Firma electrónica de la DIAN: conozca cómo migrar a esta y cómo utilizarla

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  • Publicado: 15 noviembre, 2016

Firma electrónica de la DIAN: conozca cómo migrar a esta y cómo utilizarla

La DIAN ha publicado tres videos ilustrativos sobre la forma en que deberá efectuarse la migración hacia el nuevo Instrumento de Firma Electrónica y cómo se hará su respectiva habilitación y posterior utilización. Cada vez que se requiera firmar una nueva declaración tributaria, la DIAN enviará un nuevo código electrónico a la cuenta de correo que la empresa o persona declarante tenga reportada en el RUT.

El 4 de noviembre de 2016 la DIAN publicó en su canal de YouTube tres importantes videos sobre los siguientes temas:

  1. La forma de efectuar la migración hacia el nuevo Instrumento de Firma Electrónica –IFE– por quienes actualmente posean el antiguo mecanismo de firma digital amparado con certificado digital (dicha migración debe efectuarse entre el 8 de noviembre de 2016 y el 30 de junio de 2017; ver Resolución 0070 de noviembre 3 de 2016). En este mismo video se ilustra cómo podrá ser “activado” o “habilitado” el IFE.
  2. La forma de efectuar la activación (o “habilitación”) del IFE para quienes lo soliciten por primera vez en las sedes de la DIAN.
  3. La forma de utilizar el IFE cuando requieran presentar de forma virtual las declaraciones y/o reportes tributarios ante la DIAN.

Sobre la migración hacia el IFE

En el video relacionado con el proceso de migración al IFE, se muestra que el interesado, luego de iniciar sesión en el portal de la DIAN con la opción “A nombre propio”, encontrará en el menú principal un icono de fondo rojo y letras blancas con la leyenda: “Migre su certificado digital a firma electrónica”.

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Posteriormente se desplegará un submenú especial con diferentes servicios, entre los que el interesado debe escoger la opción “Renovar instrumento de firma electrónica”.

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“al momento de hacer la solicitud de generación del IFE (que se debe firmar con el actual mecanismo de firma digital), la DIAN enviará dos correos electrónicos especiales a la cuenta de correo”

Posteriormente, en el video se explica que, al momento de hacer la solicitud de generación del IFE (que se debe firmar con el actual mecanismo de firma digital), la DIAN enviará dos correos electrónicos especiales a la cuenta de correo que el solicitante tenga inscrita en el RUT. Esos dos correos tendrían los siguientes asuntos:

a. “Solicitud de renovación de firma electrónica generada”: allí figurará adjunto el documento PDF del formulario 10036 con la leyenda “PRESENTADO”, el cual confirma que se ha hecho la solicitud de generación del IFE.

b. “Configurar preguntas para recuperación de la Identidad Electrónica”: en dicho correo se incluye un enlace especial que remitirá a una zona especial del portal de la DIAN en la que el interesado podrá configurar las respuestas a cinco preguntas claves de seguridad (5 “preguntas-reto”) tales como: “¿Cuál es su libro favorito?”, “¿Cuál es su bebida preferida?”, “¿Cuál es su canción predilecta?”, “¿Cuál es su película preferida?” y “¿Qué momento agradable en su vida es el que más recuerda?” (el video no menciona si las respuestas tienen un límite de extensión).

Una vez realizado esto, el sistema de la DIAN permitirá continuar con el proceso de “activar” o “habilitar” el IFE desplegando para ello un menú especial en el cual figura la opción “enviar los códigos de autorización a mi correo”.

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Al dar clic en esa opción, la DIAN enviará otro correo electrónico con el asunto: “envío código para habilitación del instrumento de firma electrónica”. En dicho correo figurará un código alfanumérico de 12 caracteres que debe ser copiado y pegado en el mismo menú donde se inició el proceso de la “activación” o “habilitación”. Al continuar con el proceso se pasará a una nueva pantalla en que la persona interesada podrá autoasignarse un nuevo código con una longitud mínima de 8 caracteres, que deben cumplir unas reglas especiales.

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Para indicar que el IFE fue generado y habilitado de manera correcta, el portal de la DIAN desplegará el siguiente mensaje:

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Sobre la utilización del IFE

“la DIAN ilustra que, al momento de firmar electrónicamente una declaración o reporte tributario, su sistema desplegará siempre un menú con dos campos o casillas especiales”

En el video sobre la utilización del nuevo IFE, la DIAN ilustra que, al momento de firmar electrónicamente una declaración o reporte tributario, su sistema desplegará siempre un menú con dos campos o casillas especiales, así:

a. Una primera casilla que solicitará un “código electrónico”. Para obtener ese código, y cada vez que se vaya a firmar una nueva declaración o reporte tributario, será necesario dar clic en la opción “generar código electrónico”. Con ello la DIAN enviará al correo electrónico del interesado un código de 6 dígitos numéricos el cual tendrá incluso un periodo de tiempo válido para ser utilizado(en el correo electrónico se especifica que ese código solo es válido para las dos horas siguientes de recibido). El usuario tendrá que copiar dicho código y luego pegarlo en la casilla específica del portal de la DIAN donde está presentando su declaración o reporte. Al respecto, se entiende que dicho correo electrónico que envía la DIAN con el “código electrónico” llega justamente a la cuenta de la persona jurídica, si se ha iniciado sesión bajo la opción “NIT-Organización”, o a la cuenta de la persona natural cuando se haya iniciado sesión “a nombre propio”. Por tanto, en uno u otro caso, para consultar el correo enviado por la DIAN sin necesidad de averiguar cuáles son las contraseñas para leer una cuenta de correo electrónica, el interesado podrá tener abierta una segunda pestaña del navegador con los mismos datos de inicio de sesión utilizados en la primera pestaña, y en esa segunda pestaña, en el menú “Mis actividades”, hacer clic en la opción “Comunicados”. De esta manera se podrá ver el más reciente correo enviado por la DIAN con el asunto “se ha generado un código electrónico” y será posible copiar y pegar dicho “código electrónico” en la primera pestaña.

b. Un segundo campo donde se deberá digitar la “contraseña”. Dicha contraseña es la que el usuario se autoasignó cuando efectuó el proceso de “activación” o “habilitación” de su respectivo IFE. Por tanto, esta contraseña será siempre igual para todas las diferentes declaraciones y/o reportes que se quieran firmar de manera virtual en el portal de la DIAN.

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Tras diligenciar de forma válida los dos campos anteriores, el sistema de la DIAN desplegará el mensaje: “Documento firmado exitosamente” y, a continuación, el usuario interesado podrá dar clic al icono “Presentar”. Con ello la DIAN confirmará que la declaración ha sido firmada y presentada de forma correcta y permitirá descargar el respectivo archivo de PDF con la leyenda “Presentado”.

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