[Pack de formatos] 24 modelos y guías para asambleas de accionistas, socios y copropietarios

Última actualización: hace 6 meses (7 febrero, 2022)

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Catálogo completo de formatos

En este Pack de Formatos encontrarás 24 modelos y liquidadores para las asambleas de accionistas, juntas de socios y asambleas de copropietarios.

Estos formatos te permitirán realizar fácilmente la convocatoria, la determinación del quorum y las actas relacionadas con el desarrollo de estas reuniones.

Las sociedades mercantiles y las propiedades horizontales deben efectuar mínimo una reunión de su máximo órgano social en el año, a saber: asamblea de accionistas, junta de socios o asamblea de copropietarios.

Los objetivos principales de esta reunión, entre otros, son:

  • Aprobar los estados financieros del ejercicio del año anterior con corte al 31 de diciembre.
  • Conocer el estado general de la empresa o copropiedad.
  • Evaluar el informe de gestión de los administradores.
  • Elegir o confirmar los cargos que se deban nombrar para asegurar el cumplimiento del objeto social, tales como administradores, juntas directivas o revisor fiscal.

Los administradores son los encargados de efectuar la convocatoria a la reunión, la cual debe tener una antelación no inferior a 15 días a la fecha en que se fije.

Asambleas presenciales, no presenciales o mixtas

Además, respecto a este importante tema cabe señalar que ante la situación de emergencia sanitaria que acontece en el país, cada entidad debe decidir si realizará sus reuniones de forma presencial, no presencial o mixta.

Al respecto, cabe anotar que los artículos 19 de la Ley 222 de 1995 y 42 de la Ley 675 de 2001 permiten la celebración de reuniones no presenciales o mixtas en las sociedades y propiedades horizontales, siempre que se garantice que todos los accionistas, socios o copropietarios que participen en la reunión puedan deliberar y decidir de forma simultánea.

Los artículos 1 del Decreto 398 de 2020 y 3 del Decreto 176 de 2021 señalan que a las reuniones no presenciales les aplican las mismas disposiciones legales y estatutarias señaladas para la determinación de la convocatoria, quorum y mayorías en las reuniones presenciales.

¿Qué incluye nuestro Pack de Formatos Modelos y guías para asambleas de accionistas, socios y copropietarios?

Este paquete de formatos contiene 24 herramientas en Word y en Excel que incluyen desde guías y modelos de cartas y actas, hasta liquidadores, totalmente editables y elaborados de acuerdo con las normas vigentes en materia comercial y de propiedad horizontal.

Con estos formatos podrás realizar todo el proceso de asamblea de tu empresa o copropiedad de una manera sencilla y bajo los lineamientos establecidos por la ley, los cuales van desde la convocatoria hasta la elaboración de las actas.

N.°

Nombre de formato

Tipo de archivo

Tipo de contenido

Descripción (para qué sirve cada herramienta)

1

Modelo de convocatoria a asamblea general ordinaria de socios o accionistas

Word

Carta

A continuación, te presentamos un modelo editable mediante el cual podrás realizar la convocatoria a la asamblea de accionistas.

Recordemos que la celebración de la asamblea de socios o accionistas es la reunión obligatoria anual del máximo órgano social para examinar la situación de la sociedad.

2

Modelo de convocatoria extraordinaria a asamblea de accionistas o junta de socios

Word

Carta

En las sociedades comerciales, cuando se requiera tratar un caso urgente, puede realizarse una convocatoria extraordinaria a asamblea de accionistas o junta de socios.

A continuación, te presentamos un modelo editable con el que podrás realizar esta convocatoria.

3

Modelo de poder de representación en asamblea de accionistas o junta de socios

Word

Carta

Todo socio puede participar en las reuniones de socios o asambleas de accionistas mediante poder de representación otorgado por escrito, cuando no pueda asistir el mismo.

En dicho poder debe indicarse la fecha de la reunión o reuniones para las que se confiere y demás requisitos que se señalen en los estatutos sociales.

4

Modelo de segunda convocatoria a asamblea general ordinaria de accionistas o junta de socios

Word

Carta

Se debe hacer una segunda convocatoria a asamblea general ordinaria de accionistas o junta de socios siempre que la primera convocatoria no se haya podido llevar a cabo por falta de quorum deliberatorio.

