Factura electrónica: un sinnúmero de bondades financieras y administrativas para las empresas

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  • Publicado: 1 febrero, 2019

Factura electrónica: un sinnúmero de bondades financieras y administrativas para las empresas

Una empresa que emite 200 facturas al mes podría ahorrar hasta 10,9 billones de pesos al final del año, implementando la factura electrónica. Minimizar procesos manuales, agilizar el envío de documentos electrónicos, digitalizar la información, y hasta cuidar el medio ambiente son otros beneficios.

El mecanismo de la factura electrónica comenzó a funcionar de forma plena este mes, y aunque el Estado se verá ampliamente favorecido gracias a esta tecnología, pues tendrá un mayor control fiscal frente a la evasión, las empresas serán los primeros beneficiados con esta novedad.

Si bien se sabe que 2.500.000 empresas estarían obligadas a facturar electrónicamente, la diferencia es bastante considerable a favor de las empresas entre los costos actuales de facturación en papel o convencional que son de $2.650, según datos de la Dian, frente a la impresión digital y distribución de documentos, que están entre $750 y $820.

“si cada empresa, por ejemplo, emite 200 facturas mensuales, el resultado final al año en beneficios para la economía de las mismas será de 10,9 billones de pesos”

Convertidas estas partidas a cifras concretas, la diferencia entre un sistema y otro será de $1.830 por cada factura generada y recibida, cifra que multiplicada por la cantidad de empresas obligadas a facturar electrónicamente, arroja la exorbitante cifra de $4.575.000.000. Ahora, si cada empresa, por ejemplo, emite 200 facturas mensuales, el resultado final al año en beneficios para la economía de las mismas será de 10,9 billones de pesos.

Beneficios para las empresas

Desde el facturador electrónico Seres se hace énfasis en los beneficios que se presentan para las empresas gracias a la factura electrónica: 1) la documentación digital, va de la mano con las estrategias de sistematización, porque minimiza los procesos manuales y agiliza el envío de documentos electrónicos; 2) elimina las barreras de comunicación y entendimiento empresarial al unificar el idioma, lo cual permite que haya un lenguaje común en el intercambio de documentos; 3) la minimización del tiempo empleado en la emisión y entrega de las facturas es otra de las ventajas; 4) amplía las posibilidades de desarrollar en las empresas el teletrabajo, ya que se puede tener en línea todas las transacciones que se realicen con los clientes; y 5) ayuda a incrementar la competitividad de las empresas pues mejora su eficiencia y tiempos de respuesta.

No hay que dejar de lado que este mecanismo contribuye al cuidado del medio ambiente, gracias a que se reduce el consumo de papel.

Ventajas administrativas y operativas

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Alberto Redondo, director de marketing de Seres para Latinoamérica dice que con este mecanismo hay mayor seguridad, debido a que contiene certificados imposibles de copiar. A su vez, se facilitan los procesos administrativos, la información que contiene la factura es comprobable, permite obtener y transmitir información en tiempo real, automatiza la administración y contabilidad de la empresa, y permite detectar retrasos en los pagos.

Nicolás Jaime Sarmiento, director comercial de Gosocket para Colombia, en entrevista con Actualícese indica que con la implementación de la factura electrónica las pymes podrán recibir, administrar y manejar facturas electrónicas en un solo lugar, mejorando la relación entre negocios y proveedores de forma eficiente y sin costo, recibiendo o generando solicitudes y ofertas de negocio de manera gratuita.

«Igualmente, veremos la penetración de mecanismos de financiación eficientes y ágiles, como lo es el factoring electrónico que, según Asobancaria, es un producto que permite que las empresas accedan al pago anticipado de sus cuentas por cobrar, y de esta manera conseguir los recursos que necesitan, generando flujos de caja de manera anticipada», dice Sarmiento.

Sarmiento explica, de igual manera, que lo más importante a la hora de prepararse para el proceso de la facturación electrónica es tener en cuenta los tiempos que este puede tomar. «Grandes empresas con operaciones complejas deben entender que este es un proceso que puede llegar a tomar al menos unas 10 semanas, sin tener aún en cuenta las complejidades internas o los niveles de personalización que esa empresa pueda requerir», asegura.

El director comercial de Gosocket para Colombia recomienda que las empresas no tomen los aplazamientos que confiera la Dian como un “tiempo muerto” en el proceso, sino que los aprovechen para adelantar la transición, de manera ordenada y responsable.

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