Componentes y funcionamiento del sistema de facturación
Calendario de implementación de documentos equivalentes electrónicos
Fiscalización de la Dian y régimen sancionatorio
Requisitos técnicos y obligatoriedad de la facturación electrónica
Novedades a considerar en 2025
Recomendaciones
La facturación electrónica en Colombia ha experimentado una profunda transformación normativa y tecnológica desde su introducción en 2012. Este mecanismo, además de modernizar la gestión tributaria, ha permitido a la Dian implementar herramientas de fiscalización más precisas y eficientes.
Con múltiples resoluciones emitidas en los últimos años, 2024 y 2025 representan un punto de inflexión clave para consolidar la obligatoriedad de los documentos electrónicos, expandir su cobertura a nuevos sectores económicos y reforzar el control tributario.
En esta conferencia, Luis Gaitán, contador público y especialista en Ciencias Tributarias y Revisoría Fiscal, presenta un análisis detallado del marco normativo actual, los beneficios, obligaciones y los principales cambios en la facturación electrónica que los contribuyentes deben conocer para cumplir adecuadamente con este sistema.
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Evolución normativa de la facturación electrónica
La implementación de la facturación electrónica en Colombia ha sido un proceso progresivo, respaldado por diversas reformas tributarias y resoluciones técnicas. A continuación, se presenta una línea de tiempo con los hitos normativos más relevantes:
Reforma tributaria que marcó el inicio de la modernización del sistema tributario colombiano. Introdujo la facturación electrónica como herramienta tecnológica clave para la fiscalización.
Reglamentó de forma específica la factura electrónica. Estableció requisitos, contenido, validación previa ante la Dian y el concepto de proveedores tecnológicos.
Segunda reforma tributaria. Otorgó a la Dian la facultad de definir calendarios y sectores obligados a facturar electrónicamente. Estableció la obligatoriedad progresiva.
Consolidó normativas anteriores. Estableció calendarios obligatorios por sectores y definió los documentos equivalentes electrónicos y sus características.
Tercera reforma tributaria. Fortaleció el sistema de facturación electrónica, incluyendo la nómina electrónica y el documento soporte para no obligados a facturar.
Considerada la más estructural hasta la fecha. Exigió certificación el mismo día de emisión, validación estricta de NIT y razón social, y creó la nota crédito para facturas aceptadas.
Modificó la Resolución 000008 de 2024. Permitió el uso de otros idiomas y monedas, amplió plazos de implementación y flexibilizó la representación gráfica de los documentos.
Esta evolución normativa no solo ha buscado el cumplimiento tributario, sino también mejorar la trazabilidad de las operaciones económicas en tiempo real, con un modelo que exige validación previa por parte de la Dian, firma digital obligatoria y transmisión electrónica inmediata.
Beneficios del sistema de facturación electrónica
La implementación de la facturación electrónica trae consigo múltiples beneficios, tanto para los contribuyentes como para la administración tributaria:
Ahorro en manejo físico de documentos.
Reducción de errores en la elaboración.
Automatización de procesos de cobranza.
Trazabilidad y control de operaciones.
Soporte contable validado por la Dian.
Generación de estadísticas y control de cartera.
Además, el uso de esta tecnología permite integrar los sistemas empresariales con otras plataformas, fortaleciendo el control fiscal y facilitando el análisis de datos en tiempo real.
Componentes y funcionamiento del sistema de facturación
El sistema de facturación electrónica está compuesto por varios elementos que permiten una trazabilidad completa de las operaciones comerciales:
Componente
Descripción
Factura electrónica de venta
Documento obligatorio para todas las operaciones gravadas o deducibles.
Documento soporte de nómina electrónica
Se genera para soportar los costos y deducciones derivados del pago de nómina.
Documento soporte para no obligados a facturar
Permite registrar compras a personas naturales no obligadas a facturar.
Documentos equivalentes electrónicos
Sustituyen el tiquete POS y otros formatos tradicionales (boletas, peajes).
Notas crédito y débito electrónicas
Corrigen o ajustan operaciones registradas en facturas electrónicas.
El modelo funciona con tres actores clave:
Facturador: persona natural o jurídica obligada a facturar electrónicamente.
Proveedor tecnológico: empresa autorizada que presta el servicio de emisión y validación.
Adquirente: cliente que recibe la factura y puede aceptarla o rechazarla.
El flujo implica la generación, transmisión, validación previa por la Dian, y finalmente la entrega al comprador. La validación previa es un requisito fundamental para efectos tributarios.
Calendario de implementación de documentos equivalentes electrónicos
Con la Resolución 000008 de 2024, la Dian estableció un calendario para la implementación de documentos equivalentes electrónicos, incluyendo tiquetes de transporte, boletas de ingreso, peajes, extractos bancarios, entre otros. A continuación, se presenta un resumen de las fechas clave:
Transporte aéreo, juegos de azar, espectáculos públicos
1 de septiembre de 2024
Peajes, bolsa de valores y agropecuaria
1 de octubre de 2024
Cine y artes escénicas
1 de noviembre de 2024
Otras novedades importantes
Permiso para usar otras monedas e idiomas: se pueden emitir documentos en divisas e idiomas distintos al español.
Flexibilidad en plazos de transmisión: hasta 48 horas para ciertos documentos como tiquetes de transporte.
Uso obligatorio del Anexo Técnico 1.9.
Limitación de uso del documento equivalente a actividades del objeto social (servicios públicos).
Fiscalización de la Dian y régimen sancionatorio
La Dian ha fortalecido sus herramientas de fiscalización mediante la validación previa de facturas, visitas presenciales y el uso de inteligencia artificial para identificar inconsistencias. Estas acciones han incrementado los cierres temporales de establecimientos por incumplimientos.
