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Demostración

Licencias e incapacidades laborales





Explora las principales características de las licencias e incapacidades laborales y cómo se gestionan correctamente para garantizar los derechos de los trabajadores y asegurar el bienestar en el ámbito laboral.

En este especial te hablaremos de:

El tema de las licencias e incapacidades laborales está relacionado con la protección de los derechos de los trabajadores, principalmente en situaciones de enfermedad, accidentes, responsabilidades familiares y ejercicio de derechos fundamentales. Abordarlas de manera adecuada permite garantizar la salud y el bienestar, prevenir los conflictos laborales y promover la productividad.

Licencias laborales

Las licencias laborales son permisos o períodos otorgados a los trabajadores para ausentarse temporalmente de sus labores, sin perder su vínculo laboral y, dependiendo del tipo de licencia, sin afectar su remuneración. Estas licencias se conceden en circunstancias específicas reconocidas por la ley, tales como el cumplimiento de deberes parentales, responsabilidades y contingencias familiares, situaciones de salud, ejercicio de derechos fundamentales, entre otros.

Las licencias pueden clasificarse según el responsable de su otorgamiento. Algunas están reguladas por el sistema de salud, aplicándose tanto a trabajadores dependientes como independientes que cumplan con los requisitos. Otras licencias dependen del vínculo contractual con el empleador, siendo exclusivas para trabajadores dependientes, es decir, para quienes tienen contrato laboral.

licencias

En esta conferencia, Susana Correa realiza una actualización en el tema de incapacidades y licencias:

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Licencia de maternidad

El artículo 236 del CST establece que toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de dieciocho (18) semanas en la época del parto. Esta licencia debe ser remunerada con el salario que la trabajadora devengue al momento de iniciar su licencia.

Tipo

Duración

Licencia de maternidad preparto

1 semana previa al parto*

Licencia de maternidad posparto

17 semanas a partir del parto

* Si es necesario, la licencia preparto puede ampliarse por razones médicas. La semana anterior al probable parto será de obligatorio goce, salvo prescripción médica contraria.

Licencia de maternidad: casos especiales

Tipo

Duración

Para madres de niños prematuros

18 semanas + diferencia de fecha gestacional y nacimiento a término

Para madres con parto múltiple

20 semanas

Para madres de hijos con discapacidad

20 semanas

De acuerdo con el numeral 7 del artículo 2.2.3.1.3 del Decreto 780 de 2016, la licencia de maternidad se extiende a:

  • La madre adoptante.
  • El padre que quede a cargo del recién nacido sin apoyo de la madre.
  • Aquella persona que adquiere la custodia del menor justo después del nacimiento.

Requisitos

La licencia de maternidad es una prestación del sistema de salud y, por lo tanto, debe ser reconocida y pagada por la EPS. Para acceder a esta licencia las condiciones son las siguientes:

  1. La trabajadora debe estar afiliada como cotizante activa al sistema de salud.
  2. Haber cotizado durante todo el período de gestación.
  3. Presentar el certificado médico.

Angie Vargas, experta en derecho laboral, explica cuáles son las acreencias laborales durante la licencia de maternidad:

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Licencia de paternidad

De acuerdo con el parágrafo 2 del artículo 236 del CST, el padre tiene derecho a una licencia de paternidad remunerada de dos (2) semanas. Esta licencia aplica tanto para los hijos nacidos del cónyuge o compañera permanente como para el padre adoptante.

El único documento válido para solicitar la licencia de paternidad es:

  • Registro civil de nacimiento del niño o niña, o el acta de entrega oficial del menor, en caso de adopción.

Requisitos

Para que la EPS reconozca la licencia de paternidad, el afiliado cotizante debe haber efectuado aportes durante los meses correspondientes al período de gestación de la madre. Si ha cotizado por un período inferior, se realizará un reconocimiento proporcional.

Período para disfrutar la licencia: la licencia debe disfrutarse dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de nacimiento del menor o de la entrega oficial del menor adoptado.

