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La facturación electrónica en Colombia ha experimentado una profunda transformación normativa y tecnológica desde su introducción en 2012. Este mecanismo, además de modernizar la gestión tributaria, ha permitido a la Dian implementar herramientas de fiscalización más precisas y eficientes.
Con múltiples resoluciones emitidas en los últimos años, 2024 y 2025 representan un punto de inflexión clave para consolidar la obligatoriedad de los documentos electrónicos, expandir su cobertura a nuevos sectores económicos y reforzar el control tributario.
En esta conferencia, Luis Gaitán, contador público y especialista en Ciencias Tributarias y Revisoría Fiscal, presenta un análisis detallado del marco normativo actual, los beneficios, obligaciones y los principales cambios en la facturación electrónica que los contribuyentes deben conocer para cumplir adecuadamente con este sistema.
Encuentra aquí los detalles:
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La implementación de la facturación electrónica en Colombia ha sido un proceso progresivo, respaldado por diversas reformas tributarias y resoluciones técnicas. A continuación, se presenta una línea de tiempo con los hitos normativos más relevantes:
Norma | Contenido relevante |
---|---|
Ley 1607 de 2012 | Reforma tributaria que marcó el inicio de la modernización del sistema tributario colombiano. Introdujo la facturación electrónica como herramienta tecnológica clave para la fiscalización. |
Decreto 2242 de 2015 | Reglamentó de forma específica la factura electrónica. Estableció requisitos, contenido, validación previa ante la Dian y el concepto de proveedores tecnológicos. |
Resolución 000019 de 2016 | Introdujo los primeros anexos técnicos y especificaciones en formato XML. Dio inicio a la implementación técnica de la facturación electrónica. |
Ley 1819 de 2016 | Segunda reforma tributaria. Otorgó a la Dian la facultad de definir calendarios y sectores obligados a facturar electrónicamente. Estableció la obligatoriedad progresiva. |
Resolución 000042 de 2020 | Consolidó normativas anteriores. Estableció calendarios obligatorios por sectores y definió los documentos equivalentes electrónicos y sus características. |
Ley 2155 de 2021 | Tercera reforma tributaria. Fortaleció el sistema de facturación electrónica, incluyendo la nómina electrónica y el documento soporte para no obligados a facturar. |
Resolución 000165 de 2023 | Considerada la más estructural hasta la fecha. Exigió certificación el mismo día de emisión, validación estricta de NIT y razón social, y creó la nota crédito para facturas aceptadas. |
Resolución 000008 de 2024 | Estableció el calendario de implementación de documentos equivalentes electrónicos como tiquetes POS, transporte, espectáculos, peajes, entre otros. |
Resolución 000119 de 2024 | Modificó la Resolución 000008 de 2024. Permitió el uso de otros idiomas y monedas, amplió plazos de implementación y flexibilizó la representación gráfica de los documentos. |
Esta evolución normativa no solo ha buscado el cumplimiento tributario, sino también mejorar la trazabilidad de las operaciones económicas en tiempo real, con un modelo que exige validación previa por parte de la Dian, firma digital obligatoria y transmisión electrónica inmediata.
La implementación de la facturación electrónica trae consigo múltiples beneficios, tanto para los contribuyentes como para la administración tributaria:
Además, el uso de esta tecnología permite integrar los sistemas empresariales con otras plataformas, fortaleciendo el control fiscal y facilitando el análisis de datos en tiempo real.
El sistema de facturación electrónica está compuesto por varios elementos que permiten una trazabilidad completa de las operaciones comerciales:
Componente | Descripción |
---|---|
Factura electrónica de venta | Documento obligatorio para todas las operaciones gravadas o deducibles. |
Documento soporte de nómina electrónica | Se genera para soportar los costos y deducciones derivados del pago de nómina. |
Documento soporte para no obligados a facturar | Permite registrar compras a personas naturales no obligadas a facturar. |
Documentos equivalentes electrónicos | Sustituyen el tiquete POS y otros formatos tradicionales (boletas, peajes). |
Notas crédito y débito electrónicas | Corrigen o ajustan operaciones registradas en facturas electrónicas. |
El flujo implica la generación, transmisión, validación previa por la Dian, y finalmente la entrega al comprador. La validación previa es un requisito fundamental para efectos tributarios.
