Cómo la gestión de costos puede ayudar al éxito de un emprendimiento

La gestión de costos es una herramienta importante que puede ayudar a que tu emprendimiento tenga éxito.

Al realizar un seguimiento y administrar tus costos, puedes asegurar que tu empresa funcione de manera eficiente y efectiva.

Estas son las recomendaciones para implementar esta herramienta.

Hace unos días tuve la oportunidad de asistir a una conferencia con el gran empresario colombiano Mario Hernández. Él estuvo presente en la Universidad Central en un foro para emprendedores; en el momento de las preguntas, le formulé una inquietud y le pregunté cuál es el consejo que lleve al éxito a aquellas empresas o emprendimientos que están iniciando. Él respondió con toda su experiencia y conocimiento: controlar los costos y gastos, no gastar recursos en conceptos inoficiosos y enfocarse en el crecimiento de la empresa. También manifestó que para este proceso es fundamental el apoyo de un contador público, quien ayudará a comprender y gestionar de manera correcta esta área en la empresa o emprendimiento.

Coincido con este empresario en su conclusión porque es estructural entender cómo se gestionan los recursos de las organizaciones y cómo hacerlos rentables con poco capital de trabajo.

No obstante, considero que los costos son un tema complejo para la mayoría de las personas cuando se está iniciando un emprendimiento o fortaleciendo una empresa en sus inicios, así que he decidido realizar este artículo y explicar conceptos y consejos importantes para tener en cuenta en el desarrollo de un emprendimiento y pequeña o mediana empresa.

Introducción: ¿qué es la gestión de los costos?

En los emprendimientos, la gestión de costos o gestión de costes, como se le dice en España, es el proceso de identificar y reducir los gastos para mejorar la rentabilidad. Puede involucrar estrategias como reducir los costos generales, optimizar las operaciones y negociar mejores precios con los proveedores.

Un plan de administración de costos efectivo comienza con comprender y estimar a dónde va el dinero de la empresa. Esto significa realizar un seguimiento de todos los gastos, desde el costo de las materias primas hasta los salarios de los empleados. Una vez que se tenga una imagen clara de los gastos, puedes comenzar a buscar formas de reducir los costos y de controlar el costo total de tu empresa o emprendimiento.

Hay muchos enfoques diferentes para la gestión de costos, pero algunas estrategias comunes pueden ser identificadas. Estas incluyen:

1. Reducir los gastos generales: esto puede implicar cuestiones como reducir el consumo de energía, eliminar suministros de oficina innecesarios o renegociar contratos de arrendamiento.
2. Simplificar las operaciones: esto puede implicar la automatización de procesos o la búsqueda de formas más eficientes de hacer negocios.
3. Gestionar los costos de producción del producto manufacturado si es una empresa industrial, mejorar el costo de adquisición del producto a comercializar si es una empresa del sector retail, al igual que optimizar de manera correcta los costos incurridos en la prestación de servicios si se prestan servicios inmateriales.

Beneficios de la gestión de costos

Según un estudio reciente, las empresas que utilizan estrategias de proceso de gestión de costos tienen más probabilidades de éxito que las que no las utilizan. La gestión de costos es el proceso de identificar y reducir los gastos y costos para mejorar la rentabilidad.

Hay muchos beneficios de la gestión de costos que incluyen:

1. Toma de decisiones mejorada: la administración y estimación de costos puede ayudar a tomar mejores decisiones sobre dónde asignar los recursos. Al comprender a dónde va tu dinero, puedes tomar decisiones informadas sobre dónde reducir costos y dónde invertir.
2. Mayores ganancias: la reducción de gastos puede conducir a mayores ganancias. Cuando se tiene un mejor manejo de los costos gracias a un plan de gestión, es posible fijar el precio de los productos o servicios de manera más competitiva y generar más ventas.
3. Mayor eficiencia: la eficiencia es clave para administrar un negocio exitoso. Las mejores empresas son aquellas que son más eficientes en sus operaciones. La eficiencia significa que se está haciendo el máximo uso de los recursos disponibles. Esto permite a las empresas reducir los costos y generar más ingresos.

Cómo implementar la gestión de costos en un emprendimiento

En cualquier emprendimiento o negocio, grande o pequeño, es importante mantener bajos los costos sin sacrificar la calidad o la productividad. Aquí hay algunos consejos sobre cómo presupuestar y controlar los costos en tu empresa:

• Saber a dónde va tu dinero: realiza un seguimiento de todos los gastos, tanto grandes como pequeños. Esto te dará una idea clara sobre dónde se gasta el dinero y dónde se pueden reducir los gastos; a esto se le denomina un plan de gestión de costos.
• Tomar decisiones rentables: al tomar decisiones sobre gastos, sopesa siempre los costos y los beneficios. Elije la opción que ahorrará dinero a largo plazo, incluso si eso significa gastar más por adelantado dentro del presupuesto de la empresa.
• Ser eficiente: usa tiempo y recursos sabiamente para evitar desperdiciar dinero. Planifica con anticipación y optimiza los procesos para eliminar pasos innecesarios y maximizar la productividad, esto apunta a una correcta gestión por parte de la dirección.

Retos de la gestión de costos

La gestión de costos es el proceso de planificación, control y seguimiento de los costos para cumplir con los objetivos financieros.

Puede ser un desafío para las empresas realizar un seguimiento de todos sus gastos y asegurarse de que no se gaste de más. La gestión de costos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre dónde asignar sus recursos y cómo controlar los costos; en síntesis, es la planificación de recursos al interior de tu emprendimiento o empresa.

Hay varios desafíos que enfrentan las empresas cuando se trata de la gestión de costos. En primer lugar, puede ser difícil hacer un seguimiento de todos los costos y gastos asociados con el funcionamiento de una empresa. Esto incluye tanto los costos directos como los indirectos.

