[Pack de formatos] Modelos y guías para asambleas de accionistas, socios y copropietarios

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  • Publicado: 1 marzo, 2021

[Pack de formatos] Modelos y guías para asambleas de accionistas, socios y copropietarios

En este pack de formatos encontrarás 19 modelos y liquidadores que te permitirán realizar fácilmente la convocatoria, la determinación del quorum y las actas de las asambleas de accionistas, socios y copropietarios.

Además, encuentra nuestro Especial Actualícese Asamblea general de accionistas y copropietarios.

Las sociedades mercantiles y las copropiedades deben efectuar mínimo una reunión de su máximo órgano social en el año, a saber: asamblea de accionistas, junta de socios o asamblea de copropietarios.

Los objetivos principales de esta reunión, entre otros, son:

Los administradores son los encargados de efectuar la convocatoria a la reunión, la cual debe tener una antelación no inferior a 15 días a la fecha en que se fije.

Medidas especiales para el desarrollo de reuniones en tiempos de COVID-19

Además, respecto a este importante tema cabe señalar que, ante la situación de emergencia sanitaria que acontece en el país, se han emitido distintas normas que se deben observar al realizar este proceso. Entre estas tenemos las siguientes:

  • El Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, por medio del cual se fijan los lineamientos para la realización de reuniones no presenciales, de acuerdo con lo previsto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
  • El artículo 6 de la Ley 2069 de 2020 que autorizó al Gobierno nacional para reglamentar transitoriamente las reuniones de juntas de socios y asambleas de accionistas pendientes del período 2020, así como las reuniones del período 2021.
  • El Decreto 176 de 2021 expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (mediante el cual se pretende reglamentar el citado artículo 6 de la Ley 2069 de 2020), el cual señala, entre otros puntos, que:
    • Cada entidad podrá escoger si su reunión ordinaria será presencial, no presencial o mixta (ver artículo 3).
    • Las reuniones del máximo órgano social del período 2019, que no se hayan desarrollado a la fecha, podrán llevarse a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021 (ver artículo 1).
    • En el caso de las reuniones del período 2020, estas deberán desarrollarse de conformidad con lo señalado en el artículo 422 del Código de Comercio –CCo–, es decir, en la fecha señala en los estatutos, o en silencio de estos, dentro de los tres (3) meses siguientes al cierre del ejercicio 2020 (ver artículo 2).
“ desde Actualícese hemos desarrollado este Pack de 19 formatos más un Especial Actualícese, que te permitirá llevar a cabo las reuniones de accionistas, socios y copropietarios cumpliendo con todas estas normas”

Pensando en todo esto, desde Actualícese hemos desarrollado este Pack de 19 formatos más un Especial Actualícese, que te permitirá llevar a cabo las reuniones de accionistas, socios y copropietarios cumpliendo con todas estas normas.

Justificación

El primer trimestre del año es crucial para las sociedades mercantiles y las copropiedades, pues durante estos meses deberán realizarse las reuniones obligatorias de su máximo órgano social (ya sea asamblea o junta), para lo cual es fundamental cumplir determinados lineamientos que sustentan la legalidad de este tipo de reuniones y las decisiones que allí se toman.

Lo anterior, especialmente en estos momentos en los que, debido a la situación ocasionada por el COVID-19, deberán tomarse medidas especiales para celebrar reuniones presenciales, no presenciales o mixtas.

En este sentido, nuestro Pack de formatos le permitirá contar con diferentes herramientas para realizar correctamente todo el proceso que se deriva de la celebración de este tipo de reuniones.

Los formatos que incluye son:

Este paquete de formatos contiene 19 herramientas en Word y en Excel que incluyen desde guías y modelos de cartas y actas hasta liquidadores, totalmente editables y elaborados de acuerdo con las normas vigentes en materia comercial y de propiedad horizontal. Además, incluimos nuestro Especial Asamblea general de accionistas y copropietarios.

Con estas herramientas podrás realizar todo el proceso de asamblea de tu empresa o copropiedad de una manera sencilla y bajo los lineamientos establecidos por la ley, los cuales van desde la convocatoria hasta la elaboración de las actas.

N.°

Nombre de formato

Tipo de archivo

Tipo de contenido

Descripción (para qué sirve cada formato)

[Especial] Asamblea general de accionistas y copropietarios

PDF

Especial

Documento con la ampliación de la información relevante para tener en cuenta en este tipo de reuniones.

1

Modelo de convocatoria a asamblea general ordinaria de socios o accionistas

Word

Guía

La celebración de la asamblea general de socios o accionistas es la reunión obligatoria anual del máximo órgano social, para examinar la situación de la sociedad comercial.

A continuación, te presentamos un modelo editable mediante el cual podrás realizar la convocatoria a esta asamblea.

2

Modelo de convocatoria extraordinaria a asamblea de accionistas o junta de socios

Word

Guía

En las sociedades comerciales, cuando se requiera tratar un caso urgente puede realizarse una convocatoria extraordinaria de asamblea de accionistas o junta de socios.

A continuación, te presentamos un modelo editable con el que podrás realizar esta convocatoria.

3

Modelo de poder de representación en asamblea de accionistas o junta de socios

Word

Carta

Todo socio puede hacerse representar en las reuniones de socios o asambleas de accionistas mediante poder otorgado por escrito.

En dicho poder debe indicarse la fecha de la reunión o reuniones para las que se confiere y demás requisitos que se señalen en los estatutos sociales.

4

Modelo de segunda convocatoria a asamblea general ordinaria de accionistas o junta de socios

Word

Guía

Si se convocó a la asamblea general ordinaria de accionistas o junta de socios y esta no se realizó por falta de quorum deliberatorio, se debe hacer una segunda convocatoria.

