Realizar un cierre contable mensual exitoso es clave para garantizar la estabilidad financiera, asegurar la veracidad de los estados financieros y cumplir con las obligaciones fiscales a tiempo. Este proceso exige revisar a fondo los registros contables, realizar conciliaciones precisas y asegurar una documentación organizada que permita trazar cada operación registrada.

En esta conferencia, Natalia Ortega Ortega, contadora pública y asesora tributaria, presenta un checklist práctico con los principales pasos y recomendaciones clave para lograr un cierre contable mensual eficiente, ordenado y alineado con las exigencias fiscales y administrativas que garantizan la confiabilidad de la información financiera.

Encuentra aquí los detalles:

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1. Conciliación de la planilla de seguridad social

Uno de los primeros pasos es verificar que la información registrada en el software contable coincida con la reportada en la planilla de seguridad social. Este proceso es crucial para evitar omisiones en la afiliación de empleados o errores en la tarifa de riesgos laborales.

Recomendaciones:

• Utilizar un archivo Excel con dos hojas: una con el detalle por empleado y otra con los totales por entidad.
• Comparar los valores del software contable con los reportados por el operador (como Aportes en Línea o Mi Planilla).
• Identificar diferencias significativas que puedan representar errores de digitación o de cálculo.

 2. Conciliación bancaria mensual

La conciliación bancaria permite verificar que los movimientos registrados en el banco coincidan con los del auxiliar contable. Es recomendable mantener un archivo por cada banco y por mes, con hojas separadas para movimientos bancarios, auxiliares contables y gastos.

Consejos prácticos:

• Descargar los extractos bancarios y compararlos con los registros contables.
• Identificar transacciones duplicadas, mal clasificadas o ausentes.
• Revisar abonos cruzados incorrectamente y diferencias por centavos.

3. Verificación de facturación electrónica con la Dian

Es fundamental comparar los reportes de facturación electrónica descargados desde la Dian con los registros contables. Esto incluye facturas de venta, compras, documentos soporte y nómina electrónica.

Pasos clave:

• Descargar los archivos desde el portal de la Dian.
• Verificar consecutivos enviados para detectar omisiones.
• Comparar los valores de impuestos (IVA, retenciones) con los registrados en el software contable.

Ejemplo de control de consecutivos:

Control de fechas de resolución de facturación electrónica

Tener presente la vigencia de las resoluciones de facturación evita bloqueos operativos. Se recomienda:

• Crear un calendario compartido con el cliente.
• Usar alertas en Google Calendar.

4. Revisión de impuestos y retenciones

La revisión de impuestos como IVA, retención en la fuente e ICA debe realizarse con base en los reportes de la Dian y los balances contables. Se recomienda utilizar archivos Excel con anexos por cada impuesto.

Elementos a revisar:

• Comparar valores de IVA por proveedor entre Dian y contabilidad.
• Verificar retenciones aplicadas correctamente según el perfil fiscal del proveedor.
• Realizar cierres contables por periodo para dejar en cero las cuentas de impuestos.

Una herramienta relevante es el uso de tablas dinámicas para agrupar los valores de impuestos por proveedor y compararlos con los del software. Si se encuentran diferencias, podrían deberse a:

• Facturas registradas con NIT erróneo.
• Doble registro de facturas.
• Omisión de facturas en el software contable.

Es indispensable que los valores de IVA, retenciones e impuesto al consumo estén alineados con los documentos registrados en la Dian.

En el caso de las retenciones, se recomienda mantener un archivo con la siguiente estructura:

Con base en este análisis, es posible detectar si alguna factura debió tener una retención aplicada y no la tiene, o viceversa.

Causación de retenciones de fin de año

Las retenciones de facturas que quedaron pendientes al 31 de diciembre deben causarse antes del cierre. Así se asegura su correcta inclusión en certificados y reportes exógenos.

Generación y entrega de certificados

No basta con que el proveedor los solicite. Es recomendable enviar proactivamente certificados de:

• Retefuente.
• Retención de IVA.
• Retención de ICA.

5. Conciliación de activos fijos y depreciaciones

Aunque muchos softwares contables calculan automáticamente las depreciaciones, es importante verificar que los valores sean correctos.

Revisión sugerida:

• Mantener un archivo con el listado de activos, vida útil, valor de adquisición y depreciación mensual.
• Comparar los valores contables con los calculados manualmente.
• Verificar que las cuentas de activos y depreciaciones estén correctamente reflejadas en el balance.

6. Conciliación de cuentas por pagar y por cobrar

Es esencial solicitar periódicamente estados de cuenta a proveedores y enviar estados de cuenta a clientes para evitar errores en los saldos.