En el siguiente video, Angie Vargas detalla los pasos para solicitar de forma correcta la licencia de paternidad:

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Licencia parental compartida

Esta licencia permite que los padres de un recién nacido distribuyan libremente entre sí las últimas 6 semanas de la licencia de maternidad de la madre, siempre que se cumplan las condiciones y requisitos establecidos (Ley 2114 de 2021).

Licencia parental compartida

Concepto

Descripción

Período total de licencia de maternidad

18 semanas

Período mínimo intransferible para la madre

12 semanas

Período máximo transferible al padre

6 semanas

Licencia parental flexible de tiempo parcial

La licencia parental flexible de tiempo parcial es una modalidad de licencia que permite a los padres cambiar un período determinado de la licencia de maternidad o paternidad por un período equivalente de trabajo a medio tiempo, duplicando el tiempo correspondiente.

Ejemplo

Un trabajador tiene derecho a la licencia de paternidad de 2 semanas. Sin embargo, decide optar por la licencia parental flexible de tiempo parcial para poder alargar el período de cuidado de su hijo recién nacido sin dejar de asistir a la empresa, pero trabajando a medio tiempo.

En este caso, las dos (2) semanas de licencia de paternidad se convierten en cuatro (4) semanas, ya que al tomar la modalidad flexible, el tiempo de disfrute de la licencia se duplica, pero la asistencia laboral se reduce a medio tiempo.

Licencia parental flexible de tiempo parcial

Semana

Jornada laboral

1

Medio tiempo

2

Medio tiempo

3

Medio tiempo

4

Medio tiempo

Angie Vargas explica las características de las licencias parental compartida y flexible de tiempo parcial:

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Descanso remunerado durante la lactancia

El descanso remunerado durante la lactancia es un derecho otorgado a las madres trabajadoras para disponer de tiempo dentro de su jornada laboral para amamantar a su hijo o hija. Este derecho es completamente remunerado, lo que significa que el empleador no puede realizar ningún descuento en el salario de la trabajadora por el tiempo empleado en esta actividad. Está regulado por el artículo 238 del CST, modificado por la Ley 2306 de 2023.

Período de lactancia (edad del niño o niña)

Número de descansos

Duración del descanso

Condiciones

Primeros 6 meses

2 descansos

30 minutos cada uno

Dentro de la jornada laboral, sin descuento en el salario.

De 6 meses a 2 años

1 descanso

30 minutos

Se aplica si se mantiene una lactancia materna adecuada y continua. Dentro de la jornada laboral, sin descuento en el salario.

Casos especiales

Más descansos que los establecidos

Duración según lo indicado en el certificado médico

Justificación médica que indique la necesidad de más descansos.

Te actualizamos sobre la Ley 2306 de 2023, que amplió el período de lactancia y estableció nuevas obligaciones para los empleadores en Colombia:

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Licencia por aborto espontáneo, interrupción voluntaria del embarazo o parto prematuro no viable

La licencia por aborto espontáneo, interrupción voluntaria del embarazo o parto prematuro no viable es un derecho otorgado a las trabajadoras afiliadas al sistema de salud que han sufrido alguno de estos eventos durante su embarazo.

La duración de la licencia será de dos (2) o cuatro (4) semanas, dependiendo del criterio médico, de acuerdo con la situación clínica de la trabajadora. Esta licencia será remunerada con el salario devengado por la trabajadora en el momento de iniciar el descanso, sin perjuicio de que el médico tratante pueda otorgar una incapacidad de origen común al finalizar la licencia si es necesario.

Licencia para el cuidado de la niñez

Es una licencia remunerada, concedida anualmente por un período de diez (10) días hábiles, que se otorga a uno de los padres trabajadores cotizantes al sistema de salud o a aquel que tenga la custodia y el cuidado personal de un menor de edad que padezca una enfermedad o condición terminal. Esta licencia podrá disfrutarse de manera continua o discontinua, según se acuerde entre el empleador y el trabajador (Ley 2174 de 2021).

Licencia por grave calamidad doméstica

El numeral 6 del artículo 57 del CST establece como una de las obligaciones especiales del empleador conceder al trabajador la licencia por grave calamidad doméstica. En efecto, la norma dispone textualmente:

Artículo 57. Obligaciones especiales del empleador. Son obligaciones especiales del empleador:

(…)

6. Conceder al trabajador las licencias necesarias para el ejercicio del sufragio; para el desempeño de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación; en caso de grave calamidad doméstica debidamente comprobada; (…)

(El subrayado es nuestro).

