El tratamiento de las cuentas por pagar a socios debe realizarse según la naturaleza real de la transacción, y las definiciones y los principios conceptuales de las Normas Internacionales de Información Financiera. Existen una serie de requisitos que se deben cumplir y a continuación describimos.

De acuerdo con el principio de esencia sobre forma en el entorno de las Normas Internacionales de Información Financiera, los hechos económicos deben reconocerse según su esencia financiera y no por su forma legal.

Al analizar hechos económicos, transacciones y eventos que puedan llegar a tener impacto en los estados financieros, el principio de esencia sobre forma debe ser observado en todos los casos. En consecuencia, es importante entender el efecto financiero de los hechos económicos, ya que de este análisis depende su reconocimiento contable.

Ahora, un pasivo, según el literal b) del párrafo 2.15 del Estándar para Pymes, es una obligación presente derivada de hechos pasados, al vencimiento de la cual y para cancelarla, la entidad debe desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

Al ver la transacción de un préstamo recibido de parte de socios y contabilizarla como pasivo, se deben tener en cuenta una serie de puntos. Si los hechos económicos cumplen con todos los requisitos que enumeraremos a continuación y la entidad los tiene documentados, puede reconocer estos pasivos como préstamos recibidos de socios.

Documentación de la obligación presente

• Debe existir un documento en donde se establezca la responsabilidad para una parte y el derecho para la otra.
• Los documentos suelen ser contratos, por ejemplo de mutuo, de suministro o de venta; o facturas donde se evidencie claramente la obligación.
• Es un riesgo que un prestamista entregue dinero sin obtener la firma de un documento donde se establezcan las condiciones del préstamo, como plazos, tasa de interés, monto y garantías, entre otras.
• Cualquier partida que vaya a ser reconocida como pasivo financiero debe estar documentada.

Operación debe derivar de hechos pasados

• Las obligaciones deben ser el efecto de una causa anterior que pueda probarse.
• La causa que busca argumentarse debe relacionarse con una operación que genera crédito.
• Si hablamos de un pasivo financiero tipo “préstamo”, debe probarse que los recursos líquidos efectivamente ingresaron a las arcas de la entidad en un momento determinado.
• Si es un pasivo financiero originado de operaciones de compra de bienes o servicios, debe probarse que los bienes sí se pusieron a disposición de la entidad, o que los servicios fueron percibidos como beneficiosos para ella.

Vencimiento

• Los pasivos deben tener una fecha de vencimiento, en la cual se requiera su pago.
• La fecha de vencimiento de los pasivos debe ser determinada o determinable.
• Existe una condición especial de plazo que se puede denominar “exigibilidad inmediata”, donde los pasivos deben pagarse al momento en el cual su pago sea exigido o solicitado por el prestamista o acreedor.

Desprendimiento de recursos que involucran beneficios económicos

• Es necesario evidenciar que la entidad se desprenderá de recursos económicos.
• Este es un punto rebatible en el caso de los préstamos a socios, ya que estas deudas muchas veces no son formalizadas, por lo que no es posible negociar los instrumentos financieros que dan lugar a estos pasivos.

Si quiere profundizar en este tema, lea nuestro análisis Cuentas por pagar a socios y accionistas al cierre contable.