Buenas prácticas:

• Confirmar que las facturas estén correctamente registradas como pagadas o pendientes.
• Verificar anticipos no legalizados y cruzarlos con las facturas correspondientes.
• Mantener comunicación constante con proveedores y clientes para resolver discrepancias.

7. Control de nómina electrónica y recepción de documentos

Verificar que la nómina electrónica se haya enviado dentro de los plazos establecidos por la Dian y que se hayan realizado los eventos de recepción electrónica de compras.

Recomendaciones:

• Utilizar reportes del software contable para verificar eventos pendientes.
• Mantener un archivo con el historial de recepciones electrónicas.
• Recordar al cliente la importancia de cumplir con estos procesos a tiempo.

8. Conciliación de créditos y obligaciones financieras

Los créditos bancarios deben ser conciliados mensualmente para asegurar que los abonos estén correctamente distribuidos entre capital e intereses.

Sugerencias:

• Revisar los extractos de crédito enviados por los bancos.
• Verificar que los saldos contables coincidan con los saldos reales.
• Registrar correctamente los intereses y abonos a capital.

9. Revisión de saldos contables y balance de prueba

Generar balances de prueba por terceros permite identificar saldos contrarios o inconsistencias en cuentas por pagar, anticipos y otras cuentas.

Aspectos a considerar:

• Identificar terceros con saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
• Revisar anticipos sin legalizar y cuentas por pagar duplicadas.
• Depurar periódicamente para facilitar la presentación de información exógena, evitando errores en formatos como el 1007, 1009 o 1011.

10. Control de vacaciones y provisiones

Llevar un registro detallado de los periodos de vacaciones disfrutados y pendientes es clave para calcular correctamente las provisiones al cierre del año.

Herramientas útiles:

• Archivo Excel con listado de empleados, periodos pendientes y valores estimados.
• Verificar que las provisiones coincidan con los valores reales al 31 de diciembre.
• Evitar depender de la memoria del personal para conocer el estado de vacaciones.

11. Bloqueo de fechas en el software contable

Una vez finalizado el cierre, es indispensable bloquear la fecha en el software contable para evitar modificaciones posteriores.

Importancia:

• Garantiza la integridad de la información presentada ante la Dian.
• Evita que usuarios no autorizados realicen cambios en periodos cerrados.
• Debe ser una función exclusiva del contador o administrador del sistema.

12. Calendario tributario y alarmas

Llevar un calendario por cliente y tipo de obligación: IVA, retenciones, renta, exógena, etc. Puede utilizarse Google Calendar para programar alertas y enviar notificaciones por correo al cliente.

13. Comunicación efectiva con el cliente

La relación entre contador y cliente debe basarse en una comunicación clara, constante y documentada.

Recomendaciones:

• Utilizar el correo electrónico como canal principal de comunicación.
• Compartir calendarios de obligaciones fiscales y generar alertas.
• Documentar todas las solicitudes, correcciones y entregas de información.

Recomendaciones finales

🔍 Revisa minuciosamente cada conciliación mensual

Verifica que los saldos bancarios, planillas de seguridad social, facturación electrónica y registros contables coincidan. Esto asegura que la información financiera sea confiable y evita errores graves.

📊 Valida y cruza los impuestos antes de presentar

Antes de declarar IVA, retención o ICA, asegúrate de que los valores registrados coincidan con lo reportado por los terceros y con lo que exige la Dian.

📅 Mantén un calendario tributario actualizado

Utiliza herramientas como Google Calendar para programar alertas y compartir con tus clientes las fechas clave de presentación de impuestos, renta y exógena.

📧 Usa siempre el correo electrónico para comunicarte con el cliente

Centraliza los recordatorios, solicitudes y confirmaciones por correo. Esto deja evidencia clara de cada interacción y facilita el seguimiento.

🔒 Bloquea el periodo contable en el software una vez finalizado

Evita modificaciones no autorizadas en la información revisada, lo que garantiza la integridad de los informes y declaraciones ya presentadas.

💡 Presupuesta los impuestos y notifícalos con anticipación al cliente

Informa al cliente cuánto deberá pagar en impuestos antes del cierre del periodo, para que pueda prepararse financieramente y evitar retrasos.

📂 Conserva un archivo detallado y ordenado de soportes y comprobantes

Asegura que todos los pagos tengan respaldo y que el auxiliar contable entienda los requisitos documentales necesarios según el tipo de operación.

Acerca del conferencista

Natalia Ortega Ortega

Contadora pública de la Universidad Libre de Cali, asesora tributaria, contable y financiera. Con experiencia en implementación de software por más de 8 años. CEO de Nao Asesoría Tributaria & Financiera.

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