Oficio 235 de 05-12-2005

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  • Publicado: 5 diciembre, 2005

Contabilización licencia de funcionamiento.

OFCTCP / 235 / 2005
Bogotá D. C., 05 de Diciembre de 2005

Señor:
JOHN FREDY PATIÑO BUILES
Secretario General
Tel. 293 42 42
Jfpatiño@fundaciónsocialconocer.org.co
Ciudad.

Ref.: Consulta de fecha 07 de Julio de 2005
No. Radicación 172
Tema: Contabilización Licencia de Funcionamiento

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (TEXTUAL):

“LA FUNDACIÓN SOCIAL CONOCER, ES UNA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO PRIVADA CON PERSONERÍA JURÍDICA 5454 DE 4 JUNIO DE 1999. LA FUNDACIÓN TIENE COMO OBJETO SOCIAL IMPARTIR EDUCACIÓN FORMAL, NO FORMAL E INFORMAL ASÍ COMO EJECUTAR PROYECTOS DE DESARROLLO SOCIAL Y COMUNITARIO. PARA IMPARTIR LA EDUCACIÓN FORMAL. POSEE EL COLEGIO NUEVO CERVANTES CONOCER, AL CUAL SE LE OTORGÓ POR MEDIO DE LA RESOLUCIÓN 19430 DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2002 AUTORIZACIÓN OFICIAL POR PARTE DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN PARA LA CULTURA DE ANTIOQUIA PARA OFRECER EDUCACIÓN FORMAL BÁSICA PRIMARIA, BÁSICA SECUNDARIA, MEDIA TÉCNICA CON ÉNFASIS EN INFORMÁTICA Y ADMINISTRACIÓN Y, ADEMÁS POR MEDIO DE LA MISMA RESOLUCIÓN Y EL DECRETO 3011 DE 1997 QUE REGLAMENTA LA EDUCACIÓN PARA ADULTOS EN COLOMBIA SE IMPARTE EN EL COLEGIO LA EDUCACIÓN SEMIPRESENCIAL. ES DE ANOTAR QUE EL COLEGIO OFERTA E IMPARTE LA EDUCACIÓN COMO INSTITUCIÓN PRIVADA Y POR CONTRATO DE COBERTURA EDUCATIVA CON EL MUNICIPIO DE MEDELLÍN.

LA PREGUNTA ES:

EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DE LA FUNDACIÓN, QUE ES DUEÑA DEL COLEGIO NUEVO CERVANTES CONOCER SE PUEDE REGISTRAR EN LOS ACTIVOS UN VALOR POR CONCEPTO DE LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO Y/O RESOLUCIÓN 19430, YA QUE ES POR MEDIO DE ESTA QUE LA INSTITUCIÓN PUEDE OFERTAR EL SERVICIO EDUCATIVO, ADEMÁS PORQUE PARA ACCEDER A DICHA LICENCIA, LA FUNDACIÓN REALIZÓ INVERSIONES IMPORTANTES PARA LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL, LA IMPLEMENTACIÓN Y ADECUACIÓN DE TODA LA LOGISTICA ENTRE OTROS DESEMBOLSOS CONSIDERABLES Y/O COMO DEBEN SER LOS REGISTROS CONTABLES Y EL TRATAMIENTO CONTABLE QUE SE LE DEBE DAR A ESTA SITUACIÓN? ”

RESPUESTA:

De acuerdo con lo expuesto en el texto de la consulta no se puede establecer con claridad si el Colegio Nuevo Cervantes Conocer cuenta con personería Jurídica propia ó si es un establecimiento de la Fundación Social Conocer; es necesaria esta distinción para determinar quien de las dos entidades realiza el reconocimiento de la situación mencionada de acuerdo al tratamiento contable que a continuación se describe.

Para el primer caso, si el Colegio Nuevo Cervantes Conocer tiene personería jurídica, será esa entidad quien registre en su contabilidad las erogaciones en que se incurrió para la obtención de la licencia, por su parte la Fundación únicamente reconocerá en su contabilidad el total de su inversión en el Colegio. Para el segundo caso, si el Colegio es un establecimiento de la Fundación Social Conocer, será la Fundación quien reconozca dichas erogaciones en su contabilidad.

