Certificación del contador o revisor fiscal para la inscripción de libros en la Cámara de Comercio

Este modelo de certificación debe ser emitido por el contador público o revisor fiscal de un comerciante si requiere efectuar la inscripción de libros en la cámara de comercio y a los anteriores les faltan pocos folios por utilizar, según lo señalado en el artículo 9 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015.

El artículo 28 del Código de Comercio –CCo–, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, señala que deben inscribirse en el registro mercantil los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; y en el registro de entidades sin ánimo de lucro, los libros de registro de asociados y los de actas del máximo órgano.

Al respecto, el artículo 9 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015 señala que para registrar un nuevo libro en el registro mercantil es necesario que se acredite cualquiera de las siguientes situaciones:

1. Que el libro anterior esté terminado o le falten pocos folios por utilizar.
2. Que el libro anterior deba ser sustituido por causas ajenas al comerciante.

Lo anterior se logra presentando el libro preliminar o una certificación del contador público o el revisor fiscal, si el comerciante está obligado a tenerlo. En este formato te compartimos un modelo de dicha certificación para la inscripción de un libro en la cámara de comercio.

Actas, libros y documentos

Resulta preciso establecer las diferencias entre actas, libros y documentos en una sociedad comercial, a saber:

• Acta: es el documento mediante el cual se consignan y agrupan los puntos y acuerdos discutidos y adoptados en una reunión, con la finalidad de darles validez. En este documento deben consignarse las decisiones que se acojan en las juntas de socios, asambleas de accionistas y juntas directivas, entre otros.
• Libros: comprenden el conjunto de hojas que se destinan para almacenar la información relacionada con los negocios, operaciones o actividades que se realizan en la empresa o entidad.
• Documento: es aquel escrito mediante el cual constan las decisiones tomadas por una o más personas, en el que se disponen derechos o se toman a nombre propio (sociedades unipersonales), o en virtud de los cargos; decisiones que afectan a una sociedad o a una entidad sin ánimo de lucro.

Inscripción de libros en la cámara de comercio

Además de la obligación que representa para los comerciantes la inscripción de libros en la cámara de comercio, esta acción trae consigo una serie de beneficios:

• En materia tributaria, los libros constituyen prueba a favor del contribuyente, siempre que se lleven en debida forma. 
• En materia comercial se tienen como plena prueba, es decir, aquella que acredita completamente la veracidad de un hecho.
• Se produce el efecto de la oponibilidad: facultad de hacer valer un derecho contra un tercero.

Por último, te compartimos el siguiente video en el que el Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de Actualícese, responde al siguiente interrogante: ¿Existe una sanción tributaria por no llevar el libro de inventarios?

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