ABC de la contratación de aprendices en Colombia ABC de la contratación de aprendices

ABC de la contratación de aprendices

La contratación de los aprendices en Colombia se realiza mediante la figura legal del contrato de aprendizaje, que es un contrato laboral especial, el cual tiene como objetivo brindar formación técnica y tecnológica a jóvenes y adultos en diferentes áreas de especialización.

Este es el ABC de la contratación de aprendices en Colombia.

El artículo 32 de la Ley 789 de 2002 establece que todos los empleadores de carácter privado que desarrollen cualquier tipo de actividad económica diferente de la construcción y que ocupen quince (15) o más trabajadores, se encuentran obligados a vincular aprendices.

La Ley de reforma laboral 2466 de 2025 en el artículo 21 introdujo modificaciones significativas al contrato de aprendices del Sena, convirtiéndolo en una modalidad especial de contrato laboral, utilizado para facilitar la formación técnica y tecnológica de estudiantes jóvenes y adultos en diferentes áreas de especialización, a través de la práctica en ambientes reales de trabajo.

[Matriz en Excel] con los puntos clave de la reforma laboral 2025 aprobada por el Senado

El Ministerio del Trabajo publicó la Circular Externa 0083 de julio 18 de 2025, como instructivo para la implementación del artículo 21 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025.

Si quieres saber más sobre la implementación del artículo 21 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025, consulta nuestro análisis Contrato de aprendizaje laboral cambia con reforma laboral 2025: derechos y obligaciones.

¿Qué es el contrato de aprendizaje?

El contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial y a término fijo, a través del cual una persona natural desarrolla una formación teórica práctica en una entidad autorizada, a cambio de que una empresa patrocinadora proporcione los medios para adquirir formación, profesional metódica y completa requerida en el oficio, actividad, ocupación o profesión.

El contrato de aprendizaje carece del elemento de la subordinación; por tanto, no es un contrato laboral, sino una forma especial de vinculación dentro del derecho laboral. Si se puede predicar algún tipo de facultad por parte de la empresa patrocinadora para dar órdenes e instrucciones al aprendiz, esta se referirá exclusivamente a las actividades propias del aprendizaje.

Elementos del contrato laboral de aprendices

El contrato de aprendizaje, al ser un contrato laboral especial, posee elementos de subordinación, referidos exclusivamente a las actividades propias del aprendizaje, y la formación se recibe a título estrictamente personal.

La finalidad del contrato de aprendizaje es facilitar la formación del aprendiz; en dicho contrato intervienen tres partes:

Estudiante o aprendiz: persona natural que desarrolla una formación teórico-práctica.
Empresa patrocinadora: proporciona los medios para que el aprendiz adquiera formación en una profesión u oficio.
Entidad autorizada (Sena u otros): institución o entidad donde el aprendiz se matricula para llevar a cabo su formación.

El contrato de aprendizaje debe constar por escrito y no puede tener una duración superior a tres (3) años; el apoyo de sostenimiento mensual constituye salario en la etapa práctica y dual.

Vigencias del contrato de aprendizaje con la reforma laboral

Según la Circular Externa 0083 del 18 de julio de 2025:

Los contratos de aprendizaje que estaban vigentes el 25 de junio de 2025, en adelante, comienzan a regirse por la nueva Ley 2466 de 2025, pero solo en lo que suceda a partir de esa fecha.
Los contratos de aprendizaje firmados a partir del 25 de junio de 2025 en adelante se rigen completamente por la Ley 2466 de 2025.

Jornada laboral de los aprendices

En la Circular Externa 0083 de julio 18 de 2025, publicada por el Ministerio del Trabajo, se establecieron límites frente al trabajo suplementario, incluyendo las horas extra, el trabajo nocturno y las labores realizadas en días de descanso obligatorio. En este sentido, durante la etapa práctica a los aprendices les aplican las disposiciones vigentes sobre la jornada máxima legal.

Adicionalmente, considerando que el contrato de aprendizaje tiene como finalidad principal facilitar la formación del aprendiz en una ocupación o profesión específica, la realización de trabajo suplementario debe considerarse como una medida excepcional, que solo se realizará cuando el ejercicio de la ocupación lo amerite.

