Plantilla para el control y auditoría del gasto de servicios públicos

Última actualización: hace 3 semanas (27 abril, 2022)

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Esta plantilla permite el control mensual de los consumos y pagos de servicios públicos de manera eficiente y organizada, ajustándose a la necesidad del usuario.

El artículo 476 del ET trata de los servicios excluidos del impuesto sobre las ventas IVA, exceptuando en él a los servicios públicos.

Cuando un ente económico inicia operaciones, uno de los primeros gastos que se debe registrar contablemente y controlar es el consumo de los servicios públicos, tales como acueducto y alcantarillado, energía eléctrica, gas y teléfono.

En la práctica, la Dian permite deducir los gastos por servicios públicos y le habilita dichos gastos a cualquier empresa que está tomando en arrendamiento un inmueble, es decir, le deja pasar los gastos como deducibles, a pesar de que el gasto del servicio público no viene a nombre del que está ubicado en el local sino a nombre del arrendador.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, existe la posibilidad de crear una cuenta en el plan único de cuentas específica para los servicios públicos, de forma tal que se pueda distinguir un gasto de otro.

En el antiguo plan de cuentas del Decreto 2650 de 1993 estas cuentas correspondían, por ejemplo, a la 5135 – Servicios (en el caso de gastos de servicios del área de administración) o 5235 – Servicios (en el caso de gastos de servicios del área de ventas). No obstante, se debe tener en cuenta que esta cuenta es sugerida, pues cada empresa maneja su propio plan de cuentas.

El artículo 476 del ET trata de los servicios excluidos del impuesto sobre las ventas IVA, exceptuando los servicios públicos de energía a base de gas u otros insumos, el agua para la prestación del servicio público de acueducto y alcantarillado, y el servicio de gas domiciliario, ya sea conducido por tubería o distribuido en cilindros. Así mismo, en el caso del servicio telefónico local, se excluyen del impuesto los primeros trescientos veinticinco (325) minutos mensuales del servicio facturado a los usuarios de los estratos 1, 2 y 3, y el servicio telefónico prestado desde teléfonos públicos.

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¿Por qué es importante la plantilla para el control y auditoría del gasto de servicios públicos?

Toda pyme debe tener estructurados sus procesos para no pasar por alto obligaciones como el pago de sus servicios públicos, el pago a sus empleados y proveedores, entre otros, ganando posicionamiento y renombre dentro de sus competidores y colaboradores, garantizando el normal funcionamiento de su negocio.

Por ello, es necesario tener siempre a la mano el control de los pagos, generando orden en las finanzas y una buena administración, permitiendo el logro de los objetivos organizacionales, sin fugas o reprocesos.

Entonces, es importante auditar el consumo de los servicios públicos para controlarlos de manera oportuna cuando se presenten desfases o excesos, además de destinar el dinero mensual para ello, aunque no se gaste la misma cantidad de los recursos.

Cabe anotar que el diseño, los datos o comentarios bajo los cuales ha sido elaborado este liquidador se entregan a título de guía y hacen parte de la interpretación de Actualícese. Será el contribuyente quien deba atender las instrucciones de la Dian, estudiar las normas requeridas, preparar y emitir la información a la que haya lugar. Actualícese no se hace responsable de las interpretaciones, operaciones o información derivadas del uso de esta herramienta.

Por último, te invitamos a realizar una ampliación del tema revisando el siguiente video en nuestro canal de YouTube, en donde el Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de Actualícese, explica que la factura de servicios públicos en Colombia es considerada un documento equivalente a factura de venta.

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