Hemos preparado los formatos más importantes para llevar a cabo las principales actividades del cierre mensual.
Son 7 guías que te ayudarán a realizar labores indispensables, como la conciliación bancaria, los arqueos de caja, la toma de inventarios físicos, la circularización de proveedores y clientes, etc.
El cierre mensual recopila toda la información contable, financiera, tributaria y laboral de una empresa. Se fundamenta en la revisión y conciliación de los registros de cada mes, ayudando a mantener datos precisos durante todo el año, con el objetivo de elaborar los estados financieros que reflejarán el real desempeño de la entidad.
Recuerda: en Colombia los estados financieros deben prepararse según los Estándares Internacionales de Información Financiera que representan el marco contable, el cual permite la comparabilidad en la elaboración y presentación de los informes. Por eso es importante adelantar un adecuado y correcto cierre contable.
Como contadores, es indispensable llevar a cabo mensualmente inventarios físicos, arqueos de caja, conciliaciones bancarias, contabilizaciones de las estimaciones o provisiones, revisión del balance de comprobación por terceros, validación de las cuentas por cobrar y por pagar, entre otras actividades más.
A continuación, te presentamos 7 formatos para que cumplas con las tareas más importantes que sugerimos realizar periódicamente con el fin de mantener el control de cualquier entidad.
La conciliación bancaria es un proceso que permite hallar y contabilizar las diferencias entre el libro contable de bancos y el extracto de la cuenta bancaria.
En este Excel te compartimos 3 plantillas para que elabores la conciliación bancaria, la primera partiendo del saldo del extracto en bancos para llegar al saldo en libros y viceversa; la última consiste en tomar ambos saldos y sumar o restar las partidas conciliatorias con el fin de igualar las cifras.
La circularización es una técnica de auditoría empleada por contadores y revisores fiscales en todos los procesos de evaluación de estados financieros.
Con este formato en Excel podrás elaborar masivamente las cartas de circularización de clientes. Dicho documento incluirá la información del cliente y la relación de las cuentas comerciales por cobrar, detallando la fecha de corte, el saldo de las facturas adeudadas y el estado de la obligación, entre otros datos importantes.
Este formato de circularización de proveedores en Excel te permite generar de forma automática las cartas para cada uno de los terceros de la empresa a los que se desea enviar una confirmación de los saldos pendientes por pagar. Lo anterior, con el fin de verificar si coinciden con los registros dispuestos en los libros.
El inventario es generalmente una de las partidas más significativas en las empresas. Por ende, al revisar este rubro se deben considerar los procedimientos establecidos por la entidad para la gestión de sus inventarios, la correcta aplicación del método de medición y el conteo físico de las existencias.
De allí la importancia de la toma periódica de inventario físico, para determinar las diferencias y realizar los ajustes pertinentes debidamente soportados.
La caja general es considerada como un activo en la operación del negocio. Esta registra la existencia del dinero en efectivo con el que cuenta el ente económico tanto en moneda nacional como extranjera, y que está disponible de forma inmediata.
Comprobar la existencia de dichos fondos que se encuentran en la caja de una empresa es una actividad que se debe practicar con regularidad, y su finalidad es comparar el valor contable con el valor real.
Con esta herramienta en Excel se evidencian los faltantes o sobrantes de los saldos de caja menor.
Contiene ítems como la fecha, el nombre del responsable de caja y de quien realiza el arqueo, la denominación de los billetes y monedas, el detalle de los soportes encontrados y demás aspectos importantes.
En Colombia las empresas se clasifican en micro, pequeñas, medianas y grandes. Para esto se tiene en cuenta el criterio de ventas brutas y se deberá acreditar su tamaño empresarial mediante una certificación en la que conste el valor de los ingresos por actividades ordinarias al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior o los obtenidos durante el tiempo de operación (ver el artículo 2.2.1.13.2.4 del Decreto 1074 de 2015, adicionado por el Decreto 957 de 2019).
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