Concepto 220-195906 de 13-10-2016

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-195906
13-10-2016

Ref: Régimen de deberes de administradores. Radicación 2016- 01-449198 06/09/2016

Aviso recibo de su escrito radicado con el número citado en la referencia, mediante eleva la siguiente consulta:

“Cuando se ha removido un administrador de una compañía y el administrador entrante convoca a reunión de asamblea o de junta de socios para que rinda cuentas de su gestión dentro de los 30 días siguientes a su remoción, pero éste no rinde tales cuentas en los términos de los artículos 45, 46 y 47 de la Ley 222 de 1995, qué medidas puede adoptar un administrador para lograr la correspondiente rendición de cuentas?.”

“Si haya cambio de administrador de una sociedad y el nuevo administrador encuentra que el libro de actas de socios está con tachones en algunas hojas, la impresión de algunas actas es ilegible, existen anulaciones de hojas sin justificación y encuentra actas sin formar, qué medidas puede tomar el nuevo administrador para subsanar esas irregularidades si el administrador saliente no ha rendido cuentas de sus gestión?.”

“En el evento que haya cambio de administrador de una compañía y se encuentra que no se ha convocado a la asamblea o junta de socios para aprobar estados financieros de vigencias anteriores y los accionistas están en desacuerdo con el contenido de esos estados financieros, es obligatorio que los accionistas voten aprobándolos o es posible que los imprueben? Es suficiente con que el nuevo administrador convoque al máximo órgano social para los (sic) aprueben o impruebe, para que éste cumpla sus deberes como administrador?.”

Sobre el particular se debe señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen su responsabilidad.

Bajo esa premisa, es pertinente efectuar las siguientes consideraciones generales de orden normativo y conceptual.

(i). Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión, en los términos de los artículos 45, 46 y 47 de la Ley 222 de 1995.

Sin embargo, puede acontecer que los administradores no cumplen con esta responsabilidad fundamental de presentar al máximo órgano social, la información adecuada de los pormenores y aspectos trascendentales, económicos Juridicos contables administrativos de la evolución de los negocios del ente societario, al término de su gestión.

En ese evento los nuevos administradores pueden hacer uso del ordenamiento legal, el cual le permite a través de la “rendición provocada de cuentas”, exigir a los administradores negligentes dicha responsabilidad, la cual puede promover ante la jurisdicción ordinaria, en los términos de los artículos 379 y 380 del Código General del Proceso.

Adicionalmente, es posible hacer uso de las facultades previstas en el numeral 5° del artículo 24 del Código General del Proceso, en torno de la resolución de conflictos societarios de los que esta Entidad es competente para conocer, siempre que haya lugar.

(ii) En cuanto hace al tema de la reconstrucción de los libros y papeles del comerciante y en la medida en que las normas Internacionales de Información Financiera, no regularon nada en ese sentido, es dable entender a juicio de este Despacho, que resultan aplicables las normas sobre manejo y gestión documental previstas en el Decreto 2649 de 1993 que permanecen vigentes hasta tanto se expida regulación en ese sentido; así las cosas el artículo 135 del Decreto en cita, prescribió lo siguiente:

“El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

“Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

“Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

Sobre este aspecto puntual, relacionado con las infracciones a los libros de comercio, su reconstrucción etc., es pertinente remitirse al Oficio 220-031780 del 27 de febrero de 2014, en el cual este Despacho efectuó las consideraciones a que hubo lugar en desarrollo del artículo 57 del Código de Comercio y del artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, que por sí solos sirven para despejar cualquier duda en torno a la reconstrucción y adoptar las medidas correctivas y reconstructivas pertinentes en torno de los libros y papales de comercio que hoy aquejan a la sociedad.

(iii) En cuanto hace a la obligación de preparar y presentar a la asamblea de accionistas estados financieros sobre periodos anteriores para su aprobación o improbación, es claro que se está ante una situación anómala que le corresponde a los administradores que ostenten el cargo enmendar adoptando los correctivos que sean del caso.

Mediante Oficio 220-036005 mayo 20 de 2008, cuyo texto completo puede consular en la P. Web de la Entidad este despacho se pronunció sobre el procedimiento a seguir.

(…)

“En lo que respecta a la forma de preparar y presentar los estados financieros de propósito general, es de anotar que de acuerdo al artículo 32 del Decreto 2649 arriba transcrito, dichos estados financieros se deben elaborar y presentar de forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, lo que supone obviamente la preparación y presentación en su oportunidad al máximo órgano social de los estados financieros de los años precedentes, pues solo de esta manera la asamblea de accionistas o junta de socios puede evaluar la evolución de los negocios sociales, y por consiguiente la gestión de los administradores.

De esta suerte, en el evento en el que se sometan a consideración del máximo órgano social estados financieros de un período determinado (2007), sin que durante los años anteriores se hubiesen preparado y presentado los correspondientes estados financieros (2005 y 2006), se configura el desconocimiento por parte de los administradores de su deber legal de elaborar estados financieros comparativos. Sin embargo, tal situación no impide que los asociados si así lo deciden aprueben los estados financieros que les son presentados (2007), pues no existe disposición legal alguna que establezca tal prohibición, aunque corresponderá al revisor fiscal o al contador público en su caso, hacer la debida salvedad en su dictamen (artículo 38 Ley 222 de 1995).”

(…)

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el artículo 28 del C.C.A. no sin antes señalar que en la P. Web puede consultar entre otros la normatividad, los conceptos que la Entidad emite, como la Circular Básica Jurídica.