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Realizar un cierre contable mensual exitoso es clave para garantizar la estabilidad financiera, asegurar la veracidad de los estados financieros y cumplir con las obligaciones fiscales a tiempo. Este proceso exige revisar a fondo los registros contables, realizar conciliaciones precisas y asegurar una documentación organizada que permita trazar cada operación registrada.
En esta conferencia, Natalia Ortega Ortega, contadora pública y asesora tributaria, presenta un checklist práctico con los principales pasos y recomendaciones clave para lograr un cierre contable mensual eficiente, ordenado y alineado con las exigencias fiscales y administrativas que garantizan la confiabilidad de la información financiera.
Encuentra aquí los detalles:
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Uno de los primeros pasos es verificar que la información registrada en el software contable coincida con la reportada en la planilla de seguridad social. Este proceso es crucial para evitar omisiones en la afiliación de empleados o errores en la tarifa de riesgos laborales.
La conciliación bancaria permite verificar que los movimientos registrados en el banco coincidan con los del auxiliar contable. Es recomendable mantener un archivo por cada banco y por mes, con hojas separadas para movimientos bancarios, auxiliares contables y gastos.
Es fundamental comparar los reportes de facturación electrónica descargados desde la Dian con los registros contables. Esto incluye facturas de venta, compras, documentos soporte y nómina electrónica.
Ejemplo de control de consecutivos:
Documento | Consecutivo actual | Consecutivo anterior | Diferencia esperada |
Nómina | 125 | 124 | -1 |
Soporte | 917 (faltante) | 916 | -1 (Error) |
Tener presente la vigencia de las resoluciones de facturación evita bloqueos operativos. Se recomienda:
La revisión de impuestos como IVA, retención en la fuente e ICA debe realizarse con base en los reportes de la Dian y los balances contables. Se recomienda utilizar archivos Excel con anexos por cada impuesto.
Una herramienta relevante es el uso de tablas dinámicas para agrupar los valores de impuestos por proveedor y compararlos con los del software. Si se encuentran diferencias, podrían deberse a:
Es indispensable que los valores de IVA, retenciones e impuesto al consumo estén alineados con los documentos registrados en la Dian.
En el caso de las retenciones, se recomienda mantener un archivo con la siguiente estructura:
Proveedor | Ciudad | Aplica ReteICA | Aplica Retefuente | Aplica ReteIVA |
Empresa A | Bogotá | Sí | No | Sí |
Con base en este análisis, es posible detectar si alguna factura debió tener una retención aplicada y no la tiene, o viceversa.
Las retenciones de facturas que quedaron pendientes al 31 de diciembre deben causarse antes del cierre. Así se asegura su correcta inclusión en certificados y reportes exógenos.
No basta con que el proveedor los solicite. Es recomendable enviar proactivamente certificados de:
Aunque muchos softwares contables calculan automáticamente las depreciaciones, es importante verificar que los valores sean correctos.
Es esencial solicitar periódicamente estados de cuenta a proveedores y enviar estados de cuenta a clientes para evitar errores en los saldos.
Verificar que la nómina electrónica se haya enviado dentro de los plazos establecidos por la Dian y que se hayan realizado los eventos de recepción electrónica de compras.
Los créditos bancarios deben ser conciliados mensualmente para asegurar que los abonos estén correctamente distribuidos entre capital e intereses.
Generar balances de prueba por terceros permite identificar saldos contrarios o inconsistencias en cuentas por pagar, anticipos y otras cuentas.
Llevar un registro detallado de los periodos de vacaciones disfrutados y pendientes es clave para calcular correctamente las provisiones al cierre del año.
Una vez finalizado el cierre, es indispensable bloquear la fecha en el software contable para evitar modificaciones posteriores.
Importancia:
Llevar un calendario por cliente y tipo de obligación: IVA, retenciones, renta, exógena, etc. Puede utilizarse Google Calendar para programar alertas y enviar notificaciones por correo al cliente.
La relación entre contador y cliente debe basarse en una comunicación clara, constante y documentada.
🔍 Revisa minuciosamente cada conciliación mensual
Verifica que los saldos bancarios, planillas de seguridad social, facturación electrónica y registros contables coincidan. Esto asegura que la información financiera sea confiable y evita errores graves.
📊 Valida y cruza los impuestos antes de presentar
Antes de declarar IVA, retención o ICA, asegúrate de que los valores registrados coincidan con lo reportado por los terceros y con lo que exige la Dian.
📅 Mantén un calendario tributario actualizado
Utiliza herramientas como Google Calendar para programar alertas y compartir con tus clientes las fechas clave de presentación de impuestos, renta y exógena.
📧 Usa siempre el correo electrónico para comunicarte con el cliente
Centraliza los recordatorios, solicitudes y confirmaciones por correo. Esto deja evidencia clara de cada interacción y facilita el seguimiento.
🔒 Bloquea el periodo contable en el software una vez finalizado
Evita modificaciones no autorizadas en la información revisada, lo que garantiza la integridad de los informes y declaraciones ya presentadas.
💡 Presupuesta los impuestos y notifícalos con anticipación al cliente
Informa al cliente cuánto deberá pagar en impuestos antes del cierre del periodo, para que pueda prepararse financieramente y evitar retrasos.
📂 Conserva un archivo detallado y ordenado de soportes y comprobantes
Asegura que todos los pagos tengan respaldo y que el auxiliar contable entienda los requisitos documentales necesarios según el tipo de operación.
Natalia Ortega Ortega
Contadora pública de la Universidad Libre de Cali, asesora tributaria, contable y financiera. Con experiencia en implementación de software por más de 8 años. CEO de Nao Asesoría Tributaria & Financiera.
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