Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Gastos por atenciones a empleados, clientes y proveedores: tratamientos contable y fiscal


gastos por atenciones

Aquí hablaremos sobre...

  • Tratamiento contable de los gastos por atenciones
  • Gastos por atenciones a empleados
  • Gastos por atenciones a clientes y proveedores
  • ¿Cuál es el tratamiento contable de los inventarios retirados?
  • Tratamiento fiscal de los gastos por atenciones
  • Deducción de gastos por obsequios a miembros de la junta directiva

Los gastos por atenciones destinados a empleados, clientes y proveedores se contabilizan como cualquier otro gasto.

Dichos gastos, además, son deducibles en el impuesto de renta hasta un porcentaje determinado en las normas tributarias.

 A continuación, te contamos los detalles al respecto.

En las fechas de celebración como Navidad, fin de año, entre otras festividades, las entidades usualmente realizan regalos a sus clientes, proveedores y empleados con el objetivo de mantener una buena relación con ellos.

Así las cosas, es normal que cualquier entidad en el transcurso ordinario de sus negocios deba incurrir en gastos por regalos, cortesías, fiestas, reuniones y festejos realizados o entregados a sus empleados, clientes o proveedores.

“Los gastos por regalos, cortesías, fiestas, reuniones y festejos se contabilizan como cualquier otro gasto”

Por esto, te explicamos a continuación los tratamientos contable y tributario que deben seguirse respecto a este tipo de gastos.

Tratamiento contable de los gastos por atenciones

Los gastos por regalos, cortesías, fiestas, reuniones y festejos se contabilizan como cualquier otro gasto, sin importar si están o no dentro del límite de deducibilidad que las normas fiscales permiten para este tipo de expensas.

Por tanto, para contabilizar el gasto deberá debitarse la cuenta de gasto afectada contra el banco o cuenta por pagar como contrapartida, como se muestra en el siguiente ejemplo:

CuentaDébitoCrédito
Gastos de personalXXXX
Banco NacionalXXXX

En ese sentido, para contabilizar dichos gastos se debe observar el principio de clasificación y agrupación de gastos, según el cual las expensas se agrupan en una misma cuenta cuando comparten características similares.

Gastos por atenciones a empleados

Estos conceptos se tratan como un gasto por beneficios a empleados, para lo cual pueden utilizarse las subcuentas y los centros de costos que se consideren convenientes según el plan de cuentas que maneje cada entidad.

Gastos por atenciones a clientes y proveedores

Los pagos por atenciones a clientes y proveedores siempre deben tratarse como un gasto. Para facilitar la contabilización de dichos gastos puede considerarse crear una cuenta contable denominada “atenciones a clientes o a proveedores”, en la cual se llevarán dichos valores.

En el caso de que se trate de regalos con material publicitario de la entidad, tales como agendas, lapiceros u otros obsequios que contengan el logo de la compañía, puede considerarse contabilizarlos como un gasto por publicidad.

¿Cuál es el tratamiento contable de los inventarios retirados?

Existen situaciones en que algunas entidades en celebraciones de Navidad, cumpleaños, aniversarios u otra ocasión especial extraen de su mercancía inventarios como presentes hacia sus empleados, proveedores o incluso clientes. Puede decirse que este tipo de presentes no cumplen con la definición de inventario, pues no generarán beneficios futuros.

El tratamiento que se le da a esta situación es similar al de las cortesías, muestras gratis o regalos a proveedores. Por tanto, en el momento en que se extraiga la mercancía se debe dar de baja del inventario; para esto se debe acreditar la cuenta de inventario y se debe debitar con una contrapartida de naturaleza de gasto:

Tratamiento fiscal de los gastos por atenciones

En el siguiente video, Diego Guevara, conferencista de Actualícese, explica el tratamiento fiscal de los gastos por atenciones a empleados, clientes y proveedores:

Los gastos por atenciones a empleados, clientes y proveedores son un gasto deducible del impuesto sobre la renta para los regímenes ordinario y especial, siempre que se cumplan las siguientes condiciones (ver artículo 107-1 del Estatuto Tributario –ET–):

  • Que no superen el 1 % de los ingresos netos.
  • Que estén debidamente soportados con factura o documento equivalente.
  • Que hagan parte del giro ordinario de los negocios.

En este orden de ideas, al elaborar la declaración de renta de cada año gravable debe verificarse que los gastos por atenciones a empleados, clientes y proveedores que se tomarán como deducibles cumplan las condiciones aquí señaladas.

Debe tenerse en cuenta, además, que este tratamiento no es aplicable para los contribuyentes del régimen simple, como lo explica el Dr. Guevara en el siguiente video:

Deducción de gastos por obsequios a miembros de la junta directiva

Surge la duda de si los obsequios u regalos otorgados a los miembros de la junta directiva de una entidad deben obtener el tratamiento de “beneficios a empleados” y proceder a la deducción del artículo 107-1 del ET, situación que abordamos a continuación.

El Consejo de Estado recordó en el documento radicado 17001-23-33-000-2016-00448-01(23357) del 17 de marzo de 2022 los requisitos fundamentales para la procedencia de la deducción de las expensas realizadas durante el período gravable en el desarrollo de las actividades productoras de renta indicadas en el artículo 107-1 del ET, estos son:

  • Que las expensas tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta.
  • Que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad.

A pesar de que los miembros de la junta directiva tienen una connotación diferente a la de empleados de una entidad, de acuerdo con lo indicado por el Consejo de Estado, los requisitos mencionados deben cumplirse también para aplicar a la deducción de los obsequios o regalos otorgados a los miembros de la junta directiva.

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