En estos casos excepcionales, la empresa deberá asumir el pago del trabajo suplementario conforme a lo dispuesto para la etapa práctica. Esto incluye el reconocimiento y pago de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios de un contrato laboral.

Duración del contrato de aprendizaje

El contrato de aprendizaje tendrá una duración máxima de tres (3) años determinados según la duración que establezca el programa curricular respectivo. Por ende, las prórrogas de los contratos de aprendices serán procedentes con estas mismas condiciones.

Apoyo de sostenimiento

El apoyo de sostenimiento mensual es un derecho propio del contrato laboral especial de aprendizaje, tiene categoría de salario y está regulado por el CST, priorizando las normas especiales del artículo 81 del CST sobre las normas generales.

El apoyo de sostenimiento mensual tiene como finalidad cubrir algunos gastos básicos asociados con la formación del aprendiz como: transporte, alimentación, vestuario, etc.

Apoyo de sostenimiento para aprendices 2025 (Artículo 30 de la Ley 789 de 2002 y artículo 21 de la Ley 2466 de 2025)
Fase lectiva	75 % de un (1) smmlv	$1.067.625
Fase práctica	100 % de un (1) smmlv	$1.432.500

Apoyo de sostenimiento para aprendices 2025

(Artículo 30 de la Ley 789 de 2002 y artículo 21 de la Ley 2466 de 2025)

Fase

Equivalente a:

$1.423.500

(smmlv 2025)

Fase lectiva

75 % de un (1) smmlv

$1.067.625

Fase práctica

100 % de un (1) smmlv

$1.432.500

El valor del apoyo de sostenimiento mensual que recibe el aprendiz no podrá ser fijado ni modificado mediante convenios, contratos colectivos ni laudos arbitrales derivados de negociaciones colectivas.

Además, si el aprendiz es estudiante universitario, el apoyo mensual no podrá ser inferior a un (1) salario mínimo legal vigente, independientemente de si su formación corresponde a un modelo dual o no.

Dependiendo de la etapa en la que se encuentren los aprendices se les reconocerán los siguientes derechos:

Etapa	Reconocimientos
Etapa lectiva	Sistema de Seguridad Social en Salud. Riesgos laborales.
Etapa práctica y dual	Auxilio de transporte. Dotación. Prima de servicios. Cesantías e intereses. Vacaciones. Subsidio familiar. Seguridad social integral: salud, pensión y riesgos laborales.

Etapa

Reconocimientos

Etapa lectiva

Sistema de Seguridad Social en Salud.

Riesgos laborales.

Etapa práctica y dual

Auxilio de transporte.

Dotación.

Prima de servicios.

Cesantías e intereses.

Vacaciones.

Subsidio familiar.

Seguridad social integral: salud, pensión y riesgos laborales.

Modalidades del contrato de aprendizaje

El artículo 2.2.6.3.6 del Decreto 1072 de 2015 señala las diferentes modalidades del contrato de aprendizaje que puede suscribir una empresa patrocinadora atendiendo a los perfiles y requerimientos específicos de la mano de obra que necesite, ya sea acudiendo al Sena o a las instituciones educativas autorizadas.

De manera general, se pueden distinguir dos grandes modalidades del contrato de aprendizaje:

La formación teórica y/o práctica de aprendices matriculados en el Sena o en instituciones educativas reconocidas y autorizadas.
Las prácticas de estudiantes universitarios, siempre que estén en el programa curricular o pénsum de la carrera profesional, guarden relación con su formación académica y estén dirigidas a adquirir experiencia y formación práctica empresarial.

El contrato de aprendizaje podrá celebrarse con estudiantes universitarios, siempre que cumplan 24 horas semanales de actividades en la empresa, cursen su semestre de práctica o desarrollen su pénsum académico, y dichas actividades estén relacionadas con su formación.

Además, el Gobierno destinará recursos adicionales del Presupuesto General de la Nación para cubrir contratos de aprendizaje en departamentos como Amazonas, Guainía, Vaupés, Vichada, Guaviare, Chocó, La Guajira, Arauca y Norte de Santander.