La calamidad doméstica se refiere a todo suceso familiar cuya gravedad afecta el normal desarrollo de las actividades del trabajador. Esto puede poner en riesgo diversos derechos fundamentales del trabajador.

En la Sentencia T-460 de 2018 la Corte Constitucional estableció que la licencia por grave calamidad doméstica deberá otorgarse de acuerdo a las siguientes consideraciones:

  • Por el tiempo necesario para superar la gravedad de la situación personal o familiar.
  • Teniendo en cuenta un lapso razonable de remuneración a cargo del empleador.

El plazo razonable de remuneración debe ser acordado entre el empleador y el trabajador o, en su defecto, determinado por la regulación interna de la empresa. Este plazo no debe quedar a la discrecionalidad absoluta del empleador, sino que debe ser proporcional y razonable, garantizando un equilibrio entre los derechos del trabajador y las responsabilidades del empleador.

A continuación, Angie Vargas explica en qué consiste la licencia por grave calamidad doméstica:

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Licencia por luto

La licencia por luto es un permiso que permite al trabajador ausentarse del trabajo tras el fallecimiento de un familiar cercano. Su objetivo es proporcionar un tiempo para afrontar el duelo, participar en los actos funerarios y gestionar los trámites relacionados con el fallecimiento.

El numeral 10 del artículo 57 del CST establece esta licencia como una obligación especial del empleador de otorgar un permiso remunerado de 5 días hábiles en caso de fallecimiento de los siguientes familiares:

  • Cónyuge o compañera o compañero permanente.
  • Familiares hasta el segundo grado de consanguinidad: padres, hijos, hermanos, abuelos y nietos del trabajador.
  • Familiares de primer grado de afinidad.
  • Familiares hasta el segundo grado civil.
  • Hijo, padre o madre de crianza (Ley 2388 de 2024).

En el siguiente video, Angie Vargas explica si la licencia por luto suspende las vacaciones:

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Profundiza sobre este tema con nuestros análisis:

Licencia para asistir al entierro de compañeros de trabajo

El empleador está obligado a conceder el tiempo necesario para que el trabajador pueda asistir al entierro o cremación de un compañero de trabajo fallecido. No obstante, esta licencia debe otorgarse siempre que la ausencia de los trabajadores no afecte el funcionamiento normal de la empresa.

En cuanto a las condiciones para su otorgamiento, estas deben estar estipuladas en el reglamento interno de trabajo. Es importante destacar que al trabajador no se le puede exigir compensar el tiempo que se ausente, ni se le puede realizar descuento alguno en su salario, ya que esta licencia está contemplada en el numeral 6 del artículo 57 del CST.

Licencias por haber participado en la jornada electoral

El permiso por actividades electorales es un beneficio que, por mandato de la ley, el empleador debe conceder al trabajador por haber participado en la jornada electoral. Este comprende dos modalidades o situaciones diferentes: permiso remunerado por participar como jurado de votación y descanso compensatorio por ejercer el voto.

Tipo de licencia

Tiempo de descanso compensatorio remunerado

Jurado de votación

 Un (1) día

Ejercicio del voto

Medio (½) día

Licencia no remunerada

La licencia no remunerada es un permiso que puede conceder el empleador, pero no tiene la obligación de hacerlo ni de pagar el salario durante el tiempo que dure. Dado que no está regulada directamente por la legislación laboral, su otorgamiento depende de las políticas internas de cada empresa.

Un aspecto clave es que la licencia no remunerada debe ser solicitada por el trabajador, nunca impuesta de manera unilateral por el empleador.

El numeral 4 del artículo 51 del CST advierte que el contrato de trabajo se suspende cuando el empleador otorga una licencia o permiso temporal al trabajador, lo que incluye la licencia no remunerada.



