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[ORO] Formato exógena 1001 por el año gravable 2019: reporte de pagos o abonos en cuenta

En el formato 1001 v. 10 se reportan de forma individualizada los pagos o abonos en cuenta efectuados a terceros en Colombia o en el exterior, deducibles o no en renta, y los valores de las retenciones a título de renta, IVA y timbre practicadas o asumidas con los mismos que superen los $100.000.

Fecha de publicación: 7 de abril de 2020 [ORO] Formato exógena 1001 por el año gravable 2019: reporte de pagos o abonos en cuenta
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Actualizado: 7 de abril de 2020.
Elaborado por: Diego Guevara Madrid

En el formato 1001 v. 10 se reportan de forma individualizada los pagos o abonos en cuenta efectuados a terceros en Colombia o en el exterior, deducibles o no en renta, y los valores de las retenciones a título de renta, IVA y timbre practicadas o asumidas con los mismos que superen los $100.000.

En este ejemplo, expuesto en el archivo de Excel que encontrará para descarga al final de este editorial, se examina el caso de aquellos reportantes que no están obligados a discriminar en forma individualizada el detalle de la totalidad de los pagos a terceros, sino que solamente tienen que hacerlo con aquellos terceros a quienes efectuaron pagos o causaciones que, acumulados por todos los conceptos, sí hayan sido iguales o superiores a $100.000.

Los pagos y/o causaciones que no superan esos topes los pueden agrupar bajo el NIT “222.222.222 cuantías menores” según el concepto al que correspondan (ver parágrafos 1 y 2 del artículo 16 de la Resolución 011004 de octubre de 2018).

Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1001 fueron:

1) Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con el balance de prueba del período enero a diciembre de 2019 (elaborado bajo Normas Internacionales), donde estén involucradas todas las cuentas que acumulan pagos y/o causaciones a terceros (tales como propiedad planta y equipo, inversiones en instrumentos de patrimonio, inventarios, activos biológicos, gastos pagados por anticipado, utilidades acumuladas que hayan sido repartidas, costos y gastos del ejercicio, etc.). En ese balance de prueba también se deben reflejar las cuentas del pasivo por retenciones en la fuente  practicadas a terceros (o asumidas con el tercero), ya sean a título de renta o de IVA o de timbre, pues de allí se tomará el dato de las retenciones practicadas o asumidas con el tercero. Tener presente, además, que esta vez no se tendrá que reportar ningún tipo de autorretenciones en la fuente. Tratándose de las cuentas de costos y gastos solo se toman en cuenta las que sí se registran con un beneficiario externo real, es decir, sin incluir cuentas de gastos que no manejan beneficiarios externos (tales como «gasto depreciaciones», «gasto provisiones», etc.), pues estos últimos irán en otro formato distinto, a saber, el formato 1011 (ver numeral 24.4 del artículo 24 de la Resolución 011004 de 2018).

Además, si el pago se registraba junto con su valor de IVA (porque se trataba de un IVA que no se podía llevar como descontable a las declaraciones de IVA, caso, por ejemplo, de las empresas que no generan IVA en sus ventas, pues todo lo que venden es excluido del IVA), en tal caso se debe tener detallado por aparte cuánto es el valor del pago o causación  y cuánto es el valor del IVA que se dejó como mayor valor del pago o causación, pues el valor del IVA se reporta en columna independiente dentro del formato.  Así mismo, en cuanto al valor del impuesto nacional al consumo ─INC─ que pueda estar sumando junto con algunos costos o gastos (tales como compra de vehículos nuevos, gastos de restaurantes y servicios de telefonía móvil; artículo 512-1 del ET), dicho impuesto se tendría que reportar  de forma individualizada con el concepto especial 5066 y utilizando las columnas de «gasto deducible» o «gasto no deducible».

Las cuentas de ese balance de prueba deben estar abiertas con todos los beneficiarios, pero permitiendo que se vean sus  movimientos contables débitos de todo el año 2019, sus movimientos contables créditos de todo el año 2019, sus saldos contables a diciembre 31 de 2019, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales a diciembre de 2019 (pues de nuevo se pidió discriminar si el pago o devengo era “deducible” o “no deducible” en el impuesto de renta o en la declaración anual del régimen simple) y los saldos fiscales a diciembre de 2019 con los que se elaboró la declaración de renta o de ingresos y patrimonio, o la declaración anual del simple, del año gravable 2019. Recordar que, en el caso de los valores pagados o abonados en cuenta por los contribuyentes inscritos en el régimen simple, siempre terminarían reportados en su totalidad en la columna de «Gastos no deducibles».

En todo caso, esos pagos o devengos que se tomarían como “no deducibles” en la declaración de renta o del régimen simple, pero que sí se llevarían al formato 1001, tienen que ser gastos reales y no simplemente «estimados» (por ejemplo, estimar una indemnización de un proceso que está ante los jueces). Recordar, además, que en el caso de los pagos o abonos en cuenta por rentas de trabajo (tanto los laborales como no laborales, pero que se sometieron a retención en la fuente con la tabla del artículo 383 del ET), no serán reportados dentro del formato 1001, pues solo serán reportados dentro del formato 2276 (ver parágrafos 12 y 13 del artículo 16, y también el artículo  36 de la Resolución 011004 de 2018).

