Errores comunes al fijar tarifas en los honorarios
Criterios a considerar para establecer una tarifa de honorario justa
Métodos para calcular honorarios
Caso práctico: cálculo de honorarios contables
Paso a paso del cálculo de honorarios
Normatividad y aspectos regulatorios para el cálculo de honorarios contables
Recomendaciones prácticas para una tarifa sostenible
Determinar cuánto cobrar por los servicios contables es una de las decisiones más estratégicas para los profesionales del área. En Colombia este tema es especialmente complejo por la ausencia de una tarifa mínima obligatoria, la diversidad de servicios ofrecidos, las diferencias económicas y geográficas del país y la competencia desleal existente en el mercado.
Muchos contadores públicos se ven tentados a fijar sus honorarios en función de lo que cobra otro colega, sin considerar los costos reales asociados, la experiencia, la carga tributaria y las particularidades del cliente.
En esta conferencia, Diana Marcela Ospina, contadora pública con énfasis en gerencia estratégica de costos y presupuestos, ofrece una visión integral sobre cómo definir tarifas justas para los servicios contables, considerando elementos técnicos, subjetivos, económicos y normativos. Además, se presenta un caso práctico que permite hacer este cálculo con criterios sólidos, ajustados a la realidad del mercado y de cada profesional.
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Errores comunes al fijar tarifas en los honorarios
Uno de los principales errores es copiar tarifas de otros profesionales sin hacer un análisis propio. Este comportamiento es especialmente frecuente entre recién egresados y en grupos de redes sociales, donde se consulta “¿cuánto cobran por…?” y se replica la cifra sugerida sin considerar otros factores.
Otros errores frecuentes incluyen:
Subestimar el tiempo necesario para cumplir con una tarea.
Ignorar la complejidad del servicio.
Omitir los costos asociados, como desplazamientos, insumos o software.
Aceptar que el cliente imponga la tarifa.
Cobrar por debajo del mercado por temor a perder el contrato.
Todos estos errores impactan negativamente en la sostenibilidad financiera del profesional. Este enfoque puede llevar a subvalorar el trabajo profesional, afectando tanto la economía personal como la percepción del valor del servicio.
Criterios a considerar para establecer una tarifa de honorario justa
Fijar honorarios debe ser un ejercicio reflexivo y técnico que contemple múltiples factores. Estos criterios se agrupan en técnicos y subjetivos:
Criterios técnicos
Formación académica y experiencia: mayor especialización implica mayor valor agregado.
Complejidad del servicio: no es lo mismo hacer una declaración de renta que realizar auditorías u outsourcing contable.
Urgencia del servicio: un encargo para entregar en 24 horas no puede costar lo mismo que uno con 5 días de plazo.
Condición del cliente: clientes exigentes, desorganizados o que demoran en entregar información requieren más tiempo.
Costos mensuales reales: si se trabaja desde casa, se deben incluir servicios públicos, internet, papelería, etc.
Horas disponibles vs. horas trabajadas: es necesario distinguir entre el tiempo real disponible y el tiempo efectivo invertido.
Costos de seguridad social y prestaciones sociales: desde julio de 2024 será obligatorio el pago automático de aportes a seguridad social.
Criterios subjetivos
Actualización profesional: inversión en cursos, capacitaciones, plantillas o herramientas.
Marca personal y reputación: un profesional con reconocimiento puede cobrar más, siempre dentro de márgenes razonables.
Métodos para calcular honorarios
Existen varias metodologías para establecer tarifas. La elección depende del tipo de servicio, del perfil del cliente y del enfoque del profesional.
Método
Descripción
Recomendación
Por horas trabajadas
Calcula el valor real según tiempo y esfuerzo.
Altamente recomendado. Permite ajustes según el caso.
Por porcentaje de ingresos
Basado en los ingresos del cliente.
Riesgoso. No refleja la carga de trabajo ni el número de transacciones.
Tarifa fija o por paquete
Aplicable a servicios muy definidos y recurrentes.
Útil solo si se conoce bien el alcance y hay claridad desde el inicio.
Por valor percibido
Basado en el beneficio que el cliente obtiene con el servicio.
Válido para servicios especializados o con impacto estratégico.
Cálculo de honorarios
Existen herramientas como plantillas en Excel que permiten el cálculo de los honorarios de forma objetiva y que suelen incluir:
Ingreso mensual deseado.
Horas trabajadas al mes.
Costos mensuales.
Seguridad social y prestaciones.
