Principios fundamentales para la deducibilidad de costos y gastos
Impacto del ecosistema de facturación electrónica para la deducibilidad de costos y gastos
Nuevos requisitos de facturación electrónica
Programa de fiscalización de la Dian
Mitos frecuentes y realidades
Herramientas para cumplir con los requisitos establecidos por la Dian
En el entorno empresarial actual, la Dian ha intensificado la fiscalización de costos y gastos, lo que exige a las empresas una gestión rigurosa para cumplir con requisitos tributarios, evitar sanciones y garantizar estabilidad financiera, apoyándose en herramientas tecnológicas para auditar y controlar facturas electrónicas.
En esta conferencia, Vivian Andrea Cáceres, contadora pública certificada por ACCA en presentación de información financiera internacional para pymes, comparte las estrategias y requisitos necesarios para que las empresas puedan blindarse ante posibles sanciones, asegurando que sus costos y gastos estén debidamente soportados y cumplan con la normativa vigente.
Encuentra aquí los detalles:
Importancia del cumplimiento tributario
El cumplimiento tributario es esencial para evitar sanciones y garantizar la estabilidad financiera de las empresas. La Dian exige que los costos y gastos declarados estén directamente relacionados con la actividad productora de renta, y que sean necesarios para el desarrollo de la actividad económica y proporcionales al tamaño y naturaleza de la empresa.
Además, es crucial que estos costos y gastos estén debidamente soportados con documentación adecuada; la falta de cumplimiento puede resultar en sanciones significativas, que pueden incluir multas y la imposibilidad de deducir ciertos gastos.
Las empresas deben adoptar una postura proactiva en la gestión de sus obligaciones tributarias, esto incluye la implementación de sistemas y procesos que aseguren la correcta documentación y justificación de todos los costos y gastos.
Principios fundamentales para la deducibilidad de costos y gastos
La Dian exige que los costos y gastos cumplan con tres principios fundamentales para que sean aceptados como deducibles:
Los gastos deben tener una relación de causalidad, es decir, estar directamente vinculados con la actividad que genera ingresos.
La necesidad del gasto implica que los costos y gastos deben ser esenciales para que la empresa pueda desarrollar su actividad económica.
La proporcionalidad sugiere que los montos de los gastos deben ser razonables y estar en línea con el tamaño y la naturaleza de la actividad económica de la empresa.
Estos requisitos no solo son esenciales para el cumplimiento tributario, sino que también ayudan a las empresas a mantener una gestión financiera eficiente y transparente.
Impacto del ecosistema de facturación electrónica para la deducibilidad de costos y gastos
Con la implementación de la facturación electrónica, la Dian ha establecido requisitos para la deducibilidad de costos y gastos; es necesario que las facturas electrónicas de venta, especialmente aquellas a crédito, sean confirmadas mediante mensajes electrónicos que certifiquen el recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos. Este proceso incluye:
El acuse de recibo de la factura, el cual confirma que se ha recibido la factura electrónica; es esencial para mantener un registro adecuado de las transacciones.
El recibo de bienes o servicios, que asegura que los bienes o servicios adquiridos han sido entregados y recibidos correctamente, garantizando que todo está en orden.
La aceptación expresa o tácita, que hace referencia a la confirmación por parte del comprador; es decir, cuando el comprador confirma directamente que acepta la factura, o de manera implícita, si no se rechaza la factura dentro de un plazo determinado, implica que el comprador está de acuerdo con los términos y condiciones.
La facturación electrónica no solo facilita el cumplimiento de las normativas fiscales, sino que también mejora la eficiencia operativa de las empresas al automatizar el proceso de facturación y recepción de bienes y servicios, reduce el riesgo de errores y asegura una mayor transparencia en las transacciones comerciales.
Además, la facturación electrónica permite un mejor control y seguimiento de las obligaciones fiscales, lo que facilita la preparación de las declaraciones de impuestos y la auditoría interna.
Nuevos requisitos de facturación electrónica
Al implementar la facturación electrónica surge la necesidad de realizar eventos de aceptación para que dichas facturas sean deducibles; estos eventos son esenciales, ya que confirman la recepción y aceptación.
Sin estos requisitos las facturas no pueden ser consideradas válidas para deducción en las declaraciones tributarias.
Conoce la normatividad que abarca estos requisitos a detalle:
La Resolución 000085 de 2022 expedida por la Dian establece que las facturas electrónicas emitidas a crédito deben ser confirmadas mediante un mensaje electrónico.
Este requisito asegura que las transacciones a crédito sean debidamente registradas y aceptadas, proporcionando así una mayor transparencia y control en las operaciones comerciales.
Por otro lado, el Decreto 1074 de 2015 regula la circulación de la factura electrónica como título valor, esto significa que las facturas electrónicas pueden ser utilizadas como instrumentos financieros, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos, incluyendo la confirmación de recepción, aceptación y trazabilidad en el Radian.
Además, el artículo 616-1 del ET enuncia que se requiere que la recepción de la factura electrónica sea confirmada para que los costos y gastos asociados sean deducibles.
Esta confirmación debe realizarse mediante un mensaje electrónico, asegurando que todas las transacciones sean verificables y estén debidamente documentadas.
En conjunto, estos requisitos son fundamentales para garantizar la deducibilidad de los costos y gastos en las declaraciones tributarias y para evitar sanciones por parte de la Dian.
Programa de fiscalización de la Dian
La Dian ha iniciado programas de fiscalización que incluyen:
Control sobre el IVA facturado y descontable.