Acciones de fiscalización
Se han implementado diversas estrategias para garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Entre ellas se destaca la validación en tiempo real, que impide el uso de facturas no autorizadas, y los operativos de control, que consisten en visitas presenciales a los establecimientos para verificar el cumplimiento normativo.
Además, se ha fortalecido la vigilancia proactiva mediante el envío de advertencias a los contribuyentes a través de correos electrónicos y mensajes directos. Debido a estas medidas, en el año 2023 se sancionaron más de 355 establecimientos; en 2024 se realizaron más de 183.000 visitas, y en lo corrido de 2025 ya se han inspeccionado más de 16.000 establecimientos.
Cierre del establecimiento por no facturar electrónicamente o por hacerlo incorrectamente.
Sanción económica proporcional al valor no facturado.
Advertencias previas: se suelen realizar visitas con advertencia, y en la segunda verificación puede imponerse la sanción.
El artículo 657 del ET establece sanción por clausura temporal o definitiva del establecimiento.
Este régimen busca asegurar el cumplimiento de la obligación de facturar como soporte válido para efectos fiscales.
Requisitos técnicos y obligatoriedad de la facturación electrónica
Las facturas electrónicas deben cumplir con las siguientes condiciones:
Formato XML versión 2.1: estructura estandarizada exigida por la Dian.
Firma digital: obligatoria para garantizar la autenticidad e integridad del documento.
Validación previa: toda factura debe ser validada por la Dian antes de enviarse al cliente.
Representación gráfica: debe contener un código QR y un CUFE (código único de factura electrónica).
Cumplimiento del Anexo Técnico 1.9: obligatorio desde el 1 de mayo de 2024.
Están obligados a facturar electrónicamente:
Personas jurídicas en general.
Personas naturales, si ejercen actividades gravadas (comercio, servicios profesionales, agrícolas, etc.) y superan los topes de ingresos, deben facturar electrónicamente, según lo establecido en el artículo 437 del ET.
Incluso si no superan los topes de ingresos, quienes vendan bienes o servicios gravados y tengan un negocio deben emitir factura electrónica.
Plataforma Radian
La plataforma Radian permite registrar, consultar y trazar las facturas electrónicas como títulos valores. Esto facilita:
La negociación de facturas (factoring).
La obtención de liquidez inmediata.
La transferencia de derechos de cobro a terceros.
Solo las facturas electrónicas registradas en Radian tienen validez como título valor.
Novedades a considerar en 2025
En la etapa más reciente del sistema de facturación electrónica en Colombia se han introducido novedades clave:
🔐 Protección de datos
Se limita la información que puede solicitarse al comprador. Solo se debe pedir nombre o razón social, tipo y número de documento, y correo electrónico. Además, los facturadores podrán consultar una base de datos de la Dian para verificar NIT y cédulas, garantizando que los datos coincidan con el RUT.
📄Restricción en documentos equivalentes
Las empresas de servicios públicos domiciliarios solo podrán emitir documentos equivalentes electrónicos cuando estén directamente relacionados con la prestación del servicio público.
🕒 Ampliación del plazo de transmisión
Se permite un plazo máximo de 48 horas para generar, transmitir y validar documentos electrónicos en caso de fallas técnicas.
📆 Calendario escalonado
Desde el 1 de mayo de 2024 todos los contribuyentes del régimen general con ventas superiores a 5 UVT deben facturar electrónicamente. Se han definido cronogramas según tipo de contribuyente y sector.
⚠️ Régimen sancionatorio
La Dian endurece las sanciones. Según el artículo 652 ET, quienes no facturen estando obligados podrán ser sancionados con clausura del establecimiento, conforme a los artículos 657 y 658 del ET.
🚫 Excepciones vigentes
Aún no están obligados a facturar electrónicamente los sistemas de transporte público urbano o metropolitano, bancos, corporaciones financieras, fondos de empleados y prestadores de servicios desde el exterior.
Preguntas frecuentes respecto a la facturación electrónica
Algunas inquietudes comunes incluyen:
¿Debe registrarse una factura con error? Sí, debe registrarse y anularse con nota crédito.
¿Se requiere nota crédito por descuentos pronto pago? Depende: si es condicionado, sí; si es comercial, se incluye en la factura.
¿Cuántas advertencias hace la Dian antes de sancionar? Normalmente una advertencia inicial y en la segunda visita puede haber cierre.
¿Puedo corregir una factura sin IVA con nota crédito? No es lo recomendable si fue emitida incorrectamente.
Recomendaciones
Emitir correctamente los documentos electrónicos es una obligación fiscal que no debe subestimarse. Los errores más frecuentes que generan sanciones son:
No generar factura electrónica en operaciones gravadas.
Emitir documentos sin validación previa.
Utilizar mal los tipos de nota crédito (por ejemplo, para aplicar descuentos condicionados ya pactados).
Usar documentos equivalentes fuera del objeto social autorizado.
Los contribuyentes deben asegurar que sus sistemas estén actualizados con el anexo técnico vigente, que los datos se diligencien correctamente y que se cumpla con los plazos de transmisión. Adicionalmente, deben estar atentos a las visitas de fiscalización y cumplir con las advertencias de la Dian para evitar el cierre del establecimiento o sanciones económicas.
Acerca del conferencista
Luis Hernando Gaitán Gómez
Contador público, especialista en Ciencias Tributarias, Revisoría Fiscal y Auditoría Forense. Magíster en Tributación. Con experiencia como docente en pregrado en contaduría pública en distintas universidades. Experiencia en empresas comerciales, salud, construcción, industriales, servicios públicos, ingeniería.
