Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
De acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 01336 de Febrero 16 de 2010, la DIAN ha dispuesto que aquellos declarantes a quienes actualmente (o en el futuro) les aplique (o llegue a aplicar) alguno de los 24 criterios mencionados en tal resolución, quedarían entonces obligados a presentar virtualmente sus declaraciones tributarias administradas por la DIAN (IVA, Retención, Renta, etc.; consulta nuestro anterior editorial: “DIAN establece nueva norma única para definir quiénes quedan obligados a presentar sus declaraciones virtualmente.”
Aquellos declarantes a quienes actualmente les aplique alguno de esos 24 criterios, y si en el pasado no venia estando obligado a declarar virtualmente, tendrán que solicitar los mecanismos de firma digital (para el Representante Legal, y para el Contador o Revisor Fiscal), y empezar a declarar virtualmente ya sea partir de abril de 2010 o de junio de 2010, según los últimos dígitos de su NIT (nota: si ese Representante Legal o Contador o Revisor Fiscal no pueden ir personalmente a las sedes de la DIAN a solicitar sus mecanismos, pueden entonces darle autorización a un tercero para hacer el trámite; consulta los “modelos de autorización para tramite de obtención de firma digital” que fueron diseñados por la misma DIAN)
Lo anterior implica no solamente que esas Personas naturales obligadas a declarar virtualmente, o los Representantes Legales, Contadores y Revisores Fiscales de las personas jurídicas que empezarán a declarar virtualmente, hayan cumplido con ir hasta la DIAN para obtener y luego activar sus respectivos mecanismos de firma digital (para mayor claridad, véase la “Cartilla instructiva de la DIAN sobre obtención y uso del mecanismo de firma digital”).
Adicional a eso, deberán asegurarse que los equipos de cómputo y las conexiones de Internet que necesitarán para poder cumplir con la presentación virtual de las declaraciones sean los más óptimos.
Y es que se debe tomar en cuenta que los que firman las declaraciones pueden llegar a enfrentar la situación de no estar siempre frente al mismo computador para hacer el proceso sino que en la fecha en que lo harían podrían estar frente a otro computador cualquiera pues los procesos de elaborar y firmar virtualmente las declaraciones se pueden hacer desde cualquier computador ubicado en cualquier parte del mundo que esté conectado a Internet pero siempre que dicho computador y su respectiva conexión cumplan con unos requisitos mínimos que pasamos a comentar.
En efecto, cuando se consulta en el portal de la DIAN encontramos que el equipo de computo desde el cual se ha de elaborar y presentar las respectivas declaraciones virtuales, o el equipo de computo desde el cual se va a simplemente “firmar” dicha declaración (pues cada uno de esos pasos se pueden hacer en el mismo o en distintos computadores) es un equipo que debe reunir unos requisitos tecnológicos mínimos, a saber:
a) Hardware: Memoria RAM de 512 MB (recomendada 1024 MB), Procesador 2 Ghz (recomendado doble núcleo).
b) Resolución del monitor: Configuración mínima: 800 x 600 (recomendada 1024 x 768).
c) Sistema Operativo: Windows XP SP2 ó Windows Vista. Y aunque la información del portal de la DIAN no lo diga (pues es una página actualizada en abril de 2009), también serviría el nuevo Windows 7 que está en el mercado Colombiano desde Octubre de 2009.
d) Navegadores: Internet Explorer 6.0 SP1 y preferencia de idioma «Español (Colombia) [es-co]» o superior; ó FireFox 2.0 y preferencia de idioma «Español/Colombia [es-co]» o superior, configurados con ventanas emergentes permitidas al dominio dian.gov.co
e) Software Adicional: Acrobat Reader 8.0 ó Superior, Flash 9.0 o superior y máquina virtual JAVA 1.5.0_07 o superior.
f) Si se quiere imprimir los formularios diligenciados y presentados virtualmente, y con ello tener archivos para la auditoría de la empresa, se recomienda usar papel bond de 75 gramos y una impresora láser con resolución mínima de 600 x 600 dpi. Si se usan impresoras de matriz de puntos la impresión no sería clara (Nota: cuando se impriman esos formularios, es importante hacer algo que explicamos en nuestra conferencia gratuita de Diciembre de 2009: “Recomendación importante para los formularios que son presentados virtualmente por el portal de la DIAN”)
Y a todo lo anterior podemos sumar el hecho de que a las personas que firman las declaraciones, si cuando van a firmar dichas declaraciones no están en su equipo de computo acostumbrado (quizás porque estén de vacaciones), entonces tendrían que contar también con su “memoria USB” para portar allí su archivo con la “firma digital” (Nota: es conveniente tener varias copias del archivo del mecanismo digital, el cual es un archivo con extensión .epf, extensión que siempre debe quedar puesta en letras minusculas; de esa forma, si se llegan a perder esos archivos, no habría traumatismos de última hora).
Pero el sistema de declaraciones virtuales no solo exige que el computador desde donde se harán los procesos virtuales sea un computador con los mínimos requisitos que antes aludimos.
Aparte de ello, el declarante virtual también debe asegurarse de contar con Una conexión a Internet que garantice un ancho de banda de 300 kbps (se recomiendan conexiones de banda ancha con un mínimo de 200 Kbps).
Las Personas Jurídicas deben disponer de una conexión de banda ancha a Internet, preferiblemente dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia (http://www.nap.com.co/html/integrantes.php); el promedio de utilización del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad (Aclaración: La DIAN ha firmado convenios con varias empresas del sector de Telecomunicaciones, con el propósito de establecer Extranets y ofrecer mejores opciones de conexión a sus servicios; las empresas con las cuales se tiene convenio son: ETB, FLYCOM, Global Crossing , PEOPLE ON LINE y TELMEX).
Como vemos, todo este proceso de presentar “virtualmente” las declaraciones está “obligando” a que las empresas y personas se modernicen tecnológicamente.
Al respecto es conveniente destacar que desde diciembre de 2006, según lo dispuesto por el artículo 31 de la Ley 1111 de Diciembre 27 de 2006 , el cual modificó el Artículo 424 del Estatuto Tributario (bienes excluidos del IVA), se ha establecido que los computadores personales (de escritorio o portátiles), cuyo valor al momento de ser nacionalizado no exceda de 82 UVT (durante el 2009 eso sería : 82 x 24.555 = $2.014.000 ) son computadores en los cuales el importador de los mismos no tendrá que pagar el IVA a la DIAN (véase circular DIAN 009 de enero 17 de 2007 )
Por consiguiente, cuando tal importador o un posterior comercializador los lleguen a revender (sin importar el precio por el cual los revenda) también los vendería excluidos del IVA (hasta antes de la ley 1111 de 2006, esos computadores estaban gravados con IVA del 16%).
Así las cosas, y al menos en lo que se refiere a poder contar con un mejor equipo de computo (sin tener que ir a los “café Internet” o tener que ir “a donde el amigo”), la norma tributaria le estaría facilitando dicho asunto a los nuevos obligados a declarar virtualmente.
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