Sin embargo, cuando se haya hecho pagos por rentas de trabajo no laborales (por ejemplo, honorarios, comisiones, servicios) y el beneficiario haya cobrado IVA, solo el valor del «IVA que se dejaba como mayor valor del gasto» y su respectiva «retención a título de IVA» se reportarán dentro del formato 1001 (ver el parágrafo 3 del artículo 36 de la Resolución 11004 de 2018, el cual fue agregado con el artículo 13 de la Resolución 000008 de enero de 2020). Además, en el caso de los pagos o abonos en cuenta hechos a EPS, fondos de pensiones, ARL, ICBF, Sena y cajas de compensación se hará necesario conocer cuál fue el «aporte del empleador» (el cual irá a la columna de gasto deducible) y cuál fue el «aporte del trabajador» (el cual irá a la columna de gasto no deducible; ver parágrafo 10 del artículo 16 de la Resolución 011004 de 2018). En los pagos o abonos a EPS se reportaría solo los aportes obligatorios del empleador y trabajador (no se incluirían entonces otros valores como copagos para atención de beneficiarios diferentes a los del grupo básico del cotizante). En los pagos o abonos a fondos de pensiones se reportan solo los aportes obligatorios sin incluir aportes voluntarios.

2) Si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante el año 2019 como miembro de un consorcio o unión temporal, o si durante el 2019 actuó como mandante en contratos de mandato, o si durante el 2019 participó con cuentas conjuntas en contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, o si durante el 2019 fue un participe oculto en un contrato de cuentas en participación, en tales casos eliminaría del archivo de Excel los costos y gastos que figuran en sus contabilidades, pero que fueron originados por su participación en esos consorcios o uniones temporales, o por su participación en los contratos de mandato, o en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, o en los contratos de cuentas en participación, pues tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio o unión temporal, o por el mandatario que los representó, o por el operador del contrato de exploración, o por el socio gestor del contrato de cuentas en participación, usando para ello el formato especial 5247 mencionado en el artículo 26 de la Resolución (ver el parágrafo del artículo 26 de la Resolución 011004 de 2018).

Sin embargo, y según lo indicado en el parágrafo 2 del artículo 1 de la Resolución 011004 de 2018, si quienes actuaban como intermediarios en estas operaciones (es decir, el consorcio, o el mandatario, o el gestor, etc.) se llegaron a liquidar durante el año 2019 y también cancelaron su RUT durante el 2019, es claro que tales intermediarios no le reportaron a la Dian en el formato 5247 las operaciones por la fracción de año 2019 y, por consiguiente, solo en ese caso serán los consorciados, o los mandantes, etc., quienes sí tendrán que reportar tales operaciones en su formato 1001.

3) Si el reportante es una persona natural o sucesión ilíquida, recordar que solo debe reportar los valores por costos o gastos (deducibles o no deducibles) que se relacionen solamente con sus «rentas de capital» y de «rentas no laborales» (ver parágrafo 3 del artículo 1 de la Resolución 011004 de 2018; ver, por ejemplo, renglones 40, 43, 52 y 55 del formulario 210 del año gravable 2019, según el proyecto de resolución publicado el 12 de marzo de 2020). Los demás valores por costos y gastos (como aquellos que se lleven al renglón 33 del formulario 210) no se tendrían que reportar.

4) Luego, tratar de convertir dicho balance de prueba en una “Base de datos” donde, para cada registro, se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el NIT del tercero, el nombre del tercero, los movimientos contables débitos y crédito del año, su saldo contable a diciembre de 2019, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales, los saldos fiscales a diciembre de 2019 y los valores por aportes pagados o abonados en cuenta a seguridad social y parafiscales discriminados entre la «parte del empleador» y la «parte del trabajador».

5) Del anterior cuadro general se pueden extractar por aparte lo que sería la “sub-base de datos” con los pagos labores, pues ellos no serán reportados en el formato 1001, sino en el 2276. Queda así también formada la otra “sub-base de datos” para  las demás cuentas distintas de los pagos laborales. Además, al separar la información de los pagos labores se puede obtener información que también irá a otro formato especial, a saber, el 1011.

6) Luego, al trabajar en cada una de esas subbases de datos, se les hará a cada una un ordenamiento usando como primer criterio “el NIT” (sin importar que se mezclen NIT de beneficiarios ubicados en el exterior con NIT de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el Código contable de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2019 estén sujetos o no al régimen de precios de transferencia, deberán informar detalladamente, según el gasto contable al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior que igualen o superen los $100.000.

7) Seguidamente, hacer con Excel el cálculo de «subtotales», de tal forma que, por cada cambio en el NIT, se haga una “suma” en la columna “saldo contable a diciembre de 2019” (pues esa es la columna que involucra lo deducible y lo no deducible). Con eso se descubre cuáles terceros acumularon montos iguales o superiores a los $100.000, involucrándoles todos los distintos conceptos en que tuvieron movimientos durante el año 2019.

8) Luego, a esos terceros que sí deben ser llevados al reporte en forma individualizada (porque sus pagos y/o causaciones acumulados igualan o superan los $100.000) se les coloca un color de relleno cualquiera en la celda (en todas las celdas de su columna “saldo contable a diciembre de 2019”). Y en el caso de los valores por pagos o abonos en cuenta por aportes a seguridad social y parafiscales, el color de relleno se colocará en las columnas en las que se tiene discriminado cuánto era el «aporte del empleador» y cuánto era el aporte del trabajador.

9) Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo contable a diciembre de 2019” queden sin color de relleno, serán los que integrarían los registros especiales de «cuantías menores» en los cuales se utiliza el nro. de documento especial «222.222.222». Y para poder armar el registro especial de cuantías menores por cada “concepto” (es decir, el registro de las cuantías menores de «honorarios”, de “servicios”, etc.), lo que se hace es remover los subtotales hechos con Excel y volver a hacer el ordenamiento de toda la base de datos usando esta vez como criterio el “Código de la cuenta”.

Tenga en cuenta que entre el 7 y 17 de abril pondremos a su disposición las siguientes plantillas que sirven de guía para preparar la información exógena por el año gravable 2019. Son 14 guías, incluyendo este archivo. ¡Espérelas!:

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