Incapacidades laborales

La incapacidad laboral se refiere a una condición de salud que impide al trabajador desempeñar sus funciones y actividades laborales. Esta puede ser causada por diversos factores, como enfermedades, lesiones por accidentes o condiciones médicas, que pueden tener origen en eventos comunes o laborales.

Natalia Jaimes, consultora en derecho laboral, expone cuáles son los tipos de incapacidades médicas en Colombia:

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Incapacidades de origen común

La incapacidad de origen común se refiere al estado o condición de inhabilidad física o mental que le impide a una persona desarrollar su capacidad laboral por un tiempo determinado, originado por una enfermedad general o accidente común que no ha sido calificado como enfermedad de origen laboral o accidente de trabajo.



Requisitos para el reconocimiento y pago de incapacidades de origen común

Para que un afiliado pueda acceder al reconocimiento y pago de la prestación económica derivada de una incapacidad de origen común deben cumplirse los siguientes requisitos:

  • Estar vinculado al sistema de salud en calidad de cotizante activo.
  • Haber cotizado efectivamente al sistema de salud por un mínimo de cuatro (4) semanas, es decir, 28 días, inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad.
  • Presentar el certificado médico de incapacidad.

Ingreso base de cotización

Para el IBC relacionado con el reconocimiento y pago de incapacidades de origen común y sus prórrogas, el Decreto 2126 de 2023 establece lo siguiente:

Concepto

Descripción

IBC para incapacidades de origen común

El IBC es el reportado en el mes anterior al inicio de la incapacidad. El inicio es el día uno de la incapacidad inicial, no de las prórrogas.

IBC para pensionados con ingresos adicionales

Para pensionados con ingresos adicionales, el IBC será el valor sobre el cual cotizan, sin incluir la mesada pensional ni la sumatoria de ambos ingresos.

Determinación del monto de la prestación económica

El monto de la prestación económica se calcula con base en el IBC del mes anterior al inicio de la incapacidad.

Miguel Merino, experto en derecho laboral, explica cómo se liquida y quién paga una incapacidad de origen común:

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Incapacidades simultáneas

Cuando un afiliado presenta dos o más incapacidades de origen común al mismo tiempo, estas serán tratadas como una sola incapacidad para efectos de su reconocimiento y pago de la prestación económica. El periodo total de la incapacidad será el comprendido entre el primer día de la primera incapacidad y el último día de la incapacidad que tenga la mayor duración.

En los casos en los que coincidan una incapacidad de origen común y una incapacidad de origen laboral, el afiliado solo recibirá la prestación económica de la incapacidad que le otorgue mayor beneficio.

Sobre las incapacidades para trabajadores independientes, descarga nuestros formatos:



Incapacidad expedida por médico particular


El certificado de incapacidad por accidente o enfermedad de origen común debe ser expedido por el médico u odontólogo tratante, siempre y cuando esté inscrito en el ReTHUS o sea un profesional que se encuentre prestando su servicio social obligatorio, ambos adscritos a un prestador de servicios de salud habilitado.

Cuando la incapacidad es expedida por un médico u odontólogo que no está adscrito a la red de prestadores de servicios de la EPS o entidad adaptada, esta incapacidad deberá ser validada por la EPS o entidad a la cual esté afiliado el cotizante. Para que esta validación proceda, la incapacidad debe ser emitida por un médico debidamente inscrito en el ReTHUS.


Incapacidad retroactiva

Una incapacidad retroactiva es aquella que se expide con fecha de inicio anterior a la fecha en la que el médico o el odontólogo emitieron el certificado de incapacidad. Este tipo de certificación es aplicable solo en situaciones excepcionales, como cuando el afiliado ha estado hospitalizado o ha enfrentado una urgencia médica, y no puede aplicarse para atenciones ambulatorias regulares.

La incapacidad retroactiva puede emitirse en los siguientes casos:

  • Urgencia médica: cuando el afiliado requiere atención médica de emergencia que impide la emisión oportuna del certificado de incapacidad.
  • Internación hospitalaria: si el afiliado está hospitalizado, el médico tratante puede expedir el certificado con una fecha de inicio retroactiva que abarque todo el tiempo de la hospitalización.
  • Trastornos mentales o de la memoria: en situaciones en las que el afiliado presenta desorientación, confusión mental o algún trastorno psicológico grave que afecte su capacidad para solicitar o recibir el certificado de incapacidad de manera oportuna.
  • Eventos catastróficos o terroristas: si el afiliado resulta afectado por un evento de esta naturaleza.


