Concepto 220-072559 de 13-05-2009

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-072559
 13-05-2009

Asunto: Sociedad por acciones simplificada (Ley 1258 de 2008) – Documento privado de constitución, actos de nombramiento y reformas estatutarias – Autenticación de firmas. 

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2009-01-126659, por medio del cual consulta, de una parte, si el documento de constitución de una sociedad por acciones simplificada debe ser autenticado por todos los accionistas ante notario o si con el reconocimiento de un solo asociado o del representante legal es suficiente, y de otra, si al momento de presentar a la Cámara de Comercio respectiva el nombramiento y/o la reforma de estatutos en una de tales compañías es necesaria la autenticación del documento por parte de los accionistas.

Sobre el particular, y en lo que al documento privado de constitución de la sociedad por acciones simplificada se refiere, es preciso tener en cuenta lo previsto en el artículo 5º de la Ley 1258 de 2008, a cuyo texto:

“La sociedad por acciones simplificada se creará mediante contrato o acto unilateral que conste en documento privado, inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del lugar en que la sociedad establezca su domicilio principal, en el cual se expresará cuando menos lo siguiente:

(…)

Parágrafo 1°. El documento de constitución será objeto de autenticación de manera previa a la inscripción en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio, por quienes participen en su suscripción. Dicha autenticación podrá hacerse directamente o a través de apoderado.”

Con relación a los alcances de este parágrafo, viene al caso traer a colación lo que manifestó esta Superintendencia mediante Oficio 220-065681 del 16 de abril de 2009, a saber: 

“Realizando una interpretación armónica del parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1258 de 2008 y del artículo 73 del Decreto 960 de 1970, se ha de señalar que cuando la primera de las disposiciones citadas determina que el documento de constitución será objeto de autenticación, la misma en sí está significando es que las firmas impuestas en el documento privado por quienes lo suscriben son las que deben ser autenticadas, en los términos previstos en la segunda de las normas mencionadas.

Sentado lo anterior, es de anotar que la autenticación de las firmas ha de cumplirse entonces utilizando alguna de las modalidades previstas en el ya citado artículo 73 del Decreto 960 de 1970, esto es, mediante el testimonio escrito de un notario de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que previamente la haya registrado ante él, o de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo en este caso la identidad de las partes. ”

Ahora bien, para dar respuesta al primero de sus interrogantes, se ha de señalar que de la norma arriba citada se desprende que la sociedad por acciones simplificada nace de un acto unilateral o de un contrato, instrumentos jurídicos que por su puesto requieren de la manifestación de la voluntad de quien o quienes participan en los mismos, la cual se concreta mediante la imposición de sus firmas en el documento respectivo (artículo 826 C.Co). De allí que se deba concluir que el documento de constitución de una sociedad por acciones simplificada requiera de las firmas autenticadas ante notario de todos y cada uno de los accionistas (artículos 5º Par. 1º Ley 1258 de 2008 y 73 Dec. 960 de 1970), y no de un único asociado o del representante legal, si consideramos además que no se puede hablar de representante legal de una sociedad que hasta tanto no sea inscrita en el registro mercantil no nace a la vida jurídica (artículo 2º Ley 1258 de 2008).

En cuanto a su segunda inquietud, dirigida a dilucidar si el documento contentivo de los actos de nombramiento y de reforma de los estatutos en las sociedades por acciones simplificadas debe ser autenticado por todos los accionistas, se ha de manifestar que para ninguno de los eventos mencionados la Ley 1258 de 2008 contempla como requisito el de la autenticación, razón por la cual, en atención a lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 1º de la Ley 962 de 2005, no hay lugar a exigir por parte de la Cámara de Comercio la autenticación de las firmas de los accionistas en tales actos.

En efecto, en lo que toca con los nombramientos, la mencionada ley no consagra disposición alguna en la que exija que los actos contentivos de los mismos deban ir con firmas autenticadas de los accionistas, razón por la cual, en observancia de lo previsto en el artículo 45 de la Ley 1258 de 2008, es preciso acudir a las normas generales contenidas en el Código de Comercio para las sociedades comerciales, para concluir que las designaciones de funcionarios en las sociedades por acciones simplificadas simplemente han de constar en actas debidamente elaboradas y aprobadas con todos los requisitos legales (artículos 163 y 189 C.Co).

En lo atinente a las reformas de los estatutos en las comentadas sociedades, es de advertir que el artículo 29 de la Ley 1258 de 2008, en lo que hace con las formalidades, únicamente se limita a indicar que la determinación respectiva ha de constar en documento privado inscrito en el registro mercantil, sin que para tal fin exija como requisito que los accionistas suscriban dicho documento, ni mucho menos que autentiquen sus firmas. Y es que no habría lugar a la referida suscripción, ya que la manifestación de la voluntad de la asamblea en el sentido de adoptar una reforma estatutaria, queda plasmada en un acta debidamente aprobada por dicho órgano o por las personas designadas para tal fin, y firmada por quienes actuaron en la correspondiente reunión como presidente y secretario (artículo 189 C.Co).

En este orden de ideas, a quien compete suscribir el documento privado que da cuenta de la modificación de los estatutos, el que dicho sea de paso debe estar acompañado del acta a que se hizo alusión, es al representante legal de la sociedad por acciones simplificada, por ser dicho administrador el que como su nombre lo indica representa a la sociedad frente a terceros (artículos 45 Ley 1258 de 2008, 166 Par. y 196 C.Co), pero sin que tampoco resulte necesaria la autenticación de la firma del representante legal por no tratarse de un requisito legal.

En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.