Cómo llevar la contabilidad de un negocio: aprende a hacerlo en 5 pasos

La contabilidad es uno de los aspectos más importantes de cualquier negocio, no importa si este es grande o pequeño, porque permite entender en qué estado se encuentra y hacer una gestión adecuada de los recursos financieros, así como, llevar un registro detallado de todas sus operaciones.

Por ello es fundamental descubrir un método idóneo y práctico que cumpla con la normatividad exigida y que facilite las tareas operativas para mejorar el plan estratégico y tomar mejores decisiones.  En este artículo te contamos cómo hacerlo. 

Requisitos para llevar la contabilidad de tu empresa

Lo más importante para llevar la contabilidad de una empresa es entender su naturaleza y cómo funciona el mercado para luego sí medir las transacciones que realiza y los recursos con los que cuenta.

Para ello existen diferentes herramientas que no sólo optimizan los procesos contables, sino que, además, los sistematizan con el fin de centralizar toda la información y tener un mejor acceso a ella. Es el caso de los softwares contables que permiten registrar todos los movimientos de la empresa cumpliendo con la normatividad estipulada o con las actualizaciones y nuevos regímenes que se decretan.

Es clave que estos sistemas cumplan con ciertas características y funcionalidades las cuales brinden la mejor experiencia. Estas son:

• Que sea en la nube, es decir que se pueda manejar desde internet
• Que tenga registro de compras y de gastos
• Que sea posible importar información por interfaces
• Que se puedan modificar las cuentas
• Registro de comprobantes contables
• Emisión de informes de estado de situación financiera

Lo interesante de estos software es que son muy económicos, incluso hay algunos proveedores tecnológicos como Siigo que manejan un plan gratuito para los contadores o empresarios que quieran implementar el programa bien para usarlo en su trabajo del día a día o para implementarlo en su empresa. Además, por ser un sistema que funciona en la nube la información que se almacena siempre está segura al realizarse backups automáticos que la guardan y soportan.

Importancia de la contabilidad en las pymes 

La contabilidad es fundamental para que cualquier empresa logre manejar la estabilidad de sus finanzas y pueda obtener beneficios económicos mientras da seguimiento a las transacciones comerciales que se realizan y permite conocer cuáles son los ingresos, egresos, gastos, costos y demás información importante clave a la hora de tomar decisiones.

Cuando analizamos por qué es importante la contabilidad, podemos concluir que su principal utilidad es que permite administrar el dinero de la mejor forma posible, con claridad y precisión.

Pasos para llevar una contabilidad básica

Ahora bien, es necesario tener en cuenta que la tarea contable implica un proceso detallado y cuidadoso que permite y regula un mejor uso de las herramientas informáticas. Al seguir los pasos que te presentamos a continuación puedes llevar una contabilidad ordenada y al día para que evites posibles errores.

1.   Reunir toda la información contable

Es fundamental guardar y agrupar todos los documentos contables de los movimientos realizados en la empresa a medida que se van desarrollando, así como, toda la información de las operaciones para que a la hora de analizarla esté en un mismo lugar y sea mucho más fácil acceder a ella.

2.   Poner en orden ingresos y gastos

Es importante que día a día se registre y soporte dentro del software contable todos los ingresos y gastos que se realizan, es decir, tanto el dinero que se recibe y se toma por utilidades o ganancias, como el dinero que sale por gastos o inversiones.

3.   Declarar y pagar impuestos

Todas las empresas deben cumplir con ciertas obligaciones tributarias, por eso debes presentar declaraciones y pagos fiscales, de impuestos como el IVA y la Renta, ante la DIAN con los que informas sobre la actividad económica de la organización demostrando su legalidad y rentabilidad.

4.   Cuentas al día

Es indispensable que se registre, soporte y guarde cada movimiento y transacción a medida que se van efectuando así, a la hora de realizar los cierres contables o estados financieros de la actividad todo está al día y no omites ningún dato.

5.   Comprobar toda la información y cuentas

Cada cierto período de tiempo es importante que revises que toda la información contable es correcta y se está registrando de manera adecuada así a la hora de presentar tu información fiscal todo estará en orden y evitarás posibles sanciones. Ten en cuenta que un dato mal registrado o una cuenta mal analizada puede afectar en la gestión contable de tu negocio.

Consejo de Redacción Siigo 

by Laura Fernanda Amaya Jimenez, copywriter