Descubre con el Dr. Luis Miguel Merino, experto en Derecho Laboral, cuáles son los principales elementos que definen el estado actual de ambas reformas, así como los escenarios normativos que podrían consolidarse en el corto y mediano plazo.

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Prácticas y programas que no constituyen contrato laboral de aprendizaje

Al tenor del artículo 2.2.6.3.7 del Decreto 1072 de 2015, no constituyen contratos de aprendizaje las prácticas educativas o programas sociales o comunitarios:

Las pasantías de los estudiantes universitarios que sean prerrequisito para la obtención del título profesional.
Las prácticas asistenciales y de servicio social obligatorio de las áreas de la salud.
El servicio social obligatorio realizado por los jóvenes que se encuentran cursando los dos (2) últimos grados de educación secundaria.
Las prácticas que se realicen en el marco de programas o proyectos de protección social.

¿Cuáles empresas están obligadas a la contratación de aprendices?

De acuerdo con el artículo 32 de la Ley 789 de 2002, las empresas obligadas a la vinculación de aprendices son las siguientes:

Las empresas privadas, personas naturales o jurídicas, que realicen cualquier tipo de actividad diferente de la construcción y que ocupen quince (15) o más trabajadores.
Las empresas industriales y comerciales del Estado –EICE– y las empresas de economía mixta –SEM– del orden nacional, departamental, distrital y municipal.
Las entidades públicas de cualquier orden diferentes de las EICE y SEM pueden vincular aprendices de manera voluntaria.

¿Cuál es el número de aprendices que deben vincular las empresas?

Para la determinación del número mínimo obligatorio de aprendices que deben ser vinculados por cada empresa obligada, deben tenerse en cuenta las siguientes reglas:

Un (1) aprendiz por cada 20 trabajadores, y uno adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte.
Las empresas que tengan entre 15 y veinte 20 trabajadores tendrán un (1) aprendiz.

Por ejemplo, si una empresa tiene 52 trabajadores, debe contratar tres (3) aprendices: dos (2) aprendices por los primeros 40 empleados y un (1) aprendiz por los 12 empleados restantes.

Es importante destacar que las empresas que cumplan con el número mínimo obligatorio de aprendices, o aquellas no obligadas a vincularlos, podrán vincular aprendices mediante las modalidades de contrato de aprendizaje voluntarios establecidas en el artículo 168 de la Ley 1450 de 2011.

Régimen disciplinario aplicable a los aprendices con la reforma laboral

En el contrato especial de aprendizaje, la subordinación del aprendiz se limita exclusivamente a las actividades relacionadas con su formación. Por ello, cualquier medida disciplinaria debe tener un enfoque pedagógico, orientado a apoyar su proceso de aprendizaje en la ocupación o profesión correspondiente.

Esta perspectiva debe reflejarse en el reglamento interno de trabajo y todo procedimiento disciplinario debe ajustarse a lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo, especialmente a lo establecido en su artículo 115, que regula las garantías del debido proceso disciplinario.

Prácticas laborales en adolescentes

Ningún aprendiz menor de 15 años podrá celebrar contratos de aprendizaje y los adolescentes de entre 15 y 17 años deberán contar con autorización previa del inspector del trabajo y de la seguridad social, en armonía con lo dictado por el artículo 5 de la Resolución 003546 de 2018 del Ministerio del Trabajo.

Ante el Ministerio del Trabajo se puede solicitar el trámite de «autorización de prácticas laborales para adolescentes a través de medios físicos o digitales”.

Derecho laboral colectivo de los aprendices con la reforma laboral

La libertad sindical, consagrada en el artículo 39 de la Constitución Política de Colombia y reforzada por el artículo 53 mediante el bloque de constitucionalidad (incluyendo los convenios 87 y 98 de la OIT), así como por el artículo 19 del Código Sustantivo del Trabajo, garantiza a los trabajadores tres derechos fundamentales:

Asociación sindical.
Huelga.
Negociación colectiva.

Reporte de contrato de aprendizaje

Tanto los contratos de aprendizaje que cumplen con la cuota obligatoria (también llamada cuota regulada) como los que se celebran de forma voluntaria deben seguir registrándose ante el Sena. Este procedimiento se realiza a través de las regionales de la entidad y mediante el sistema de gestión virtual de aprendices –SGVA–.