Verificación de los costos y gastos deducidos en renta.
Revisión de los valores descontados en las declaraciones relacionados con nómina.
El cumplimiento del registro de eventos para las adquisiciones a crédito.
Estos programas buscan identificar posibles inexactitudes en las declaraciones de impuestos y asegurar que las empresas cumplan con todos los requisitos establecidos.
Esto implica no solo cumplir con los requisitos de facturación electrónica, sino también mantener una documentación detallada y organizada de todas las transacciones comerciales.
Mitos frecuentes y realidades
Existen varios mitos que es importante aclarar para evitar malentendidos y asegurar el cumplimiento normativo; seguidamente se detallan los más representativos:
“La aceptación de la factura se da automáticamente si no se rechaza en tres días”
La aceptación automática es un concepto erróneo, no es suficiente con no rechazar la factura; se deben realizar los eventos de aceptación específicos para que la factura sea válida ante la Dian.
Lla falta de rechazo no implica aceptación automática, y es crucial que las empresas realicen los eventos de aceptación necesarios para cumplir con los requisitos legales.
“Las facturas marcadas como ‘contado’ no requieren revisión”
Aunque una factura indique «contado» en su representación gráfica (PDF), es fundamental verificar los datos del archivo XML; si la fecha de vencimiento es posterior a la de emisión, la factura se considera a crédito y debe cumplir con los eventos electrónicos requeridos para ser deducible.
“El extracto bancario es suficiente soporte para ciertos costos y gastos”
Si bien el extracto bancario puede ser un soporte aceptable en algunos casos, conceptos como servicios públicos, tiquetes aéreos o peajes requieren documentos equivalentes emitidos por los proveedores, según la normativa vigente.
“Es opcional realizar los eventos electrónicos para facturas de contado con plazos”
Si una factura tiene un plazo de pago, aunque sea clasificada como «de contado», debe cumplir con los eventos electrónicos correspondientes. Este requisito es obligatorio para garantizar su aceptación como soporte de deducciones, independientemente de interpretaciones subjetivas de la norma.
“La Dian no puede sancionar a todas las empresas por incumplimientos masivos”
Es importante destacar que la Dian puede sancionar a las empresas que no cumplan con estos requisitos, incluso si son muchas; la creencia de que la Dian no puede sancionar a miles de empresas es falsa.
La Dian tiene la capacidad de realizar acciones de inspección y fiscalización a través de tecnologías avanzadas como big data para identificar contribuyentes que presentan inconsistencias en sus declaraciones e imponer sanciones a las empresas que no cumplan con los eventos de aceptación de facturas electrónicas.
“Uso de botones en correos electrónicos para aceptar facturas”
Los botones de aceptación que aparecen en los correos electrónicos no son válidos para la aceptación ante la Dian; la aceptación debe realizarse mediante los mecanismos electrónicos establecidos, utilizando la firma electrónica del receptor a través de su proveedor tecnológico o software propio habilitado.
Asimismo, las firmas en documentos físicos no sustituyen los eventos electrónicos requeridos. Aunque las firmas en documentos físicos pueden ser válidas para fines comerciales, no cumplen con los requisitos de la Dian para la aceptación de facturas electrónicas; es necesario realizar los eventos electrónicos de aceptación para que las facturas sean deducibles.
Herramientas para cumplir con los requisitos establecidos por la Dian
Para facilitar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Dian existen diversas herramientas que permiten a las empresas y contadores auditar las facturas electrónicas de manera eficiente. Conoce alguna de las herramientas de forma detallada:
Herramienta
Descripción
Beneficios
Descarga de facturas
Obtención de las facturas electrónicas emitidas por los proveedores.
Facilita la recopilación de documentos necesarios para la auditoría.
Verificación de eventos
Utilización de herramientas tecnológicas para verificar los eventos de acuse de recibo y recibo de bienes o servicios.
Asegura que las facturas cumplan con los requisitos para ser deducibles.
Análisis de cumplimiento
Asegurarse de que las facturas cumplan con los requisitos de relación de causalidad, necesidad del gasto y proporcionalidad.
Garantiza que los costos y gastos sean deducibles y cumplan con la normativa vigente.
Generación de reportes
Creación de reportes detallados que muestren el estado de cumplimiento de cada factura.
Facilita la preparación de las declaraciones de impuestos y la respuesta a posibles requerimientos de la Dian.
Auditoría de eventos
Herramienta que permite revisar masivamente las facturas electrónicas para verificar la existencia de los eventos necesarios.
Ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores en la auditoría manual de facturas.
Integración con sistemas de gestión
Integración de herramientas de auditoría con otros sistemas de gestión empresarial.
Proporciona una visión integral de las operaciones financieras y fiscales de la empresa.
Automatización de procesos
Implementación de procesos automatizados para la recepción y verificación de facturas electrónicas.
Mejora la eficiencia operativa y reduce la carga de trabajo manual.
Capacitación y soporte
Capacitación continua del personal contable y administrativo en el uso de herramientas tecnológicas y cumplimiento de normativas.
Asegura un alto nivel de cumplimiento y evita errores que puedan resultar en sanciones.
Acerca del conferencista
Vivian Andrea Cáceres
Es contadora pública certificada por ACCA en presentación de información financiera internacional para pymes, con experiencia en consultoría de procesos de gestión empresarial y reorganización interna de procesos para mejorar la productividad de las empresas. Experta en implementación de soluciones de facturación electrónica y aplicaciones para automatizar y mejorar firmas y departamentos contables. CEO de Kontalid SAS.
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