A continuación, se presenta un modelo de la comunicación para realizar este proceso.

5

Planilla de asistencia y toma de decisiones en asambleas de accionistas o juntas de socios

Excel

Liquidador

En esta plantilla automatizada podrás diligenciar y llevar un control de la asistencia de los accionistas o socios que son citados a las respectivas asambleas o juntas.

Además, obtendrás una alerta de si se está cumpliendo el quorum requerido para la toma de decisiones y si estas serán válidas.

6

Modelo de acta de asamblea general de accionistas

Word

Acta

Luego de terminado cada ejercicio y según sea establecido por cada sociedad comercial, debe celebrarse una asamblea general ordinaria.

Dicha reunión debe realizarse por lo menos una vez al año, según las indicaciones establecidas en el artículo 181 y siguientes del Código de Comercio.

7

Modelo de informe de gestión

Word

Guía

De acuerdo con las disposiciones contenidas en el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, es obligación de los administradores presentar, en cumplimiento del acto de rendición de cuentas, un informe de gestión.

Encuentra aquí un modelo editable en Word, que te ayudará a cumplir esta obligación.

8

Modelo de proyecto de distribución de utilidades en una sociedad comercial

Excel

Liquidador

La junta directiva y el representante legal deben presentar cada año un proyecto de distribución de utilidades a la asamblea de accionistas o junta de socios.

En esta plantilla, elaborada en Excel, se ilustra el contenido básico de este tipo de documentos.

9

Modelo de acta de distribución de utilidades y pago de dividendos

Word

Acta

Este formato de acta te permitirá aprobar la distribución de utilidades y el pago de los respectivos dividendos en la reunión de la asamblea de accionistas, de conformidad con lo estipulado en el Código de Comercio.

10

Modelo de acta de reunión de junta de socios o asamblea general por derecho propio

Word

Acta

Cuando no se convoque a la junta de socios o asamblea de accionistas a reunión ordinaria, el artículo 422 del Código de Comercio permite que los socios se reúnan por derecho propio el primer día hábil de abril.

Encuentra aquí un modelo de acta que te permitirá dejar constancia de esta reunión.

11

Modelo de acta de asamblea o junta extraordinaria por cambio de revisor fiscal (renuncia o revocatoria)

Word

Acta

Cuando el revisor fiscal renuncia intempestivamente o es revocada su designación, se debe hacer una reunión del máximo órgano social, para el nombramiento de uno nuevo.

Compartimos un modelo del acta que debe levantar la asamblea de accionistas o junta de socios.

12

Modelo de acta del máximo órgano social para cambio de los miembros de junta directiva

Word

Acta

La elección de los miembros principales y suplentes de la junta directiva solo puede ser adelantada por el máximo órgano social (asamblea de accionistas o junta de socios).

En el presente modelo se ofrece una guía de acta a levantar, la cual debe ser inscrita en la cámara de comercio correspondiente.

13

Ampliación del término de duración de una sociedad comercial

Word

Acta

No ampliar el término de duración de una sociedad supone una causal de disolución, según lo señalado en el artículo 218 del Código de Comercio.

A continuación, te presentamos el modelo de un acta con el que se puede ampliar dicho término de duración.

14

Modelo de acta de reunión de máximo órgano social para cambio de representante legal

Word

Acta

El cambio de representante legal se puede efectuar mediante una reunión ordinaria o extraordinaria de la asamblea de accionistas o junta de socios.

A continuación, se presenta un modelo de acta para el cambio y nuevo nombramiento.

15

Modelo de acta de asamblea de constitución de empresa o fundación

Word

Acta

Cuando se piense en constituir una empresa o fundación se debe llevar un registro de las actas en las que se consignen las reuniones en las cuales se tomaron estas decisiones.

Este modelo constituye la primera acta que una empresa o fundación debe elaborar para iniciar sus actividades.

16

Modelo de acta de cesión y venta de cuotas sociales a terceros a la sociedad de responsabilidad limitada

Word

Acta

En una sociedad de responsabilidad limitada, para que los socios cedan parte de sus cuotas a un tercero, es necesario que la junta de socios autorice y apruebe esta decisión.

En este formato editable se incluye un modelo mediante el cual la junta puede otorgar tal autorización.

17

Modelo de convocatoria de asamblea general ordinaria de copropietarios

Word

Guía

Para convocar a la asamblea general de copropietarios a reuniones ordinarias, el administrador de la propiedad horizontal debe enviar una comunicación escrita a cada copropietario, con la información de la reunión.

Compartimos un modelo que será de gran utilidad para hacer esta convocatoria.

18

Modelo de acta de decisiones de asamblea general ordinaria de copropietarios

Word

Acta

Este modelo de acta de asamblea general ordinaria de copropietarios, que ha sido elaborado conforme a los lineamientos de la Ley 675 de 2001, te permitirá dejar constancia de los temas y decisiones aprobados por los copropietarios de cada propiedad horizontal.

19

Modelo de poder para nombrar delegado o apoderado en asamblea de copropietarios

Word

Carta

Cuando el copropietario no puede asistir a una asamblea ordinaria o extraordinaria, podrá delegar en un tercero para que asista a esta. Para ello, se debe realizar formalmente dicha delegación mediante un poder de representación.

Encuentra aquí un modelo que te permitirá realizar este proceso.

 

Descarga aquí el pack: Modelos y guías para asambleas de accionistas, socios y copropietarios.

Por último, si deseas ampliar tu conocimiento sobre cómo utilizar esta herramienta, te invitamos a revisar el siguiente video:

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