[Modelo] Contrato de aprendizaje

Distribución de competencias

En cuanto a los asuntos relacionados con el contrato de aprendizaje, condiciones para su ejecución, así como su inspección, vigilancia y control, siendo regulados por el CST, es competente el Ministerio del Trabajo.

Para lo que se refiere a la cuota de aprendizaje obligatoria, también denominada cuota regulada y la monetización de la cuota de aprendizaje, será competente el Sena.

Régimen de contrato de aprendizaje y trabajadores oficiales con la reforma laboral

La Ley 2466 de 2025 introduce una nueva modalidad de contrato laboral: el contrato especial de aprendizaje. Esta forma de vínculo, aunque laboral y a término fijo, no otorga al aprendiz la calidad de trabajador oficial, la cual está sujeta a una regulación especial a cargo del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Inclusión en obligaciones institucionales

Los aprendices en etapa práctica se consideran incluidos, para efectos normativos, en asuntos como la cuota de empleo para personas con discapacidad, la participación en el Copasst, el comité de convivencia laboral y demás disposiciones previstas en dicho código.

El Ministerio del Trabajo es la entidad competente para regular todo lo relacionado con el contrato de aprendizaje, incluyendo las condiciones de ejecución, así como funciones de inspección, vigilancia y control, conforme a lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo.

A su vez, el Sena es responsable de los asuntos relacionados con la cuota de aprendizaje obligatoria también llamada cuota regulada y su monetización, velando porque las empresas cumplan con esta obligación conforme a la normativa vigente. La circular establece que los aprendices en etapa práctica deben contarse para efectos de:

Cuota de empleo para personas con discapacidad.
Participación en el Copasst.
Comité de Convivencia Laboral.

Contratación de aprendices en empresas de servicios temporales –EST–

Las empresas de servicios temporales –EST– son aquellas que contratan la prestación de servicios con una empresa usuaria o tercero beneficiario para colaborar temporalmente en el desarrollo de sus actividades a través del suministro de trabajadores en misión contratados por la EST.

La EST ostenta la calidad de empleador de dos clases de trabajadores:

Trabajadores de planta: son los trabajadores que desarrollan su actividad en las instalaciones y dependencias de la EST y se dedican al suministro temporal de personal.
Trabajadores en misión: son aquellos que la EST envía a la empresa usuaria para cumplir la obra, tarea o servicio contratado.

De conformidad con el artículo 1 del Decreto 3769 de 2004, para la determinación de la cuota de aprendices en las EST, solo se tendrá en cuenta el número de trabajadores de planta. Los trabajadores en misión no se tienen en cuenta para determinar la cuota de aprendices, ya que no desarrollan la actividad económica propia de la EST.

Entonces, por ejemplo, si una EST tiene 40 trabajadores de planta y 60 trabajadores en misión, solo debe contratar dos (2) aprendices, teniendo en cuenta solo el número de los trabajadores de planta (1 aprendiz por cada 20 trabajadores).

[Matriz en Excel] Costos de contratación aprendiz Sena: antes y después de la reforma laboral 2025

Monetización de la cuota de aprendizaje

El artículo 23 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025 modificó el artículo 34 de la Ley 789 de 2002 así:

Las empresas obligadas a cumplir la cuota de aprendizaje tendrán que cancelar al Sena un valor mensual que corresponderá a uno punto cinco (1,5) salarios mínimos legal mensual vigente (smmlv) por cada aprendiz que no contraten. En caso de que la monetización sea parcial, esta será proporcional al número de aprendices que dejen de hacer la práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria.

Si una empresa obligada a cumplir con la cuota de aprendizaje opta por no contratar aprendices deberá, en su defecto, cancelar al Sena una cuota monetaria mensual que puede ser:

Monetización total: cuando la empresa no contrate ningún aprendiz, deberá pagar la monetización por cada uno de los aprendices que está obligada a contratar.
Monetización parcial: ocurre cuando, por ejemplo, el empleador tenga la obligación de contratar cinco (5) aprendices, pero solo contrata tres (3). En este caso, le corresponde pagar cuota de monetización por los dos (2) aprendices restantes.

