[ORO] Formato exógena 1009 por el año gravable 2019: reporte de cuentas por pagar

Última actualización: hace 2 años (14 abril, 2020)

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Fecha de actualización: 14 de abril de 2020.
Elaborado por: Diego Guevara Madrid

En el formato 1009 v. 7 se reportan los saldos fiscales de las cuentas por pagar a diciembre 31 de 2019. Si el reportante es una persona natural o asimilada, solo deberá detallar pasivos a diciembre 31 que se relacionen con sus cédulas de rentas de capital y rentas no laborales.

En esta guía en Excel que podrá descargar al final de este editorial, le entregamos las instrucciones para preparar el formato 1009 v. 7. Recuerde que para poder organizar la información de forma que se pueda conocer qué terceros acumulan saldos por todo tipo de cuenta por pagar, iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a $1.000.000, todo dependiendo del tope que cada reportante deba utilizar), los pasos que sugerimos efectuar son los siguientes:

1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con los códigos contables y nombres de las cuentas del pasivo, sus beneficiarios y los saldos fiscales a diciembre de 2019 para todas las cuentas por pagar (incluido hasta el pasivo del cálculo actuarial de pensiones de jubiliación si la entidad lo maneja), y que el valor total de estos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad o persona reportante haya llevado al renglón de «total pasivos» de su formulario para declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2019. Si el reportante es una persona natural que declara renta en el formulario 210, en ese caso su hoja de trabajo solo incluirá las datos de los pasivos a diciembre 31 que se relacionen solamente con sus «rentas de capital» y «rentas no laborales» (ver parágrafo 3 del artículo 1 de la Resolución 011004 de 2018).

2. Luego, si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2019 como mandante en contratos de mandato, o como asociado en un contrato de exploración de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unión temporal, o como partícipe oculto en un contrato de cuentas en participación, en ese caso se retirarían los pasivos existentes fiscalmente a diciembre 31 de 2019, pero que fueron originados en las operaciones desarrolladas a través de los contratos de mandato, o los contratos de exploración, o los consorcios y uniones temporales, o los contratos de cuentas en participación, pues tales cuentas por pagar serán reportadas únicamente por el mandatario que los representó en el contrato de mandato, o por el operador del contrato de exploración, o por el consorcio en el cual participaron, o por el gestor del contrato de cuentas en participación (ver parágrafo 1 del artículo 26 de la Resolución 011004 de 2018).

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3. Con los pasivos que queden, y sin incluir la cuenta de «pasivo del cálculo actuarial» (ya que este pasivo se reportará en su totalidad con el NIT del informante), se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una “Base de datos” donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el NIT del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2019.

4. Luego, a dicha base de datos se le efectúa un ordenamiento usando como primer criterio “el NIT” (sin importar que se mezclen NIT de beneficiarios ubicados en el exterior con NIT de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el código contable de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2019 estuvieron sujetos o no al régimen de precios de transferencia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por pagar al que correspondan, a sus beneficiarios del exterior. Además, cuando se tenga que reportar a terceros del exterior que sean personas naturales, no se podrán reportar con tipo de documento «43» (sin identificación del exterior) y usando los seudonits 444444001 hasta 444449999. Eso solo se permitirá para reportar a los terceros del exterior que sean personas jurídicas. Por tanto, a los terceros del exterior que sean personas naturales siempre se les deberá reportar con tipo de documento «42» (documento extranjero) y el número de identificación fiscal que utilizan en el exterior para efectos del impuesto de renta de sus respectivos países.

5. Calcular subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la “suma” en la columna “saldo fiscal” por cada cambio en el NIT. Con esto se descubre cuales terceros acumularon saldos iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a $1.000.000, según el tope que le corresponda a cada informante), involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2019.

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6. Luego, a los terceros que sí deben ser llevados en forma individualizada al reporte (porque sus saldos acumulados, reuniendo todas las cuentas por pagar en que figuran con saldos, sí fueron iguales o superiores a $500.000, o igulaes o superiores a $1.000.000), se les coloca un color de relleno cualquiera en la celda (en todas las celdas de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2019″).

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7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a diciembre de 2019” queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “cuantías menores” con registro único 222.222.222 ─ cuantías menores. La forma de armar ese registro especial de las «cuantías menores» dentro de cada concepto (es decir, las «cuantías menores de proveedores», o las «cuantías menores de obligaciones financieras», etc.), sería realizando otra vez el ordenamiento de la base de datos, pero usando como criterio el “el código contable de la cuenta”.

Tenga en cuenta que entre el 7 y 17 de abril pondremos a su disposición las siguientes plantillas que sirven de guía para preparar la información exógena por el año gravable 2019. Son 14 guías, incluyendo este archivo. ¡Espérelas!:

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