresó:

“Naturaleza y ámbito de protección del derecho a la autodeterminación informativa.

13. De la configuración normativa y de la jurisprudencia constitucional en materia de derecho a la autodeterminación informativa, la Sala infiere (i) que la Constitución reconoce como derecho fundamental el llamado derecho a la autodeterminación informativa, (ii) que dicho derecho incluye facultades muy precisas para su titular, como las de solicitar el acceso y la exclusión de los datos personales de las bases de datos, (iii) que tales facultades operan en  contextos determinados por la naturaleza de la base de datos y por las regulaciones particulares sobre las mismas, que igualmente (iv) dicho derecho puede ser tenido como una pretensión subjetiva válida frente a las respectivas administradoras de las bases de datos, de conformidad con los llamados principios de la administración de datos personales, y finalmente (v) que entre tales principios se encuentra el de libertad, que finca su fuerza normativa en el respeto por el consentimiento del titular para que sus datos personales puedan ser objeto de procesamiento, administración y divulgación.

En efecto, el derecho a la autodeterminación informativa fue definido por la Corte en la sentencia T-729 de 2002 como aquel que “otorga la facultad al titular de datos personales, de exigir a las administradoras de datos personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización, y certificación de los datos, así como la limitación en la (sic) posibilidades de divulgación, publicación o cesión de los mismo, conforme a los principios que informan el proceso de administración de datos personales.”

Este derecho de creación jurisprudencial tiene su fundamento positivo constitucional en el artículo 15 de la Carta, en donde se define como el derecho de toda persona a “conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.”

(…)

Por su importancia para el presente caso, la Sala considera pertinente reiterar el contenido del principio de libertad. Según este principio “…los datos personales sólo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo y expreso del titular, de tal forma que se encuentra prohibida la obtención y divulgación de los mismos de manera ilícita (ya sea sin la previa autorización del titular o en ausencia de mandato legal o judicial).

(…)

La existencia de la modalidad de “servicio privado” o “teléfono privado”, definido en el reglamento para suscriptores de líneas telefónicas como “aquél que no aparece en el directorio por solicitud del suscriptor” (art. 94), tiene  un propósito que a la luz del artículo 15 de la Constitución, y de sus desarrollos constitucionales, es evidente, y es el de permitir al titular de los datos personales (número telefónico y dirección de residencia) un ámbito específico de libertad:  la decisión sobre si dichos datos se hacen o no públicos.

Infinitas razones pueden existir para ello. El deseo de guardar la intimidad familiar, mantener separados los asuntos laborales de los asuntos domésticos, no recibir llamadas telefónicas indeseadas, no ser ubicado en algún lugar, o la simple necesidad existencial de mantenerse en el anonimato. Sin duda alguna estas opciones son expresiones diversas de los deseos personales de libertad y de intimidad que cada ser humano desarrolla para su vida y que el ordenamiento jurídico protege de manera especial.”

De la jurisprudencia que antecede, se infiere, entre otros asuntos, que el derecho a la autodeterminación informativa confiere a su titular la prerrogativa de impedir que las administradoras de datos o entidades públicas o privadas, divulguen sin su autorización los datos personales de dicho titular, entre los que naturalmente se cuentan el número telefónico y la dirección de residencia.

Efectivamente, en virtud del principio de libertad a que alude la Corte Constitucional, los datos personales no pueden ser registrados ni divulgados sin el consentimiento libre, previo y expreso del titular de los mismos.

Ahora bien, aplicado lo antes expuesto al caso materia de estudio, el que dicho sea de paso no encuentra solución en las normas del Código de Comercio, se tiene que señalar que en lo que al primero de los interrogantes se refiere, valga recordar, a la posibilidad de que el gerente de una sociedad anónima entregue a uno de los accionistas los datos personales de número telefónico y dirección de los demás accionistas, no resulta viable que el representante legal de la sociedad suministre al solicitante la referida información, a menos que previamente hubiere obtenido de aquellos su consentimiento expreso para tal fin.

Lo anterior, en razón al deber que le asiste a los administradores de velar porque se cumpla con los estatutos y la ley (artículo 23 Num. 2º Ley 222 de 1995), y por ende con la Constitución Política como norma superior, para el caso en concreto con el artículo 15 de la misma, el cual constituye el sustento normativo del denominado derecho a la autodeterminación informativa al que ya se hizo referencia. Ello sin perjuicio del derecho de todo asociado a inspeccionar los libros y papeles de la sociedad, en el caso de las sociedades anónimas en los términos y condiciones establecidos en los artículos 48 de la Ley 222 de 1995, 379 numeral 4º y 422 inciso final del Código de Comercio.

De otra parte, en cuanto a la pregunta de si el hecho de consignar en el libro de registro de acciones los datos de número telefónico y dirección de los accionistas viola la reserva, se tiene que poner de presente, en primer lugar, cuál es el contenido que la ley le fija al mencionado libro.

Así, prevé el artículo 195 del Código de Comercio:

“(…)

Así mismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él se anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.”

Obsérvese que este precepto no exige en lo absoluto que en el libro de registro de acciones se deba plasmar el número telefónico y la dirección de los asociados. Y es que no hay lugar al registro de tal información, pues la norma se encuentra estructurada de tal forma que dicho libro dé cuenta de la situación jurídica de las acciones, y no propiamente de la de los accionistas.

No obstante, en el evento que se pretenda inscribir en el libro de registro de acciones datos personales de los accionistas como los ya reseñados, se requerirá del consentimiento libre, previo y expreso de los mismos, en atención al principio de libertad que se debe salvaguardar tratándose del derecho a la autodeterminación informativa. Si se obtiene el mencionado consentimiento, no se configura la violación de ninguna reserva.

En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.