La cuota de aprendizaje se calcula, de conformidad con el artículo 33 de la Ley 789 de 2002, considerando las siguientes reglas:

La determinación del número mínimo obligatorio de aprendices se hará, en razón de un (1) aprendiz por cada veinte (20) trabajadores y uno (1) adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte (20).
Además, las empresas que tengan entre quince (15) y veinte (20) trabajadores tendrán un (1) aprendiz (ver el artículo 33 de la Ley 789 de 2002 que no fue modificado por la reforma laboral 2025).
Si la empresa tiene entre 15 y 20 trabajadores, deberá contratar un (1) aprendiz.
Si la empresa tiene más de 20 trabajadores, deberá contratar un (1) aprendiz por cada 20 trabajadores, y uno adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte.

Por ejemplo, una empresa obligada a contratar aprendices del Sena cuenta con un número total de 210 trabajadores de planta, ¿cómo deben calcular cuántos aprendices les corresponde contratar?

Una posible opción es esta:

Número mínimo obligatorio de aprendices
Número total de trabajadores / 20

210 / 20 = 10,5 y se aproxima a 11

En el ejemplo anterior la empresa que cuenta con 210 empleados de planta está obligada a contratar 11 aprendices del Sena.

Si la misma empresa prefiere no contratar a los aprendices, deberá pagar la cuota de monetización que se calcula así:

Cálculo de la cuota de monetización
Número total de aprendices no contratados * (1,5 * 1 smmlv)

11 * (1.423.500 * 1,5) = 23.487.750

El valor total mensual de la cuota de monetización que deberá pagar la empresa del ejemplo anterior, por no contratar a los 11 aprendices del Sena que le correspondía vincular, es de $23.487.750.

Si la misma empresa decide contratar solo 8 aprendices de los 11 que le corresponde contratar, deberá hacer el cálculo anterior, así:

Cálculo de la cuota de monetización
Número total de aprendices no contratados * (1,5 * 1 smmlv)

3 * (1.423.500 * 1,5) = 6.405.750

El valor total mensual de la cuota de monetización parcial que deberá pagar la empresa del ejemplo anterior, por no contratar a 3 de los 11 aprendices del Sena que le correspondía vincular, es de $6.405.750.

[Calculadora] De monetización total y parcial de la cuota de aprendizaje Sena antes y después de la reforma laboral 2025

Destinación de los recursos de la monetización de la cuota de aprendizaje

El artículo 23 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025 estableció que el 25 % de los recursos recaudados por concepto de la monetización se destinará a apoyos económicos para los aprendices del Sena, con el fin de promover su permanencia en la formación.

Estos apoyos serán de hasta un (1) salario mínimo mensual vigente, y se priorizará a aprendices en situación de pobreza, vulnerabilidad y alto riesgo de deserción.

Otro 25 % se invertirá en ampliar la cobertura de programas técnicos, tecnológicos y de formación para el trabajo dirigidos a jóvenes rurales, mediante el fortalecimiento de la presencia territorial del Sena. Para ello, se podrán firmar convenios con instituciones rurales, entes territoriales y organizaciones comunitarias, con el fin de llevar la formación directamente a los territorios y evitar el desplazamiento hacia las ciudades.

El 50 % restante de estos recursos se destinará a financiar proyectos del Fondo Emprender, administrado por el Sena. Este fondo priorizará iniciativas, unidades productivas y planes de negocio presentados por asociaciones de aprendices, egresados, campesinos y personas vinculadas a la economía popular. Además, se podrá recibir recursos adicionales de entidades públicas a través de convenios de cofinanciación o inversión.

Finalmente, el Sena deberá presentar anualmente un informe a las comisiones séptimas del Congreso y remitir copia a la Contraloría General de la República, detallando la asignación y los beneficiarios de estos recursos.

Afiliación de aprendices al sistema de seguridad social integral

Durante la vigencia del contrato de aprendizaje, la empresa patrocinadora tiene la obligación de afiliar al aprendiz y efectuar el pago de los aportes al sistema de seguridad social, de la siguiente manera:

Base de 1 smmlv ($1.423.500 para el 2025).

