Realización de un adecuado cierre contable: 10 respuestas clave

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  • Publicado: 9 enero, 2019

Las entidades se encuentran obligadas a realizar el cierre contable conforme a los nuevos marcos contables de información financiera y según el grupo al cual clasifican. A continuación, nuestro equipo experto en la materia aporta 10respuestas clave a preguntas frecuentes sobre el tema. 

Aspectos por considerar para realizar un adecuado cierre contable

Para hacer un adecuado cierre contable se debe tener el pleno conocimiento de las partidas reportadas en los diferentes estados financieros, para poder llevar a cabo, por ejemplo, los siguientes procesos: arqueos de caja, circularización de cartera, evaluación de la propiedad, planta y equipo; toma física de inventarios, medición de los activos biológicos al valor razonable, circularización de pasivos, entre otros.

Obligación de realizar el cierre contable con corte al 31 de diciembre

Los nuevos marcos contables no establecen en particular una fecha para realizar el cierre contable. Sin embargo y por analogía con lo establecido en el Estatuto Tributario y el Código de Comercio, disposiciones normativas que establecen que los estados financieros deben ser presentados con corte al 31 de diciembre de cada año; el cierre contable se realiza en la misma fecha con la finalidad de guardar correspondencia.

Estados financieros obligatorios a presentar para el cierre contable

Para despejar la duda en cuestión se debe abordar la sección 3 del Estándar Internacional para Pymes, puntualmente lo que señala el párrafo 3.17. 

De acuerdo con dicha normatividad, se precisa que una entidad debe presentar los siguientes estados financieros: 

  1. Estado de situación financiera. 
  2. Estado de flujos de efectivo. 
  3. Se puede incluir el estado de resultado integral y las partidas de otro resultado integral o el estado de resultados y el otro estado de resultado integral. 
  4. Estados de cambios en los patrimonios. 
  5. Notas a los estados financieros.

Periodicidad para migrar de un grupo de convergencia contable a otro

Cuando una entidad no cumple los requisitos para estar en determinado grupo (1, 2 o 3), puede tomar la decisión de migrar a aquel que, a su consideración, se ajusta mejor a sus nuevas condiciones. Sin embargo, se debe tener muy presente que, para efectuar dicho cambio, se hace necesario cumplir ciertos tiempos, según lo indicado en el Decreto 2420 de 2015, modificado a su vez, entre otras normas, por el Decreto 2496 de 2015.

Periodicidad para realizar cambios de políticas contables

Para dar respuesta a la consulta se debe estudiar la sección 10 del Estándar Internacional para Pymes, disposición que hace referencia a la aplicación de las políticas contables, las cuales son utilizadas como parámetros para llevar a cabo los procesos de medición, reconocimiento, presentación y revelación de las operaciones comerciales de la entidad. 

Vale la pena aclarar que las políticas contables pueden ser ajustadas cuando se logra identificar que cambiaron las condiciones tenidas en cuenta para su determinación.

Tratamiento contable de la diferencia en cambio en entidades del grupo 1 y 2

El reconocimiento de la diferencia en cambio es aplicado en una entidad del grupo 1 y del grupo 2 de la misma manera, por lo tanto si se habla de una entidad del grupo 2 se deben seguir las instrucciones dadas en la sección 30 del Estándar Internacional para Pymes. 

Del mismo modo se precisa que de acuerdo con los nuevos marcos contables la diferencia en cambio debe ser registrada en el estado de resultados.

Frecuencia de presentación de estados financieros para los tres grupos de convergencia

Para despejar la consulta se debe abordar la sección 3 del Estándar Internacional para Pymes, puntualmente lo señalado en el párrafo 3.10. 

De acuerdo con la citada normatividad se puede concluir que por regla general toda entidad debe realizar la presentación de los estados financieros de manera anual, siempre y cuando una de ellas en particular no exija la presentación de estos por un período inferior, como es el caso de las entidades financieras o las aseguradoras.

Presentación de estados financieros de una SAS que no tuvo movimientos

Las superintendencias son las encargadas de establecer qué entidades están obligadas a presentar estados financieros mediante la expedición de requerimientos especiales. 

Es de anotar que cuando una entidad no presenta movimientos financieros durante todo el año, tal situación no la exonera de presentar los respectivos estados financieros y, a su vez, remitirlos a la superintendencia que le corresponde.

Presentación de estados financieros separados

La presentación de estados financieros separados, se encuentra a cargo de las matrices de grupos económicos, las cuales a su vez  deben haber presentado sus respectivos estados financieros consolidados de acuerdo con lo indicado en la sección 9 del Estándar Internacional para Pymes, puntualmente lo señalado en el párrafo 9.1. 

Conviene aclarar en este caso, que los estados financieros consolidados presentados por la matriz, se convierten a la vez en sus estados financieros principales.

Reconocimiento de los sobregiros bancarios en los estados financieros de una entidad del grupo 2

Al cierre de cada año una entidad debe analizar entre otros aspectos, si se presentaron sobregiros bancarios porque estos representan pasivos para la entidad y deben ser registrados en el estado de situación financiera. 

Es de anotar que, si una entidad tiene una cuenta bancaria por valor de 500 millones de pesos, pero por otro lado tiene una cuenta con un sobregiro de 100 millones de pesos, estas no pueden ser compensadas, pues cada valor debe ser registrado de manera individual.

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