Reconocimiento fiscal del pago de viáticos

Responde conferencista: Juan Fernando Mejía.

¿Cómo se reconocen los giros al trabajador para viáticos, transporte, gastos por caja menor, pila, para gasolina y para otros gastos de la empresa? ¿Se puede hacer documento soporte a nombre del mensajero para gastos de caja menor? ¿Qué consideraciones laborales, contables y tributarias deben tenerse en cuenta para estos gastos que no tienen soporte?

_{Pregunta resuelta 17 de agosto de 2022.}

El Dr. Juan Fernando Mejía explica que los gastos o giros a los trabajadores han tenido un cambio importante a partir del año 2020, por lo que la Sentencia SL-51462020(69731) de octubre de 2020 establece que lo único que se puede girar a la cuenta de un trabajador es lo que se destine para incrementar el patrimonio de dicho trabajador y no para los gastos de la empresa, por lo que, al infringir lo dispuesto en dicha sentencia, se incurre en las siguientes consecuencias:

1. Se deberá pagar seguridad social y prestaciones si el trabajador se retira y demanda diciendo que esos giros eran comisiones, pues, aunque no sea cierto, le creerán porque es su palabra contra la de una empresa y la ley es garantista, según dicha sentencia; especialmente su cuenta se utilizó para pagos variables.
2. No vale tenerlo en acuerdo de desalarizado porque está prohibido que se incluya en estos acuerdos los gastos de la empresa que no aumenten el patrimonio del trabajador. Que lo desalarizado sea fijo si es variable se entiende como una especie de comisión
3. No se pueden contabilizar estos conceptos como anticipo al trabajador, pues no aumentan su patrimonio (pueden registrarse como anticipo con el NIT de la misma empresa y tener un control administrativo si se quiere, pero no cargarlos a nombre del trabajador ni en nómina electrónica).

El conferencista añade una explicación de un ejemplo práctico en relación con los pagos que se realizan a los trabajadores por concepto de gastos para vehículo y añade algunas recomendaciones importantes sobre el caso de estudio.