Con la Resolución 000008 de 2024, la Dian estableció un calendario para la implementación de documentos equivalentes electrónicos, incluyendo tiquetes de transporte, boletas de ingreso, peajes, extractos bancarios, entre otros. A continuación, se presenta un resumen de las fechas clave:
Documento equivalente electrónico | Fecha límite de implementación |
---|---|
Grandes contribuyentes | 1 de mayo de 2024 |
Declarantes del impuesto de renta | 1 de junio de 2024 |
Servicios públicos domiciliarios | 1 de agosto de 2024 |
Transporte aéreo, juegos de azar, espectáculos públicos | 1 de septiembre de 2024 |
Peajes, bolsa de valores y agropecuaria | 1 de octubre de 2024 |
Cine y artes escénicas | 1 de noviembre de 2024 |
La Dian ha fortalecido sus herramientas de fiscalización mediante la validación previa de facturas, visitas presenciales y el uso de inteligencia artificial para identificar inconsistencias. Estas acciones han incrementado los cierres temporales de establecimientos por incumplimientos.
Se han implementado diversas estrategias para garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Entre ellas se destaca la validación en tiempo real, que impide el uso de facturas no autorizadas, y los operativos de control, que consisten en visitas presenciales a los establecimientos para verificar el cumplimiento normativo.
Además, se ha fortalecido la vigilancia proactiva mediante el envío de advertencias a los contribuyentes a través de correos electrónicos y mensajes directos. Debido a estas medidas, en el año 2023 se sancionaron más de 355 establecimientos; en 2024 se realizaron más de 183.000 visitas, y en lo corrido de 2025 ya se han inspeccionado más de 16.000 establecimientos.
Basado en el artículo 652 del ET, se contempla:
El artículo 657 del ET establece sanción por clausura temporal o definitiva del establecimiento.
Este régimen busca asegurar el cumplimiento de la obligación de facturar como soporte válido para efectos fiscales.
Las facturas electrónicas deben cumplir con las siguientes condiciones:
Incluso si no superan los topes de ingresos, quienes vendan bienes o servicios gravados y tengan un negocio deben emitir factura electrónica.
La plataforma Radian permite registrar, consultar y trazar las facturas electrónicas como títulos valores. Esto facilita:
Solo las facturas electrónicas registradas en Radian tienen validez como título valor.
En la etapa más reciente del sistema de facturación electrónica en Colombia se han introducido novedades clave:
🔐 Protección de datos
Se limita la información que puede solicitarse al comprador. Solo se debe pedir nombre o razón social, tipo y número de documento, y correo electrónico. Además, los facturadores podrán consultar una base de datos de la Dian para verificar NIT y cédulas, garantizando que los datos coincidan con el RUT.
📄Restricción en documentos equivalentes
Las empresas de servicios públicos domiciliarios solo podrán emitir documentos equivalentes electrónicos cuando estén directamente relacionados con la prestación del servicio público.
🕒 Ampliación del plazo de transmisión
Se permite un plazo máximo de 48 horas para generar, transmitir y validar documentos electrónicos en caso de fallas técnicas.
📆 Calendario escalonado
Desde el 1 de mayo de 2024 todos los contribuyentes del régimen general con ventas superiores a 5 UVT deben facturar electrónicamente. Se han definido cronogramas según tipo de contribuyente y sector.
⚠️ Régimen sancionatorio
La Dian endurece las sanciones. Según el artículo 652 ET, quienes no facturen estando obligados podrán ser sancionados con clausura del establecimiento, conforme a los artículos 657 y 658 del ET.
🚫 Excepciones vigentes
Aún no están obligados a facturar electrónicamente los sistemas de transporte público urbano o metropolitano, bancos, corporaciones financieras, fondos de empleados y prestadores de servicios desde el exterior.
Algunas inquietudes comunes incluyen:
Emitir correctamente los documentos electrónicos es una obligación fiscal que no debe subestimarse. Los errores más frecuentes que generan sanciones son:
Los contribuyentes deben asegurar que sus sistemas estén actualizados con el anexo técnico vigente, que los datos se diligencien correctamente y que se cumpla con los plazos de transmisión. Adicionalmente, deben estar atentos a las visitas de fiscalización y cumplir con las advertencias de la Dian para evitar el cierre del establecimiento o sanciones económicas.
Luis Hernando Gaitán Gómez
Contador público, especialista en Ciencias Tributarias, Revisoría Fiscal y Auditoría Forense. Magíster en Tributación. Con experiencia como docente en pregrado en contaduría pública en distintas universidades. Experiencia en empresas comerciales, salud, construcción, industriales, servicios públicos, ingeniería.
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