Oficial de cumplimiento del Sagrilaft y del PTEE: instrucciones para su designación


Oficial de cumplimiento del Sagrilaft y del PTEE: instrucciones para su designación

Tanto el oficial de cumplimiento del Sagrilaft como el del PTEE juegan un papel importante en la gestión de riesgos de las entidades, por ejemplo, el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

La Supersociedades brindó instrucciones al respecto. Las recopilamos en este editorial.

El Sagrilaft es el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva. A la persona encargada de la auditoría y verificación del cumplimiento del Sagrilaft se le denomina oficial de cumplimiento, y es designado por la entidad obligada.

La Circular 100-000016 de la Supersociedades indica que el rol del oficial de cumplimiento es el de participar activamente en los procedimientos de diseño, implementación, auditoría, verificación de cumplimiento y monitoreo del Sagrilaft. La función de este oficial podrá realizarse a través de un tercero, para lo cual la entidad obligada contrata a personas naturales o jurídicas que presten dicho servicio.

Por otro lado, un programa de transparencia y ética empresarial –PTEE– es el documento que recoge la política de cumplimiento con el fin de detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción o los riesgos de soborno transnacional.

Al igual que en el Sagrilaft, la Supersociedades define las instrucciones para designar un oficial de cumplimiento del PTEE, esto a través de la Circular 100- 000011 de agosto 9 de 2021. El oficial de cumplimiento del Sagrilaft es la persona natural que debe cumplir con las obligaciones de una correcta puesta en marcha del PTEE.

En el siguiente video, Andrés Jiménez, socio de KPMG Forensic en Colombia, explica aspectos importantes sobre el papel del oficial de cumplimiento y su compromiso ético:

A propósito del importante papel que juega el oficial del cumplimiento para el Sagrilaft y el PTEE, a continuación, veremos aspectos que deben tenerse en cuenta para designarlo:

Requisitos mínimos que debe cumplir del oficial de cumplimiento

Según el artículo 5.1.4.3 de la Circular 100-000016 de la Supersociedades:

El Oficial de Cumplimiento debe participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT, y estar en capacidad de tomar decisiones frente a la gestión del Riesgo LA/FT/FPADM.

Además, para ser nombrado como oficial de cumplimiento en el Sagrilaft, debe cumplir los siguientes requisitos mínimos:

  • Tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de 6 meses en cargos relacionados con la administración de Sagrilaft.
  • Acreditar conocimiento en gestión de riesgos LAFT por medio de especializaciones, cursos, diplomados, seminarios u otros programas académicos.
  • Estar en la capacidad de tomar decisiones para la gestión del riesgo LAFT/FPADM, y tener comunicación directa con la junta directiva o máximo órgano social de la empresa.
  • Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, según el riesgo LAFT/FPADM y el tamaño de la empresa obligada.
  • No puede pertenecer a la administración, los órganos sociales ni de auditoría o control interno o externo.
  • No puede desempeñarse como oficial de cumplimiento en más de 10 empresas obligadas.
  • Si la persona no está vinculada laboralmente a la empresa, como persona natural debe demostrar que sus actividades profesionales cumplen las medidas mínimas de debida diligencia.

La siguiente infografía resalta los aspectos que deben tener en cuenta las empresas para designar al oficial de cumplimiento del Sagrilaft:

Por su parte, el oficial de cumplimiento cuenta entre sus funciones con la responsabilidad de velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del PTEE, y presentar con el representante legal la propuesta del PTEE para aprobación de la junta directiva o el máximo órgano social, entre otros.

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Los requisitos mínimos que debe cumplir el oficial de cumplimiento del PTEE de acuerdo con la Supersociedades son:

  • Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el riesgo C/ST y tener comunicación directa con la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva (y depender directamente de ella).
  • Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgo C/ST y entender el giro ordinario de las actividades de la entidad obligada.
  • Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo C/ST y el tamaño de la entidad obligada.
  • No pertenecer a la administración, a los órganos sociales ni pertenecer al órgano de revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la entidad obligada.
  • Cuando el oficial de cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la entidad obligada, esta persona natural puede estar o no vinculada a una persona jurídica.
  • No fungir como oficial de cumplimiento, principal o suplente, en más de 10 empresas.
  • Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el oficial de cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las sociedades que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de sociedades que lo conformen.
  • Estar domiciliado en Colombia.

¿Puede designarse a la misma persona como oficial de cumplimiento del Sagrilaft y del PTEE?

En el Concepto 220-070082 del 25 de mayo de 2021, la Supersociedades aclara que no existe prohibición para designar a la misma persona natural como oficial de cumplimiento del Sagrilaft y del PTEE:

Se evidencia que no existe prohibición para que la persona natural designada como Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT sea designado como Oficial de Cumplimiento del Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional; sin embargo, le corresponderá a cada Empresa Obligada evaluar el cumplimiento de los requisitos de cada sistema y verificar si el Oficial de Cumplimiento está en capacidad de participar y cumplir a cabalidad con las funciones de cada uno de ellos.

¿Obligatoriamente el oficial de cumplimiento debe estar domiciliado en Colombia?

La Superintendencia de Sociedades indica en el Concepto 171064 del 8 de agosto de 2022 que dada la importancia de la labor preventiva de riesgos a cargo de un oficial de cumplimiento, contemplado tanto en el Sagrilaft como en el PTEE, resulta obligatorio que este tenga un altísimo nivel de especialidad en el conocimiento de las operaciones y en el desarrollo minucioso del objeto social del sujeto obligado a adoptar tales sistemas.

Por lo anterior, el oficial de cumplimiento debe estar domiciliado en Colombia. Esto garantiza que disponga de una lógica derivada de la experiencia personal obtenida de forma directa, de manera que pueda comprender correctamente al sujeto obligado y las variables que rodean sus operaciones.

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