Régimen de pago de incapacidades de origen común


En caso de enfermedades o accidentes de origen común, el pago de la incapacidad varía según su duración y los actores del sistema que intervienen.

Según el artículo 1 del Decreto 2943 de 2013, el empleador es responsable de los primeros dos (2) días de incapacidad. A partir del tercer día hasta el día 180 la EPS asume el pago. Por regla general, para incapacidades que exceden los 180 días y hasta los 540, la responsabilidad recae en la administradora de fondo de pensiones a la que esté afiliado el trabajador. A partir del día 541 la EPS es la responsable del pago de la incapacidad.

Natalia Jaimes detalla a continuación cómo se manejan las incapacidades que superan los 180 o 540 días:

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Obligaciones generales del empleador durante el período de incapacidad del trabajador

Durante el período de incapacidad del trabajador, el empleador tiene varias obligaciones que debe cumplir para garantizar el adecuado manejo de la situación y el apoyo necesario al trabajador.

Es importante recordar que durante el período de incapacidad el trabajador no recibe salario, sino un auxilio por incapacidad. El empleador debe asumir el pago de los primeros dos días de incapacidad. Si la incapacidad se extiende más allá de ese plazo, el empleador debe gestionar su trámite de reconocimiento y pago ante la EPS correspondiente.

  • Aportes a seguridad social: el empleador debe realizar aportes a salud y pensión basados en el valor de la incapacidad. Asumirá el porcentaje que le corresponde a cada uno de los subsistemas. No se realizan aportes a ARL.
  • Aportes parafiscales: no se realizan aportes parafiscales durante la incapacidad, ya que el auxilio económico recibido no se considera salario.
  • Prestaciones sociales: las prestaciones como prima, cesantías e intereses siguen acumulándose normalmente durante la incapacidad.
  • Vacaciones: el tiempo de incapacidad cuenta para el reconocimiento de las vacaciones. Las vacaciones se interrumpen si ocurre incapacidad.
  • Auxilio de transporte y dotación: no se paga auxilio de transporte durante la incapacidad. La dotación no se entrega en incapacidades prolongadas.


Consecuencias de despedir al trabajador que se encuentra en período de incapacidad

Si el empleador decide finalizar el contrato de un trabajador en período de incapacidad sin la autorización del Ministerio del Trabajo, y este goza de estabilidad laboral reforzada, se presumirá que el despido es discriminatorio. Las posibles consecuencias incluyen:

  • Reintegro del trabajador en un cargo de igual o superior jerarquía, ordenado por un juez laboral competente.
  • Pago de salarios y prestaciones sociales dejados de percibir desde la terminación del contrato hasta el reintegro.
  • Indemnización equivalente a 180 días de salario, conforme al artículo 26 de la Ley 361 de 1997.


Incapacidades de origen laboral

Estas incapacidades surgen a partir de una enfermedad profesional o un accidente de trabajo calificado como tal. En otras palabras, es aquella incapacidad que se origina como consecuencia directa o indirecta de las labores realizadas por el trabajador.


Clases de incapacidad de origen laboral

El reconocimiento y pago de las incapacidades de origen laboral es responsabilidad del sistema general de riesgos laborales –SGRL–.

Se reconoce que la incapacidad que puede sufrir un trabajador se clasifica en tres tipos: temporal, permanente parcial y permanente.

Clases de incapacidad

Definición

Ejemplo

Incapacidad temporal

El trabajador queda en imposibilidad de trabajar de manera transitoria. Es una incapacidad temporal y se espera una recuperación para que el trabajador pueda regresar a sus labores habituales.

Un trabajador sufre una fractura en una extremidad y necesita tiempo para recuperarse antes de volver a trabajar.

Incapacidad permanente parcial

Ocurre una disminución de la capacidad laboral, pero esta es parcial (superior al 5 % pero menor al 50 %). El trabajador puede seguir desempeñando funciones laborales con ciertas limitaciones.

