Las cesantías son una prestación social que se causa del 1 de enero al 31 de diciembre y debe ser consignada a más tardar el 14 de febrero de cada año en el fondo previsto para tal efecto.
Conoce todas las pautas que se deben tener en cuenta respecto a su liquidación y pago.
La ley laboral establece las cesantías como una obligación a cargo del empleador y en favor del trabajador, y responde a una clara orientación social en el desarrollo de la relación laboral.
De igual manera, se establecen como un mecanismo que busca, por un lado, reducir las cargas económicas del trabajador ante el cese de la actividad productiva, y por otro, satisfacer sus necesidades de vivienda y estudios.
Calculadora de cesantías e intereses a las cesantías
Para calcular el valor de las cesantías e intereses a las cesantías se deben tener las siguientes consideraciones:
En el campo de salario mensual debes tener en cuenta el valor mensual percibido por el trabajador sin incluir el auxilio de transporte porque, aunque es base salarial para las cesantías, la herramienta lo incluye automáticamente.
Además, debes sumar al salario básico lo que el trabajador perciba como comisiones, horas extras y demás conceptos que constituyen salario. Ten en cuenta que si el trabajador ha tenido variaciones en su salario en el último año calendario, debes utilizar el promedio del valor percibido por él en ese periodo.
Recuerda que los trabajadores internos, son aquellos que residen en el sitio de trabajo, por lo que no les corresponde percibir el auxilio de transporte ya que no deben desplazarse para realizar sus labores. No se debe confundir este concepto con aquellos trabajadores que tienen una modalidad de trabajo en casa, a los cuáles se les asigna el auxilio de conectividad en lugar del auxilio de transporte, teniendo el mismo valor.
Calcular las Cesantías del Trabajador
¿Qué son las cesantías?
Las cesantías –o auxilio de cesantía– son una prestación social regulada en el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– y consisten en el pago de un mes de salario por cada año de servicio y proporcionalmente por fracción de año.
Las cesantías buscan otorgar al trabajador recursos que constituyan un auxilio económico disponible en períodos de desempleo, aunque también pueden disponerse durante la vigencia de la relación laboral, ya sea para la adquisición o remodelación de vivienda, estudios de educación superior, compra de acciones del Estado, entre otros.
¿Quiénes tienen derecho al pago de las cesantías?
Las cesantías deben ser pagadas a todo trabajador dependiente, es decir, todo trabajador que se encuentre vinculado mediante un contrato de trabajo sin importar el tipo o duración de este.
De igual manera, los trabajadores y trabajadoras del servicio doméstico, choferes de servicio familiar y trabajadores por días y de tiempo parcial, tienen derecho al auxilio de cesantías.
Es importante aclarar que las cesantías no deben ser liquidadas ni consignadas a los trabajadores que perciben salario integral, ya que la prestación se encuentra incluida en el 30 % del factor prestacional, conforme lo dispuesto en el artículo 132 del CST.
En el siguiente vídeo, la Dra. Natalia Jaimes, abogada consultora en derecho laboral, explica en qué consiste el pago de cesantías y cuáles trabajadores tienen derecho:
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Período de liquidación, consignación o pago
Las cesantías deben ser liquidadas anualmente en el período comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre de cada año.
Una vez se ha realizado esta liquidación, deben ser consignadas en el fondo de cesantías escogido por el trabajador, a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
En caso de que el contrato de trabajo termine antes de esta última fecha y el empleador no haya realizado la consignación (ya que puede realizarla en enero), debe pagar el valor de las cesantías directamente al trabajador; si, por el contrario, las consignó, el trabajador debe realizar la solicitud directamente al fondo.
¿Cuál es el valor de las cesantías por año?
Elvalor de las cesantías corresponde a un (1) salario mensual por cada año trabajado o proporcional en caso de un tiempo inferior laborado. Este valor que debe ser consignado al fondo de cesantías elegido por el trabajador debe ser liquidado aplicando la siguiente fórmula:
Salario mensual × días trabajados / 360
Además, el auxilio de cesantía debe ser liquidado de manera conjunta con los intereses a las cesantías, independientemente de si se realiza su pago parcial directamente al trabajador o se liquidan proporcional o anualmente para su consignación en el fondo de cesantías.
Nota: recuerda incluir el valor del auxilio de transporte o de conectividad digital para la liquidación de las cesantías de aquellos trabajadores que devengan hasta dos (2) smmlv.
Los intereses a las cesantías deben ser liquidados con base en la siguiente fórmula:
Valor de las cesantías × días trabajados × 12 % / 360
De acuerdo con lo anterior, una vez se liquiden las cesantías deben, a su vez, liquidarse los intereses y pagárselos directamente al trabajador.
Nota: debe tenerse en cuenta que las únicas circunstancias en las cuales puede realizarse el pago de cesantías directamente al trabajador son: i) cuando se termina el contrato de trabajo, ii) sucedió sustitución patronal o iii) el trabajador fue requerido para prestar el servicio militar.
En los demás eventos debe realizarse el pago directamente a la institución educativa o a las entidades donde el trabajador solicitó la prestación de servicios para adquisición de vivienda, etc.