Los costos directos son aquellos que se remontan fácilmente a una actividad o producto específico, como el costo de los materiales o la mano de obra.

Los costos indirectos son más difíciles de rastrear o monitorear hasta una actividad o producto específico e incluyen gastos generales como el alquiler o los servicios públicos.

Otro desafío al que se enfrentan las empresas es asegurarse de no gastar de más en ningún área.

Diseño de un plan de gestión de costos

Cuando se trata de desarrollar un plan de administración de costos del proyecto o de un emprendimiento, hay algunos aspectos clave que se deben tener en cuenta en este proceso de gestión. Inicialmente, se debe tener una comprensión clara de los costos generales. Esto incluye costos fijos y variables. Una vez tengas un buen manejo de tus costos, puedes comenzar a desarrollar un plan sobre cómo administrarlos mejor. Pero aclaremos estos conceptos de costos.

¿Qué es un costo fijo?

Un costo fijo es un costo que no cambia con un aumento o disminución en el nivel de producción. Por ejemplo, si una empresa tiene que pagar el arriendo de sus oficinas, el alquiler es un costo fijo. El monto de este gasto no cambia, sin importar cuántos productos produzca la empresa.

¿Qué es un costo variable?

Un costo variable es un tipo de costo que fluctúa en relación con la producción de una empresa. Por ejemplo, si una empresa produce 100 zapatos, el costo de producir cada zapato es un costo variable. Si la empresa produce 200 zapatos, el costo en la compra de materia prima utilizada en la creación del zapato aumenta.

Los costos variables son aquellos que cambian con los niveles de producción. Por ejemplo, el costo de las materias primas suele ser un costo variable. Cuantos más productos produzca una empresa, más materias primas necesitará y, por tanto, mayores serán sus costes variables.

Es importante tener en cuenta los costos variables al administrar un emprendimiento porque pueden tener un gran impacto en la rentabilidad. Si un emprendimiento se puede mantener bajos sus costos variables, será más rentable y tendrá un flujo de caja positivo. Para hacer esto, las nuevas empresas deben realizar un seguimiento cuidadoso de sus gastos o control de costos y comprender cuáles costos son fijos y cuáles variables.

Las empresas deben considerar cuidadosamente sus costos fijos y variables al tomar decisiones sobre los niveles de producción. Si una empresa quiere aumentar la producción, debe asegurarse de que puede cubrir los costos variables adicionales asociados con ese nivel de producción. De lo contrario, terminará perdiendo dinero.

Cuando se trata de desarrollar un plan de administración de costos, hay algunas claves que se deben tener en cuenta.

Aquí hay tres consejos para ahorrar dinero por considerar:

Primero, se debe tener una comprensión clara de los objetivos comerciales generales. Sin esto será difícil crear un plan de administración de costos que esté alineado con los objetivos de la empresa.

En segundo lugar, debes tener un buen manejo de las finanzas de tu empresa. Esto incluye saber de dónde viene tu dinero y adónde va. Sin esta información, será difícil tomar decisiones informadas sobre cómo asignar mejor los recursos.

Finalmente, debes estar dispuesto a tomar decisiones difíciles. A veces reducir costos significa tomar decisiones difíciles sobre en qué áreas del negocio enfocarse y cuáles dejar para que no se presenten costos inesperados. Sin embargo, si se hace correctamente, estas opciones pueden conducir al éxito a largo plazo de la puesta en marcha.

Un consejo muy útil es establecer límites de gasto para cada área del negocio. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de adónde va tu dinero y garantizar que no se gaste de más en ninguna área. Además, es importante revisar tus costos regularmente y hacer los ajustes necesarios. Esto te ayudará a mantenerte al día y a mantener los costos bajo control.

Siguiendo estos consejos puedes desarrollar un plan de administración de costos que te ayudará a garantizar el éxito de tu puesta en marcha.

Casos de éxito de gestión de costos

En los emprendimientos, la gestión de costos a menudo se considera un mal necesario. Es el departamento o área que siempre está buscando formas de ahorrar dinero y, a menudo, está en desacuerdo con otros departamentos que quieren gastar. Pero la gestión de costos puede ser una herramienta poderosa para impulsar el éxito empresarial.

Existen muchas historias exitosas de administración de costos. Un ejemplo famoso es cómo Ford Motor Company pudo cambiar su fortuna a principios de la década de 2000 al implementar una serie de medidas de reducción de costos. La empresa pudo reducir miles de millones de dólares en costos y usar esos ahorros para invertir en el desarrollo de nuevos productos, lo que la ayudó a recuperar participación de mercado y volver a ser rentable.

Más recientemente, empresas como Amazon y Uber han utilizado la gestión de costos para impulsar su increíble crecimiento. Amazon ha sabido mantener bajos sus costos mediante el uso de un modelo de negocio ajustado y una fuerte inversión en automatización y tecnología.

Conclusión

La gestión de costos es una herramienta importante que puede ayudar al éxito de tu emprendimiento. Al realizar un seguimiento y administrar cuidadosamente tus costos puedes asegurar que tu empresa funcione de manera eficiente y efectiva. Con una estructura de costos bien administrada podrás invertir más en crecimiento e innovación, lo que puede ayudarte a llevar tu negocio al siguiente nivel.

Francisco Javier Moreno Díaz
Contador Público
Profesor Universidad Central – Programa Contaduría Pública
Maestrando en Business Analytics
Magíster en Administración de Empresas
Especialista en Gerencia
Especialista en Auditoria de Sistemas

Me apasiona ayudar a mis clientes a crecer y tener éxito.: ¡Descúbrelo!
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