Resolución 547-008554 de 12-08-2010

Superintendencia de Sociedades
Resolución 547-008554
12-08-2010

Por la cual se adopta el uso de la firma digital y mecánica a través de los servicios informáticos electrónicos de la Superintendencia de Sociedades.

El Superintendente de Sociedades, en uso de sus facultades legales, y

Considerando:

Primero. Que de conformidad con lo previsto en los artículos 209 de la Constitución Política de Colombia y 3° del Código Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollarán con fundamento en los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción;

Segundo. Que la Directiva Presidencial número 02 de 2000, definió la Política de Estado que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y, con ello, aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información a través de Internet;

Tercero. Que la Presidencia de la República en el Decreto número 2150 del 5 de diciembre de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública;

Que el artículo 12, del citado decreto, reglamenta la Firma Mecánica, en los siguientes términos: “Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico”.

Que el artículo 26, regula la utilización de sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos, de las entidades de la Administración Pública.

Cuarto. Que el Acuerdo 060 del 30 octubre del 2001, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas y reglamenta la utilización de los documentos electrónicos de archivo;

Quinto. Que el artículo 6° de la Ley 962 de 2005, establece los medios tecnológicos para que los organismos y entidades de la Administración Pública, puedan atender los trámites y procedimientos de su competencia.

Sexto. Que la Ley 527 de 1999 y su Decreto Reglamentario 1747 de 2000, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.

Séptimo. Que de conformidad con el marco jurídico vigente, la firma digital emitida por una entidad de certificación digital abierta autorizada por la Entidad competente es el equivalente idóneo de la firma manuscrita o mecánica en entornos electrónicos.

Octavo. Que de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2° del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y en el Decreto 2300 del 25 de junio del 2008, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales:

Noveno. Que es necesario reglamentar los aspectos relacionados con los mecanismos dispuestos por la Superintendencia de Sociedades para el envío, recepción, acceso, autenticación, para la firma mecánica y digital de los documentos inherentes a los trámites que realizan los interesados, a través de sus servicios informáticos electrónicos;

Décimo. Que según lo dispone el numeral 16 del artículo 4° del Decreto-ley 1080 de 1996, corresponde al Superintendente de Sociedades asignar y distribuir las competencias de las distintas dependencias de la Entidad para el mejor desempeño en la prestación del servicio;

Que con mérito en lo anteriormente expuesto, este Despacho,

Resuelve:

Artículo 1°. Adoptar las firmas digital y mecánica, para los documentos que se generen y tramiten a través del Sistema de Información Documental de la Superintendencia de Sociedades, en el módulo de Radicador de Salida Electrónico.

Parágrafo.

La firma mecánica: Consistirá en una firma digitalizada en formato .tif y jpg, implementada en el Sistema de información Documental, bajo parámetros de seguridad y protección, vinculadas a una clave del suscriptor y para los documentos que se oficialicen a través de este sistema, asegurando la no modificación de este después de efectuada la oficialización, garantizando la identidad del firmante.

La firma digital o electrónica: Se entiende como un valor numérico que se adhiere a un documento electrónico y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del suscriptor y al contenido del documento, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del suscriptor y que el documento inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación lo que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del texto o mensaje enviado.

Artículo 2°. La firma digital será utilizada por el Superintendente de Sociedades, los Superintendentes Delegados, el Secretario General, el Director de Informática y Desarrollo, los Jefes de Oficina, los Intendentes Regionales y los Coordinadores de Grupo y por quienes quedan encargados de sus funciones ante la falta temporal de los mismos.

Artículo 3°. La firma mecánica será utilizada además de los funcionarios citados en el artículo anterior, por los funcionarios de los distintos Grupos de Trabajo que por necesidades del servicio requieran emitir un tipo documental.

Artículo 4°. Cuando los documentos oficiales de asuntos propios de la Superintendencia de Sociedades no puedan ser tramitados a través del sistema de gestión documental, los mismos tendrán validez únicamente si cuentan con la firma autógrafa respectiva y el sello de correspondencia en casos de contingencia.

Artículo 5°. Los documentos electrónicos firmados con certificados de firma digital válidos para Colombia, emitidos por una certificadora abierta vigente, tendrán la misma validez de los documentos con firma autógrafa, siempre y cuando el certificado sea válido al momento de la firma del documento y cumpla todos los requisitos establecidos por la Ley 527 de 1999.

Artículo 6°. La Superintendencia de Sociedades podrá emitir información a través de medios electrónicos y cuando se envíen actos administrativos por medios electrónicos y tengan asociada una firma mecánica, podrán incluir en vez de ésta, una firma digital certificada por una entidad de certificación digital abierta autorizada por una Entidad competente y cuando indique la pertenencia a la Entidad, y de conformidad con el marco jurídico vigente tendrán la misma validez de aquellos autorizados a firmar mecánicamente, o de manera autógrafa.

Artículo 7°. La Oficina de Control Interno de la Superintendencia de Sociedades adoptará los mecanismos de control, para supervisar, vigilar y controlar el uso de la firma mecánica y digital por parte de los funcionarios responsables de la utilización.

Artículo 8°. Sanciones Disciplinarias. La inobservancia de cualquiera de las disposiciones contenidas en la presente resolución generará la correspondiente investigación disciplinaria para el funcionario, según las previsiones de la Ley 734 de 2002 y las normas que la adicionen, modifiquen o aclaren.

Artículo 9°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 12-08-2010.

El Superintendente de Sociedades,
Hernando Ruiz López.