Un trabajador tiene una lesión en la mano que le impide realizar ciertas tareas con la misma destreza que antes.

Incapacidad permanente

Se origina con una pérdida de capacidad laboral superior al 50 %. En este caso, el trabajador sufre una disminución significativa de su capacidad laboral.

Un trabajador sufre un accidente que resulta en la pérdida de una extremidad, lo que le impide continuar trabajando.

Responsable del pago

El parágrafo 2 del artículo 1 de la Ley 776 de 2002 establece que las prestaciones económicas derivadas de un accidente de trabajo o de una enfermedad profesional serán reconocidas y pagadas por la administradora de riesgos laborales –ARL– en la cual el trabajador esté afiliado al momento del accidente o, en el caso de una enfermedad profesional, al momento de requerir la prestación.

Para la incapacidad de origen laboral, el único requisito es que el trabajador esté afiliado a una ARL al momento del accidente o al momento de solicitar la prestación, en caso de enfermedad laboral.


Indemnización por pérdida de capacidad laboral

Cuando un trabajador sufre una disminución significativa en su capacidad para trabajar debido a una enfermedad o un accidente de origen laboral, el sistema de seguridad social en Colombia ofrece una serie de beneficios para mitigar los efectos de esta situación. Estos beneficios incluyen la indemnización por pérdida de capacidad laboral, que está diseñada para compensar económicamente al trabajador afectado.

De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 776 de 2002, se considera inválida a la persona que, debido a una causa de origen laboral y no provocada intencionalmente, haya perdido el 50 % o más de su capacidad laboral.

Sin embargo, cuando la disminución de la capacidad laboral es inferior al 50 %, el trabajador no puede acceder a una pensión de invalidez, pero tiene derecho a la indemnización por incapacidad permanente parcial, que cubre una pérdida de capacidad laboral entre el 5 % y el 49,9 %, según lo establecido por el SGRL.

La liquidación de la indemnización se realiza con base en la tabla establecida en el Decreto 2644 de 1994, la cual define los porcentajes de pérdida de capacidad laboral y el monto de indemnización en meses. Este monto se calcula sobre el ingreso base de liquidación –IBL– y refleja el valor económico que debe recibir el trabajador según el porcentaje de pérdida de capacidad laboral.

En el siguiente video, Angie Vargas explica cómo se liquida la indemnización por pérdida de capacidad laboral:

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Ejemplo

Supongamos que un trabajador sufre un accidente de trabajo que le ocasiona una pérdida de capacidad laboral del 10 % y su ingreso base de liquidación es de $2.000.000. Según la tabla, el trabajador debería recibir una indemnización de 4,5 veces su ingreso base de liquidación, lo que equivale a $9.000.000.


Accidente de trabajo

El artículo 3 de la Ley 1562 de 2012 define el accidente de trabajo como “todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte”. Además, establece los siguientes supuestos que lo configuran:

  • Accidente ocurrido durante la ejecución de órdenes del empleador o contratante, incluso fuera del lugar y horas de trabajo.
  • Accidente ocurrido durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte es suministrado por el empleador.
  • Accidente ocurrido durante el ejercicio de la función sindical, siempre que el trabajador se encuentre en permiso sindical y el accidente ocurra en cumplimiento de dicha función.
  • Accidente ocurrido durante actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando el trabajador actúe en nombre o representación del empleador o de la empresa usuaria, en el caso de trabajadores de empresas de servicios temporales en misión.

Natalia Jaimes expone en qué consiste un accidente de trabajo y explica cómo se pagan las prestaciones económicas:

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Enfermedad laboral

Una enfermedad laboral es aquella que se origina debido a la exposición a factores de riesgo propios de la actividad laboral o del ambiente en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar.

Es importante mencionar que el artículo 4 de la Ley 1562 de 2012 señala que el Gobierno nacional debe actualizar periódicamente la lista de enfermedades laborales reconocidas. No obstante, si una enfermedad no está en la lista, pero se demuestra que está causalmente relacionada con los factores de riesgo ocupacional, también se considerará una enfermedad laboral.

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