Lista de chequeo de documentos para la asamblea de accionistas o junta de socios

La asamblea de accionistas o junta de socios deberá celebrar la reunión ordinaria como mínimo una vez al año con el fin de aprobar los estados financieros y las cuentas de fin de ejercicio, decidir sobre las utilidades y revisar la situación de la compañía.

Elaboramos esta lista de chequeo para que nada se te pase por alto.

El objetivo de la lista de chequeo es proporcionar una guía para garantizar que todas las tareas, actividades y documentos necesarios sean identificados y completados de manera sistemática y eficiente. Además, permite llevar un registro claro del progreso de las actividades, facilitando el seguimiento de lo completado y lo pendiente.

Asamblea de accionistas o junta de socios

Las sociedades tienen la obligación de convocar a sus socios o accionistas por lo menos una vez al año en la fecha determinada en los estatutos o, en silencio de estos, dentro de los tres primeros meses de cada año (es decir, hasta el 31 de marzo) para reunirse en asamblea de accionistas o junta de socios (ver los artículos 181 y 422 del Código de Comercio –CCo–).

Esta reunión tiene principalmente los siguientes propósitos:

• Aprobar los estados financieros del ejercicio del año anterior.
• Conocer el estado general de la empresa.
• Escuchar el informe de gestión de los administradores.
• Elegir o confirmar los cargos que se deban nombrar para asegurar el cumplimiento del objeto social, tales como administradores, juntas directivas o revisor fiscal.

¿Qué documentos se deben presentar a los socios o accionistas?

El artículo 46 de la Ley 222 de 1995 requiere que en la asamblea de accionistas o junta de socios se presenten y evalúen los siguientes documentos:

1. El informe de gestión.
2. Los estados financieros de propósito general junto con sus notas al fin del respectivo ejercicio.
3. El proyecto de distribución de utilidades.
4. Los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes que hayan sido emitidos por el revisor fiscal o el contador público independiente de la sociedad.

Además, si aplica, también deben presentarse los siguientes documentos:

• Proyectos de escisión o de fusión (artículo 13 de la Ley 222 de 1995).
• Informe sobre los motivos de la propuesta de aumento o disminución de capital (artículo 67 de la Ley 222 de 1995).

¿A quiénes les puede servir la lista de chequeo de documentos para la asamblea de accionistas o junta de socios?

Esta lista se encuentra dirigida a los administradores, contadores y representantes legales de las pymes, ya que les proporciona una guía clara y estructurada para asegurar que todos los documentos necesarios estén debidamente preparados y presentados durante la reunión. Les ayuda a cumplir con los requisitos legales y estatutarios, garantizando así una rendición de cuentas adecuada y una presentación completa de informes.

Esta herramienta facilita el seguimiento del progreso, afirmando que todas las tareas y documentos necesarios sean identificados y completados a tiempo, lo que promueve la transparencia. Así, los asociados pueden confiar en que se presentan todos los temas relevantes para su consideración, contribuyendo a una toma de decisiones informada y al buen gobierno corporativo de la compañía.

Por último, en el siguiente Consultorio Actualícese te presentamos aspectos clave para el revisor fiscal en las asambleas del 2025.

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