Para aplicar correctamente la retención en la fuente, los agentes de retención deben contar con información clave sobre el régimen tributario del contribuyente y su decisión de imputar o no costos y gastos.

En la actualidad existen 4 variables importantes que se deben considerar para este propósito.

A causa de los cambios en materia de retención en la fuente a título de renta sobre rentas de trabajo que se han introducido con las más recientes reformas tributarias y sus respectivos decretos reglamentarios (ver por ejemplo los artículos 66 de la Ley 1943 de 2018 y 74 de la Ley 2010 de 2019, que le dieron vida al régimen simple de tributación y que luego fueron reglamentados principalmente con el Decreto 1091 de agosto de 2020, o los artículos 2, 7, 8  y 9 de la Ley 2277 de diciembre 13 de 2022, que terminaron modificando los artículos 206, 336, 383 y 387 del ET, y luego fueron reglamentados con el Decreto 2231 de diciembre 22 de 2023), durante el año 2025 los agentes de retención a título de renta deben tomar en cuenta varias e importantes variables a la hora de practicar la mencionada retención a las personas naturales residentes que perciban rentas de trabajo no laborales (es decir, cuando perciban honorarios, comisiones, servicios o emolumentos eclesiásticos; ver los artículos 103, 383 y 392 del ET junto con sus normas reglamentarias).

4 preguntas clave para aplicar la retención en la fuente sobre honorarios, comisiones o servicios en 2025

Entre las más importantes variables que se deberán tomar en cuenta figuran:

1. Identifica el régimen tributario del trabajador independiente

¿La persona natural que está percibiendo la renta de trabajo no laboral pertenece al “régimen ordinario” o al “régimen simple”?

2. Manifestación sobre costos y gastos: el factor clave

En caso de pertenecer al “régimen ordinario”, ¿está incluyendo o no en sus cuentas de cobro y en sus facturas electrónicas de venta la manifestación expresa, bajo gravedad de juramento, de que no imputará costos y gastos a sus ingresos?

Nota: solo cuando sí incluyen dicha manifestación, entonces la retención se practicará la misma depuración para los asalariados aplicando la tabla y tarifa del artículo 383 del ET (con lo cual la retención final pude ser del 0 %), pero en caso contrato se aplicarán las tarifas tradicionales del 4% , 6%, 10 % u 11 % mencionadas en el artículo 392 del ET y sus decretos reglamentarios.

3. Obligación de declarar renta y el impacto en la retención

¿El trabajador independiente es o no declarante de renta? ¿O está superando dentro del mismo año fiscal y con el mismo agente de retención, alguno de los topes de ingresos brutos que se mencionan en los decretos reglamentarios, con lo cual se afectará la tarifa de retención a título de renta que se le aplicará a dicho trabajador?

Ver por ejemplo, para el caso de “honorarios y comisiones”, lo que se indica en el inciso tercero del artículo 392 del ET y el artículo 1.2.4.3.1 del DUT 1625 de 2016; y para el caso de “servicios”, lo que se indica en el inciso cuarto del artículo 392 del ET y el artículo 1.2.4.4.14 del DUT 1625 de 2016.

4. Medio de pago: ¿influye en la retención en la fuente?

¿El pago se realizará con recursos propios o utilizando tarjetas débito o crédito? (recuérdese que cuando se utilizan como medio de pago las tarjetas débito o crédito, en tal caso solamente la entidad financiera que haya expedido la respectiva tarjeta actuará como agente de retención, con la tarifa especial del 1,5 % que se menciona en el artículo 1.3.2.1.8 del DUT 1625 de 2016).

Modelo de solicitud de información para retención en la fuente para trabajadores independientes

Para efectos de poder obtener de forma acertada y oportuna la información a la que se refieren las dos primeras variables antes mencionadas, a continuación, presentamos un texto sugerido que los agentes de retención podrían hacerle llegar a todos sus trabajadores independientes en la primera compra que les terminen realizando: