Los vendedores únicamente podrán exigir 3 datos a los clientes para la facturación electrónica o para expedir el documento equivalente electrónico.

Si el cliente no proporciona sus datos completos, entonces la factura se tiene que entregar de forma impresa en el mismo momento de la venta.

Luego de haber anunciado desde el 13 de febrero de 2025 el respectivo “proyecto de resolución”, la Dian terminó expidiendo el pasado 31 de mazo de 2025 su Resolución 000202 para introducir una cuarta modificación a su Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023. Esta regula desde dicha fecha todos los procesos relacionados con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de las facturas de venta y documentos equivalentes a factura de venta.

La primera modificación se había realizado con la Resolución 000008 de enero 31 de 2024 con el propósito de ampliar los plazos en los cuales se tendrían que empezar a expedir los nuevos “documentos equivalentes electrónicos” y el plazo en el cual se empezaría a aplicar la nueva versión de la factura electrónica. La segunda modificación se hizo con la Resolución 000119 de julio 30 de 2024, con la cual también se ampliaron los plazos de expedición de algunos “documentos equivalentes electrónicos” y se hicieron otros ajustes adicionales. Y la tercera se había hecho con la Resolución 000189 de octubre 30 de 2024 para impartir instrucciones especiales que aplican a las casas de cambio y los prestadores de servicios públicos domiciliarios en municipios pequeños.

Por tanto, mediante la nueva Resolución 000202 de marzo 31 de 2025, la Dian efectuó cuatro cambios importantes, de los cuales destacamos a continuación:

Dian limita a 3 los datos que se pueden exigir para facturación electrónica

El artículo 5 de la Resolución 000202 de marzo 31 de 2025 reubicó los artículos 69 y 70 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023 (los cuales se relacionan con la publicación y vigencia de dicha resolución) de forma que ahora quedaron ocupando los artículos 71 y 72.

Por tanto, mediante el artículo 3 de la Resolución 000202 de marzo de 2025 se agregó una nueva versión del artículo 69 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023, donde se incluye un texto totalmente nuevo por medio del cual se dispuso que si un adquirente desea que la factura electrónica o el documento equivalente a factura electrónica le sea expedido a su nombre, en tal caso el vendedor del bien o servicio solo podrá pedir como máximo tres datos básicos, y adicionalmente el vendedor siempre deberá contar con un canal presencial para que el comprador pueda dar dichos datos de forma verbal o escrita. Los tres datos máximos a solicitar son:

1. Nombres y apellidos o razón social.
2. Tipo y número de identificación.
3. Correo electrónico.

Por tanto, de acuerdo con los considerandos de la Resolución 000202 de marzo 31 de 2025, no será válido que los vendedores exijan al comprador entregar otros datos adicionales, pues eso violaría las normas como las del artículo 15 de la Constitución Nacional (Derecho fundamental a la protección de datos personales), la Ley 1581 de 2012 (Régimen general de protección de datos personales) y la Ley 1266 de 2008 (Tratamiento de información en base de datos).

Además, si el comprador no desea dar su correo electrónico, pues lo que desea es que la facturación electrónica se la entreguen de forma impresa, no se le podrá exigir, y por tanto la factura o documento equivalente a factura siempre se deberá imprimir en el momento de la compra (ver el Comunicado Dian 026 de fecha abril 1 de 2025).

Lo anterior sirve adicionalmente para ratificar que, en algunos sitios, como por ejemplo en las pantallas de autopago de los parqueaderos, cuando un cliente no da ninguno de sus datos, se sigue cometiendo el error de sugerir si “desea” o no que le impriman la facturación, pues la empresa que presta el servicio de parqueadero alega que “está comprometida con el medio ambiente”.

En este sentido, esa excusa no sirve jurídicamente, pues si algún cliente no da ninguno de los tres datos anteriores, o si solo da los dos primeros pero no da el correo electrónico, entonces, para garantizar que la factura o el documento equivalente sí quedó verdaderamente generado y validado por la Dian, será obligatorio entregarle siempre en forma impresa la respectiva facturación o documento equivalente (ya sea el con el NIT 222222222 – Consumidor final, o con solo el nombre y cédula del comprador) en el momento de la venta. Si no lo hacen, y justo el comprador es un funcionario de la Dian, les podrán cerrar el establecimiento.

Por último, en el parágrafo 2 de la nueva versión del artículo 69 de la Resolución 000162 de 2023 se indica que cuando la Dian ponga en funcionamiento el nuevo servicio de consulta electrónica para autollenado de datos básicos del cliente que se menciona en la nueva versión del artículo 70 de la misma Resolución 000162 de 2023 (el cual, según el Comunicado de Prensa Dian 026 de abril 1 de 2025 supuestamente estará disponible a partir de la segunda semana de abril de 2025), sucederá que los vendedores solo necesitarán solicitarle a los clientes el tipo y número de documento, pues el resto de datos (nombre y correo) los podrán obtener accediendo al servicio especial antes mencionado, en el cual la Dian permitirá que cualquier interesado, con solo digitar la cédula o NIT de alguien, pueda conocer su nombre y su correo electrónico.

En todo caso, si el tercero consultado no figura dentro del servicio de “consulta por autollenado” que será liberado por la Dian, el vendedor sí deberá pedir los 3 datos básicos antes mencionados. Además, si el cliente consultado sí figura dentro de la base de datos controlada por la Dian, pero es un cliente que desea darle al vendedor un nuevo correo electrónico para la expedición de la factura, entonces podrá darle ese nuevo correo en el momento de la facturación.

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