Ajustes por condiciones del servicio:
Condición
Niveles
Porcentaje sugerido
Experiencia
Básico a experto
0 % a 10 %
Complejidad
Baja a alta
0 % a 10 %
Urgencia
Normal a alta
0 % a 10 %
Condición de cliente
Fácil a difícil
0 % a 10 %
Caso práctico: cálculo de honorarios contables
A continuación, se presenta un ejercicio completo de cálculo de honorarios contables, aplicando el método por horas trabajadas, con todos los ajustes relevantes.
Pago total de seguridad social y prestaciones: calculado según porcentajes legales vigentes.
Recomendación: no superar el 40 % total en ajustes.
Paso a paso del cálculo de honorarios
Paso 1. Costo base por hora. Costo base por hora = ingreso mensual deseado / horas trabajadas = $300.000/ 200 = $15.000 hora
Paso 2. Cálculo de seguridad social y prestaciones sociales. Se deben incluir porcentajes legales vigentes para cada rubro:
Concepto
Porcentaje (%)
Comentario
Salud
12,5
Obligatorio para independiente.
Pensión
16
Obligatorio
Riesgos laborales (ARL)
0,522
Según nivel de riesgo 1 (administrativo).
Caja de compensación
4 (opcional)
Se puede pagar el 2 % si solo se quiere subsidio.
Se deben sumar estos porcentajes para calcular el porcentaje total de cargas sociales y prestaciones que debe incluirse en la tarifa. En este caso se asume pago completo (100 %) de seguridad social y prestaciones.
Paso 3. Cálculo de tarifa ajustada para el servicio específico. Definir un ajuste porcentual basado en:
Se calcula la tarifa base ajustada: Tarifa ajustada = costo base por hora × (1+ajuste) = $15.000 × (1+0.40) = $21.000 hora
Paso 4. Cálculo del honorario sugerido para el servicio.
El profesional destina 50 horas al servicio, entonces: Honorario sugerido = tarifa ajustada × horas dedicadas = $21.000 × 50 = $1.050.000 Además, se adicionan los costos asociados y se incluye la parte proporcional de seguridad social y prestaciones para obtener el valor total a cobrar.
Paso 5. Seguridad social y prestaciones incluidas en el costo. Para garantizar que el profesional cubre estas cargas, la plantilla calcula el monto total que debe asignar para cubrir:
Salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación, según porcentajes indicados sobre la base salarial mínima (salario mínimo legal vigente, asumido como base mínima).
El ingreso pactado debe ser suficiente para cubrir estas cargas y que el profesional quede con un ingreso neto deseado.
Paso 6. Margen y rentabilidad.
Se restan los costos adicionales (300.000 COP) y las cargas sociales del ingreso total pactado.
El remanente es el ingreso neto para el profesional.
En el ejemplo, luego de cubrir costos, seguridad social y prestaciones, el ingreso neto queda aproximadamente en $1.000.000 para el servicio de 50 horas.
Paso 7. Simulación de descuentos y negociación. Existen plantillas que permiten ingresar posibles ofertas del cliente para comparar rentabilidad, por ejemplo:
Si el cliente ofrece pagar sólo 1 salario mínimo por hora (por ejemplo $1.000.000 para 50 horas), la plantilla muestra que el margen se reduce y puede llegar a ser no rentable.
Se pueden simular descuentos del 20 % o 30 % para evaluar si el profesional acepta trabajar a ese precio o si debe negociar.
Simulación de escenarios de negociación
Si el cliente propone pagar menos de lo calculado, se puede usar la herramienta para simular descuentos y analizar su viabilidad financiera.
Escenario A. El cliente propone pagar $950.000.
Costo base del servicio (considerando seguridad social y gastos): $990.000
Resultado: el ingreso neto sería inferior al costo → No viable sin ajustes.
Escenario con ajuste del 20 % sobre tarifa sugerida.
Descuento aplicado: 20 % de $1.155.000 = $924.000.
Resultado: margen de ganancia mínimo. Se deben reconsiderar o negociar condiciones de trabajo para mantener viabilidad.
Para considerar:
Es importante no trabajar por debajo del punto de equilibrio que cubre costos y cargas sociales.
La tarifa debe ajustarse responsablemente según las condiciones específicas de cada cliente y servicio.
La plantilla facilita tener un criterio objetivo para definir honorarios y negociar con argumentos claros.
La seguridad social y las prestaciones no deben omitirse para garantizar la sostenibilidad profesional.