Una vez establecida esta distinción el tratamiento contable a seguir, debe ajustarse a lo establecido en el Decreto 2649 de 1993, con relación a la definición de Activos Intangibles, Cargos Diferidos ó gastos, de acuerdo a lo establecido en los artículos 40, 66 y 67, respectivamente:

“(…) Art. 40. Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.

Art. 66. Activos intangibles. Son activos intangibles los recursos obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio oponible a terceros, distinto de los derivados de los otros activos, de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables, tales como patentes, marcas, derechos de autor, crédito mercantil, franquicias, así como los derechos derivados de bienes entregados en fiducia mercantil.

El valor histórico de estos activos debe corresponder al monto de las erogaciones claramente identificables en que efectivamente se incurra o se deba incurrir para adquirirlos, formarlos o usarlos, el cual, cuando sea el caso, se debe reexpresar y como consecuencia de la inflación.

Para reconocer la contribución de los activos intangibles a la generación del ingreso, se deben amortizar de manera sistemática durante su vida útil. Esta se debe determinar tomando el lapso que fuere menor entre el tiempo estimado de su explotación y la duración de su amparo legal o contractual. Son métodos admisibles para amortizarlos los (sic) de línea recta, unidades de producción y otros de reconocido valor técnico, que sean adecuados según la naturaleza del activo correspondiente. También en este caso se debe escoger aquel que de mejor manera cumpla la norma básica de asociación.

Al cierre del ejercicio se deben reconocer las contingencias de pérdida, ajustando y acelerando su amortizacíon.

Art. 67. Activos diferidos. Deben reconocerse como activos diferidos los recursos, distintos de los regulados en los artículos anteriores, que correspondan a:

1. Gastos anticipados, tales como intereses, seguros, arrendamientos y otros y incurridos para recibir en el futuro servicios, y

2. Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha. Las sumas incurridas en investigación y desarrollo pueden registrarse como cargos diferidos únicamente cuando el producto o proceso objeto del proyecto cumple los siguientes requisitos……

El valor histórico de estos activos, reexpresado cuando sea pertinente por virtud de la inflación, se debe amortizar en forma sistemática durante el lapso estimado de su recuperación.

Así, la amortizacíon de los gastos anticipados se debe efectuar durante el período en el cual se reciban los servicios.

La amortizacíon de los cargos diferidos se debe reconocer desde la fecha en que originen ingresos, teniendo en cuenta que los correspondientes a organización, preoperativos y puesta en marcha se deben amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperación y la duración del proyecto específico que los originó y, que las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, cuando su costo no sea reembolsable, se deben amortizar en el período menor entre la duración del respectivo contrato y su vida útil. (…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

En este orden, el reconocimiento de las erogaciones incurridas en la obtención de la licencia debe realizarse de acuerdo con su respectiva naturaleza, por ejemplo, los valores pagados para la explotación de la licencia por parte del ente económico será registrado como un activo intangible, los valores correspondientes a implementaciones, adecuaciones ó remodelaciones deberán reconocerse como un activo diferido; en ambos caso se amortizarán durante el tiempo que se espera contribuirán en la generación de ingresos, conforme a lo expuesto anteriormente y a los artículos 13 y 54 del mencionado Decreto:

“(…) Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Art. 54. Asignación. Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos, reexpresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de asociación.

La asignación del costo de las propiedades, planta y equipo se denomina depreciación. La de los recursos naturales, agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles, amortización.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

En conclusión, las erogaciones incurridas para la obtención de la licencia de funcionamiento, serán reconocidas por el ente económico correspondiente, de acuerdo a la distinción hecha al inicio del presente texto. El tratamiento contable debe realizarse conforme a la naturaleza de cada erogación y su correspondencia con lo establecido por el Decreto 2649 de 1993, como se señaló anteriormente.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ALVAREZ ALVAREZ
Presidente

HAA / mlab

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