A continuación, se presenta un modelo de la comunicación para realizar este proceso.

5

Planilla de asistencia y toma de decisiones en asamblea de accionistas o junta de socios

Excel

Liquidador

En esta planilla automatizada podrás diligenciar y llevar un control de la asistencia de los participantes de una asamblea de accionistas o junta de socios.

Además, obtendrás una alerta del cumplimiento del quorum requerido para deliberar y para la validez de la toma de decisiones.

6

Modelo de acta de asamblea general de accionistas

Word

Acta

Luego de terminado cada ejercicio, y según sea establecido por cada sociedad comercial, la asamblea general de accionistas debe ser convocada a una reunión ordinaria, según las indicaciones de los artículos 181 y siguientes del Código de Comercio.

Mediante este modelo de acta se puede dejar constancia de las decisiones aprobadas por los accionistas en dicha reunión.

7

Modelo de informe de gestión

Word

Guía

Los administradores deben presentar un informe de gestión al final de cada ejercicio contable. Esto con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones del artículo 46 de la Ley 222 de 1995.

Encuentra aquí un modelo editable en Word que te ayudará a cumplir con esta obligación.

8

Proyecto de distribución de utilidades en una sociedad comercial

Excel

Liquidador

La junta directiva y el representante legal deben presentar cada año un proyecto de distribución de utilidades a la asamblea de accionistas o junta de socios.

En esta plantilla, elaborada en Excel, se ilustra el contenido básico de este tipo de documentos.

9

Modelo de acta de distribución de utilidades y pago de dividendos

Word

Acta

Este formato de acta te permitirá aprobar la distribución de utilidades y el pago de los respectivos dividendos en la reunión de la asamblea de accionistas, de conformidad con lo estipulado en el Código de Comercio.

10

Acta de reunión de junta de socios o asamblea por derecho propio

Word

Acta

Los socios o accionistas pueden reunirse en una asamblea por derecho propio cuando los administradores no los convoquen a una reunión ordinaria (ver artículo 422 del CCo). Esta reunión por derecho propio tendrá lugar el primer día hábil de abril.

Encuentre aquí un modelo de acta que te permitirá dejar constancia de esta reunión.

11

Guía sobre propiedad horizontal en Colombia: 379 preguntas resueltas

PDF

Guía

En esta Guía sobre propiedad horizontal en Colombia, el Dr. José Hernando Zuluaga, CEO de Actualícese, ha compilado la respuesta a las principales preguntas que surgen en relación con la contabilidad, la revisoría fiscal y las obligaciones tributarias de las copropiedades. ¡Te invitamos a conocerla!

12

Carta para notificar la exclusión de un socio de la sociedad

Word

Carta

En este formato se encuentra un modelo de carta para notificar la exclusión de un socio de la sociedad por decisión de la asamblea de accionistas o junta de socios.

Esta posibilidad está contemplada en el CCo y en la Ley 1258 de 2008 para las sociedades limitadas y SAS.

13

Certificación del contador o revisor fiscal para la inscripción de libros en la cámara de comercio

Word

Certificación

Este modelo de certificación debe ser emitido por el contador público o revisor fiscal de un comerciante cuando se requiera efectuar la inscripción de libros en la cámara de comercio y a los anteriores les falten folios por utilizar; según lo señalado en el artículo 9 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015.

14

Lista de chequeo de documentos presentados en asamblea de accionistas o junta de socios

Excel

Guía

Los documentos presentados en la asamblea de accionistas o junta de socios corresponden a los estados financieros, el informe de gestión y el proyecto de distribución de utilidades, entre otros.

Encuentra en esta lista de chequeo los requisitos de preparación y presentación de cada documento.

15

Modelo de acta de nombramiento del revisor fiscal

Word

Acta

Para el nombramiento del revisor fiscal se debe hacer una reunión del máximo órgano social en el que se informe que el revisor fiscal anterior ha sido revocado o ha renunciado, y que se designe una nueva persona para este cargo.

Compartimos un modelo del acta que debe levantar la asamblea de accionistas o junta de socios.

