Documentos de auditoría: claves para quien empieza su camino en el área


A la hora de llevar a cabo una labor de auditoría, quien ejecuta la revisión está en la obligación de documentar plenamente su trabajo, de forma que toda su labor esté debidamente respaldada; aunque dicho tema es abordado en la NIA 230, el auditor deberá atender a otras disposiciones legales vigentes.

Las guías de carácter normativo para el levantamiento y tratamiento de la documentación soporte del ejercicio de auditoría están contenidas en la Norma Internacional de Auditoría –NIA– 230, la cual puede ser consultada en el anexo 4 del Decreto Único Reglamentario 2420 del 2015, que integró en un solo documento toda la normatividad vigente respecto de las Normas Internacionales de Información Financiera y las de Aseguramiento de la Información.

Ahora bien, aunque las disposiciones que se incluyen en la NIA 230 son un insumo de importante valía para quien practica la revisión, este deberá tener en cuenta las demás disposiciones de tipo legal que existan sobre su ejercicio profesional, pues en muchos casos la normativa nacional exige cierta documentación específica según el tipo de entidad de la que se trate. Algunos ejemplos de documentación de auditoría frecuentemente solicitados son:

  • Programas de auditoría.
  • Análisis.
  • Memorandos relativos a cuestiones determinadas.
  • Resúmenes de cuestiones significativas.
  • Cartas de confirmación y de manifestaciones.
  • Listados de comprobaciones.
  • Comunicaciones escritas (incluido el correo electrónico) sobre cuestiones significativas.

Importancia de un efectivo levantamiento documental

Cuando se lleva a cabo una auditoría, se espera que de sus resultados puedan ser extraídos los datos suficientes para el mejoramiento de las debilidades presentes en la organización. Un auditor que respalda debidamente su trabajo cuenta con la mejor evidencia de las bases sobre las cuales llegó a una conclusión; además construye sustento de la planificación y ejecución de su labor, conforme a las indicaciones estipuladas en las NIA y los demás requerimientos legales aplicables.

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La buena gestión de la documentación de auditoría permitirá, entre otras cuestiones no menos importantes:

  • Sostener un archivo plenamente organizado e identificar fácilmente que constituye base de datos para posibles evaluaciones significativas en auditorías futuras.
  • Facilita la labor de los miembros del equipo de auditoría.
  • Permite que el equipo encargado de la revisión pueda rendir cuentas de su trabajo.

Extensión de la documentación de auditoría

Cuando de preparar información soporte se trata, los profesionales de la disciplina contable, sin importar el cargo en el cual se desempeñen, se enfrentan a diferentes dicotomías: habrán aquellos que crean que un elevado número de páginas y documentos son prueba demostrativa de su mejor trabajo y habrán quienes consideren que entre más páginas agreguen, menos posibilidad tendrán de ser leídos y atendidos por la administración.

“la estructura, contenidos y extensión de la documentación de auditoría no se regula por ninguna razón externa”

Pues bien, la realidad es que la estructura, contenidos y extensión de la documentación de auditoría no se regula por ninguna razón externa, pues de acuerdo con la NIA 230 los únicos que pueden generar variación en su composición son factores como:

  • La dimensión y complejidad de la entidad.
  • La naturaleza de los procedimientos de auditoría a aplicar.
  • Los riesgos identificados de incorrección material.
  • La significatividad de la evidencia de auditoría obtenida.
  • La naturaleza y extensión de las excepciones identificadas.
  • La necesidad de documentar una conclusión o la base para una conclusión que no resulte fácilmente deducible de la documentación del trabajo realizado o de la evidencia de auditoría obtenida.
  • La metodología de la auditoría y las herramientas utilizadas.
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Adicionalmente, el material soporte del auditor puede incluir resúmenes o copias de acuerdos, contratos y otros documentos de la entidad, pero teniendo siempre presente que estos no pueden ser bajo ninguna circunstancia sustitutivos de los registros y soportes contables de la entidad.

Documentos que constituyen prueba

Existen múltiples formas de conservar la documentación soporte de una auditoría; esta puede estar registrada en papel, en medios electrónicos o cualquier otro medio que el ejecutor elija. Sin embargo, no es su obligación conservar copia de las versiones borrador de sus soportes, aquellos papeles de trabajo o notas que contengan ideas preliminares o incompletas o aquellos documentos que hayan sufrido correcciones por errores tipográficos o semejantes.

“los informes orales por más explícitos y preparados que sean no constituyen en sí mismos un soporte adecuado del trabajo realizado por el auditor”

De igual forma, es importante insistir en la obligación de generar precisamente documentos, pues los informes orales por más explícitos y preparados que sean no constituyen en sí mismos un soporte adecuado del trabajo realizado por el auditor; lo anterior sin querer demeritar la valía que representan para aclarar y compartir la información contenida en los documentos de auditoría.

Informe final de auditoría

Para la presentación de su informe final de auditoría, el preparador deberá reunir toda la información concerniente a la documentación soporte; el proceso administrativo paralelo de compilación del archivo final se realizará lo más pronto posible después de la fecha del informe (en un plazo máximo de 60 días). Una vez dicho informe se encuentre finalizado, el auditor no podrá eliminar ni descargar ninguna documentación; sin importar cuál sea la naturaleza de los documentos en cuestión, deben quedar en firme y ser conservados hasta que finalice el plazo mínimo de conservación de documentos establecido en la normativa nacional. Sin embargo, si por alguna razón el auditor considera fundamental excluir algún documento o incluir nueva información una vez terminado el proceso de compilación del archivo final, podrá hacerlo sustentando por escrito los motivos específicos que generan la situación y la fecha y las personas que realizaron y revisaron la operación.

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