Durante la fase lectiva, el aprendiz estará cubierto por el sistema de salud y riesgos laborales; el empleador deberá asumir el 100 % de la cotización.

La cotización del 12,5 % estará a cargo, en su totalidad, de la empresa patrocinadora sobre la base de 1 smmlv, y el porcentaje de cotización a ARL dependerá del nivel de riesgo de la empresa y las actividades que desarrolle el aprendiz, varía del 0,522 % al 6,96 %.

Durante la fase práctica o dual, el aprendiz estará afiliado al sistema de salud, pensión y riesgos laborales, para efectos del pago a la seguridad social el aprendiz se asimila como un trabajador dependiente con aportes compartidos entre el empleador y el aprendiz.

Concepto	Porcentaje de cotización	Aporte empleador	Aporte aprendiz
Aporte a salud	12,5 %	8,50	4 $
Aporte a pensión	16 %	12 %	4 %
Riesgos laborales (nivel I)	0,522 %	100 %	0%

Recordemos que los aprendices no aportan al Sena ni al ICBF.

Pila para liquidación y pago de aportes a seguridad social de aprendices

En la Circular Externa 0083 de julio 18 de 2025, publicada por el Ministerio del Trabajo, se estableció que, a partir del 1 de agosto de 2025, las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral de los aprendices deben reportarse en la Pila así:

Aprendices en etapa lectiva:

Tipo de aportante: 1 – Empleador.
Tipo de cotizante: 19 – Aprendiz en etapa productiva.
Tipo de planilla: E – Empleados.

Aprendices en etapa productiva o formación dual:

Tipo de cotizante: 1 – Dependiente.
Tipo de planilla: E – Empleados.
Reporte en campo “Exonerado aporte patronal en salud, Sena e ICBF” si aplica.

Este procedimiento se mantendrá vigente hasta que el Ministerio de Salud y Protección Social emita el acto administrativo que defina los ajustes correspondientes en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –Pila–.

Importante: las cotizaciones se reportarán así para las tres etapas (lectiva, productiva, y dual), siempre que el período de cotización a salud corresponda al mes de agosto de 2025 en adelante, y para los otros subsistemas al mes de julio de 2025 en adelante.

Según el Radicado 2025310001925691 del Ministerio de Salud y Protección Social, es importante aclarar que, al realizar el cambio del tipo de cotizante “12 – Aprendiz en etapa lectiva” a “19 – Aprendiz en etapa productiva”, los operadores de información no deben exigir a los aportantes el reporte de la novedad de ingreso al Sistema General de Riesgos Laborales.

Asimismo, cuando se cambia de “19 – Aprendiz en etapa productiva” a “1 – Dependiente”, no se debe solicitar el reporte de ingreso al Sistema General de Pensiones ni al Subsidio Familiar.

Esto se debe a que la Pila ya está parametrizada para que los aportantes reporten las novedades de ingreso únicamente en los subsistemas donde exista obligación de cotización según el tipo de cotizante. Además, la afiliación a dichos subsistemas debe realizarse a través del formulario correspondiente de afiliación y reporte de novedades.

Sanciones por incumplir la cuota de aprendizaje o monetización

El Sena tiene la facultad para imponer sanciones a los empleadores que incumplan con la vinculación o monetización de la cuota mínima de aprendices. La cancelación de la multa por incumplimiento de la obligación de contratar aprendices no exime a la empresa patrocinadora del cumplimiento de la obligación principal incumplida o el pago de la monetización de la cuota de aprendizaje.

Cuando el empleador ha decidido contratar aprendices y ha incumplido la obligación, incurrirá en las siguientes multas:

Multa de 19,73 UVT por cada contrato de aprendizaje incumplido, liquidados mensualmente o por fracción de mes.
Cuando el apoyo de sostenimiento en etapa práctica sea del 100 % de 1 smmlv, la multa será de 26,31 UVT.

De otra parte, cuando el empleador ha decidido monetizar la cuota de aprendizaje e incumple, la obligación corresponderá al valor dejado de pagar por dicho concepto y dará lugar al pago de intereses moratorios diarios con la tasa máxima prevista por la Superfinanciera. Estos intereses deberán liquidarse hasta la fecha en que se realice el pago correspondiente.

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