Normatividad y aspectos regulatorios para el cálculo de honorarios contables
Al calcular los honorarios profesionales es fundamental considerar la normatividad vigente en materia de seguridad social y prestaciones sociales para los profesionales independientes, ya que estos costos afectan directamente el valor final que debe cobrarse por el servicio.
Seguridad social obligatoria para profesionales independientes
En Colombia los profesionales independientes deben cumplir con la obligación legal de cotizar a la seguridad social, que incluye los siguientes componentes:
Salud: la cotización es obligatoria y debe realizarse sobre una base mínima igual al salario mínimo mensual vigente. El porcentaje a pagar está regulado por la ley y debe cumplirse estrictamente para garantizar acceso a servicios de salud.
Pensión: también es una obligación cotizar a pensión, aplicando el porcentaje legal correspondiente sobre la base de cotización.
Riesgos laborales –ARL–: este aporte es obligatorio y varía según el nivel de riesgo asignado a la actividad profesional. Por ejemplo, para actividades administrativas se considera el riesgo uno, con un porcentaje específico que puede ajustarse conforme a la categoría de riesgo.
Caja de compensación familiar: aunque esta cotización es opcional para los independientes, se recomienda incluirla, ya que brinda beneficios sociales adicionales. Cuando se paga de forma independiente, el porcentaje máximo para acceder a subsidios es del 2 % sobre la base de cotización; de lo contrario, se puede pagar el 0,6 % sin derecho a subsidios.
Componentes de la seguridad social
Componente
Obligatorio
Porcentaje aproximado
Salud
Sí
12,5 %
Pensión
Sí
16 %
ARL (riesgo 1)
Opcional
0,522 %
Caja de compensación
Opcional
2 %
Desde julio de 2024 el pago de la seguridad social para profesionales independientes será descontado automáticamente por las entidades recaudadoras, dejando sin opción el pago voluntario o manual. Por lo tanto, es fundamental que estos costos se contemplen al fijar los honorarios para evitar perjuicios económicos.
Prestaciones sociales
Además de la seguridad social, los profesionales deben incluir en sus costos las prestaciones sociales, que comprenden cesantías, intereses sobre cesantías, primas y vacaciones. Estas prestaciones, reguladas por la ley laboral colombiana, deben ser consideradas en el cálculo de honorarios como un porcentaje mensual adicional para cubrir estos compromisos.
Incorporación de costos en la tarifa
Al determinar la tarifa el profesional debe definir si asume la totalidad de los costos asociados a seguridad social y prestaciones o si estos se distribuyen proporcionalmente entre varios clientes. Por ejemplo, con 5 clientes, se puede asignar un 20 % del costo mensual a cada uno, garantizando así una distribución justa y sostenible.
💡Recuerda: es clave que, al presentar un presupuesto o contrato con un cliente, el profesional incluya claramente los costos de seguridad social y prestaciones sociales en los honorarios. Esto evitará negociaciones difíciles y garantizará que los ingresos sean acordes con los gastos obligatorios y el esfuerzo profesional.
Consideraciones especiales para propiedades horizontales
En sectores como la propiedad horizontal, donde muchas veces los honorarios están preestablecidos, es clave exigir condiciones claras de trabajo, documentación organizada y apoyo operativo para poder cumplir adecuadamente. Si el monto no es negociable, al menos deben establecerse compromisos del cliente en cuanto a entrega oportuna de información.
Recomendaciones prácticas para una tarifa sostenible
💼 Definir todo por escrito, incluyendo el alcance, los entregables y las condiciones del servicio para evitar malentendidos futuros.
✍️ No regalar el trabajo, reconociendo siempre el tiempo invertido, la inversión realizada y la experiencia acumulada.
📊 Negociar con datos, no con emociones, utilizando herramientas que permitan mostrar al cliente cómo se ha construido el valor del servicio.
🔄 Actualizar las tarifas cada seis meses, revisando el mercado, la inflación y los costos operativos para mantenerlas acordes a la realidad económica. 💵 Utilizar los salarios mínimos como referencia para facilitar un ajuste anual automático y justo.
Acerca del conferencista
Diana Marcela Ospina
Es contadora pública con énfasis en Gerencia Estratégica de Costos y Presupuestos, especializada en Revisoría Fiscal y Auditoría Integral. Con 20 años de experiencia en el área contable, ha trabajado como profesional independiente. Fundadora y CEO de la empresa OptimaPro Soluciones Empresariales SAS. Además, creadora de la plataforma ComunidadPro, un espacio dedicado a impulsar el aprendizaje y el emprendimiento sin importar la edad o el sector.