Liquidación de cesantías en suspensión del contrato de trabajo
La figura de la suspensión del contrato de trabajo y sus causales se encuentran previstas en el artículo 51 del CST; por su parte, los efectos que produce dicha suspensión están contemplados en el artículo 53 del CST.
En lo relacionado con la liquidación de las cesantías, cuando ha existido un período de suspensión del contrato, este último artículo indica que el empleador puede descontar de la liquidación y pago de esta prestación el tiempo que duró la suspensión.
Lo anterior supone que, por ejemplo, si el contrato estuvo vigente todo el año, pero suspendido durante dos (2) meses, el empleador solo debe consignar las cesantías por los diez (10) meses en los que el trabajador prestó efectivamente sus servicios.
Cálculo de las cesantías para un trabajador en incapacidad
Durante un período de incapacidad de origen común o laboral, el trabajador tiene derecho a que le sean liquidadas las cesantías y los intereses a las cesantías en su totalidad o de forma proporcional, según sea el caso, dado que una incapacidad no es causal para la suspensión del contrato de trabajo.
Lo anterior fue precisado por el entonces Ministerio de la Protección Social (Concepto 36773 de 2008), a través del cual indicó que las prestaciones sociales deben liquidarse con base en el último salario devengado por el trabajador antes de iniciar el período de incapacidad.
En el siguiente video, la Dra. Natalia Jaimes explica qué ocurre con el pago de las cesantías del trabajador que se encuentra en período de incapacidad:
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Retención de cesantías por préstamos realizados por el empleador
El artículo 104 de la Ley 50 de 1990 establece que, en el evento en el cual el empleador conceda un préstamo de vivienda al trabajador,podrá, previa autorización de este, solicitar al fondo de cesantías la retención del valor acordado.
Por otra parte, el numeral 4 del citado artículo señala que los préstamos para vivienda que el empleador otorgue al trabajador podrán ser garantizados mediante la constitución en prenda del saldo de cesantías. Quiere decir que el trabajador puede autorizar al empleador para que solicite ante el fondo la retención de cesantías como garantía por el préstamo realizado.
¿Qué se necesita para retirar las cesantías?
El Ministerio del Trabajo, mediante el Decreto 1562 de 2019, realizó una compilación de los eventos en los que puede realizarse el retiro anticipado de cesantías, a saber:
Terminación del contrato de trabajo.
Financiación de vivienda.
Sustitución patronal.
En caso de prestar el servicio militar.
Estudios de educación superior.
Compra de acciones propiedad del Estado.
Traslado de cesantías.
Conoce, a través de la explicación de la Dra. Natalia Jaimes, cómo debe realizarse la solicitud de las cesantías ante el empleador:
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En la siguiente infografía, te indicamos en qué eventos es posible retirar parcial o totalmente las cesantías:
Pérdida de las cesantías
Existen situaciones en las cuales los trabajadores pueden perder el derecho al pago de las cesantías previstas en el artículo 250 del CST; se presentan cuando:
El trabajador cometa actos delictivos contra el empleador o sus familiares dentro del segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad, o el personal directivo de la empresa.
El trabajador cometa un daño material grave causado intencionalmente a los edificios, obras, maquinaria y materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo.
El trabajador revele los secretos técnicos o comerciales o dé a conocer asuntos de carácter reservado, con perjuicio grave para la empresa.
Cuando el trabajador cometa alguno de los actos descritos anteriormente, el empleador tendrá derecho a retener las cesantías no pagadas o consignadas, pero para ello debe interponer una denuncia (querella) ante la autoridad competente y que dicha denuncia tenga mérito para iniciar una investigación penal.
Para la pérdida de las cesantías sí se requiere que exista sentencia condenatoria por parte del juez competente en la que se establezca la responsabilidad penal del trabajador.
Embargo de las cesantías
Por regla general, las cesantías son inembargables conforme el artículo 344 del CST, sin embargo, en dicha disposición también hay una excepción que señala que cuando se trate de deudas por alimentos y créditos a favor de cooperativas pueden ser embargadas hasta en un 50 % de su valor.
Entérate, a través de la explicación de la Dra. Angie Marcela Vargas, especialista en derecho laboral, cómo procede el embargo de cesantías:
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Sanción por no pago de cesantías en la liquidación del contrato de trabajo
Si el empleador no paga al trabajador el valor causado por concepto de cesantías como prestación debida a la terminación del contrato de trabajo, tendrá que pagar como sanción el valor de un día de salario por cada día de retardo, conforme el artículo 65 del CST.
Frente a esta sanción, debe tenerse en cuenta que se produce por el no pago de la liquidación del contrato de trabajo; no se genera por no pagar las cesantías, ya que existe otra sanción en caso de que no sean consignadas en el fondo, como se verá a continuación.
Sanción por no consignar las cesantías
El empleador tiene a su cargo la obligación de consignar las cesantías a más tardar el 14 de febrero de cada año en el fondo elegido por el trabajador. No cumplir esta obligación lo hará objeto de la sanción prevista en el artículo 99 de la Ley 50 del 1990, que consiste en el pago de un (1) día de salario por cada día de retardo.
En el siguiente vídeo, la Dra. Angie Marcela Vargas explica en qué consiste la sanción por no consignación de cesantías:
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