16

Modelo de acta del máximo órgano social para cambio de los miembros de junta directiva

Word

Acta

En el presente modelo se ofrece una guía del acta a levantar por el cambio de los miembros de junta directiva, la cual debe ser inscrita en la cámara de comercio correspondiente.

Recordemos que la elección de los miembros principales y suplentes de la junta directiva solo puede ser adelantada por el máximo órgano social (asamblea de accionistas o junta de socios).

17

Acta de ampliación del término de duración de una sociedad comercial

Word

Acta

No ampliar el término de duración de una sociedad supone una causal de disolución, según lo señalado en el artículo 218 del CCo.

A continuación, te presentamos el modelo de un acta con el que se puede ampliar dicho término de duración.

18

Modelo de acta de reunión de máximo órgano social para cambio de representante legal

Word

Acta

El cambio de representante legal se puede efectuar mediante una reunión ordinaria o extraordinaria de la asamblea de accionistas o junta de socios.

A continuación, se presenta un modelo de acta para el cambio y nuevo nombramiento.

19

Modelo de acta de asamblea de constitución de empresa o fundación

Word

Acta

La constitución de empresa o fundación requiere que los socios o fundadores lleven un registro de las actas en las que se consignen las reuniones en las cuales tomaron estas decisiones.

Este modelo constituye la primera acta que una empresa o fundación debe elaborar para iniciar sus actividades.

20

Modelo de acta de cesión de cuotas sociales a terceros en una sociedad de responsabilidad limitada

Word

Acta

En una sociedad de responsabilidad limitada, para que se realice la cesión de cuotas por parte de los socios a un tercero, es necesario que la junta de socios autorice y apruebe esta decisión.

En este formato editable se incluye un modelo mediante el cual la junta puede otorgar tal autorización.

21

Modelo de convocatoria de asamblea general ordinaria de copropietarios

Word

Carta

Para convocar a la asamblea de copropietarios a reuniones ordinarias, el administrador de la propiedad horizontal debe enviar una comunicación escrita a cada copropietario con la información de la reunión.

Compartimos un modelo que será de gran utilidad para hacer esta convocatoria.

22

Modelo de acta de decisiones de asamblea de copropietarios

Word

Acta

Este modelo de acta de asamblea de copropietarios, que ha sido elaborado conforme a los lineamientos de la Ley 675 del 2001, te permitirá dejar constancia de los temas y decisiones aprobados por los copropietarios de cada propiedad horizontal. ¡Descárgalo aquí!

23

Modelo de poder de representación para nombrar delegado en asamblea de copropietarios

Word

Carta

Cuando el copropietario no puede asistir a una asamblea de copropietarios ordinaria o extraordinaria, podrá delegar en un tercero para que asista a esta.

Para ello, se debe realizar formalmente dicha delegación mediante un poder de representación.

Encuentra aquí un modelo que te permitirá realizar este proceso.

24

Modelo del certificado anual para socios y/o accionistas por el año 2021

Excel

Certificación

Conoce el modelo en Excel del certificado anual para socios y/o accionistas que se expide por el año 2021.

Con este se daría cumplimiento a lo indicado en el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.13.2.40 del DUT 1625 de octubre de 2016 (modificado con el Decreto 1778 de diciembre 20 de 2021).

Características técnicas:

Autor:

Actualícese

Formato:

Digital

Tamaño archivo .zip (descarga)

14,7 MB

  • Se requiere versión de Excel 2010 o superior. Los formatos incluidos en el Pack de Formatos son compatibles con los sistemas operativos Windows e iOS (con excepción del botón incluido para descargar los PDF incluido en algunos formatos, el cual no es compatible con el sistema iOS).
  • Se recomienda no modificar el nombre de las hojas de los archivos de Excel ni las filas y columnas ocultas.
  • Para evitar errores, sugerimos no modificar las fórmulas ni separar las celdas de los formatos de Excel.
  • Se sugiere leer las instrucciones de cada formato antes de utilizarlo.
  • Los formatos en Word tienen campos sugeridos, como el cuerpo del texto en color negro y los textos en azul (estos últimos son los que se sugiere modificar). No obstante, todo el texto es completamente editable.
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