El avance tecnológico ha facilitado la emisión y tratamiento de la información. En este sentido, explicamos si es válido que el contador público certifique los estados financieros mediante el uso de una firma digital, así como los efectos que tendría esta decisión sobre la información certificada.
Desde ahora, la implementación del sistema electrónico con validación previa será una obligación ineludible para los facturadores colombianos. Este sistema ha sido creado con el fin de establecer una medida de control y seguimiento a las operaciones comerciales desarrolladas dentro del territorio nacional.
El uso de la firma digital y su titularidad conllevan responsabilidades en el proceso de emisión de la factura electrónica de venta; esta dependerá de si se gestiona a nombre propio con su certificado digital o a través de un operador tecnológico.
Mediante la presente doctrina, el Mintrabajo manifiesta que considera que los contratos por medios electrónicos pueden tener firma electrónica o digital, y que serán empleador y trabajador quienes determinarán el mecanismo técnico que utilizarán para realizar comunicaciones con firma electrónica, mecanismo que debe permitir identificar y vincular a una persona con la creación de un mensaje de datos, un acto o un contrato, y que debe contar con su aprobación.
Mediante la presente doctrina, el CTCP concluye que mantener y custodiar la firma digital es responsabilidad de cada persona. Por ende, el representante legal, al igual que el revisor fiscal, debe controlar y custodiar sus propios mecanismos de firma digitales.
La firma digital, junto con el mecanismo digital de la DIAN, permite que los suscriptores de dicho mecanismo, haciendo uso de los servicios electrónicos de la DIAN, puedan cumplir con las obligaciones que tienen ante dicha entidad, ya que esta ofrece seguridad para las partes que intervienen.
En esta herramienta se ilustra la forma de hacer este tipo de autorizaciones, las cuales desde la vigencia del Decreto-Ley Antitrámites 019 de enero de 2010, no requieren firmas autenticadas. La firma digital se debe obtener y activar, por lo menos, con tres días hábiles antes de empezar a utilizarse.