¿Cómo reglamentar el derecho de inspección y evitar conflictos legales?

El derecho de inspección permite a los socios conocer la situación de la empresa pero su reglamentación debe cumplir con la ley. Descubre cómo regularlo correctamente para evitar conflictos y proteger la información sensible sin afectar la transparencia.

El derecho de inspección permite a los socios acceder a la información financiera, contable, jurídica y administrativa de la empresa. Su reglamentación debe garantizar un equilibrio entre la transparencia y la protección de la gestión empresarial. Antes de las reuniones de asambleas de accionistas o juntas de socios, su ejercicio cobra especial importancia y debe realizarse conforme a la ley.

Límites legales del derecho de inspección

El derecho de inspección no es absoluto. Su ejercicio está sujeto a restricciones que buscan evitar el uso indebido de la información empresarial. Según el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, los socios pueden acceder a los libros de actas, registros de socios, contabilidad, correspondencia y estados financieros, pero no a documentos protegidos por cláusulas de confidencialidad o secretos industriales.

La ley también establece plazos concretos para su ejercicio. En las sociedades anónimas debe realizarse 15 días hábiles antes de la reunión ordinaria de la asamblea de accionistas, mientras que en las sociedades por acciones simplificadas –SAS– el plazo se reduce a 5 días. En otros tipos societarios los estatutos pueden regular un acceso periódico o permanente, siempre que no interfieran con la gestión ni afecte el normal desarrollo de la administración.

¿Cómo reglamentar correctamente el derecho de inspección?

Para evitar conflictos y garantizar que el derecho de inspección se ejerza dentro de los límites legales, las empresas deben establecer reglas claras en sus estatutos o en su reglamento interno. Estas son algunas de las mejores prácticas recomendadas según las pautas de la Supersociedades:

• Designación de apoderados: los socios pueden delegar este derecho en un representante con poder escrito, especialmente en el caso de personas jurídicas.
• Plazos y horarios de acceso: definir un horario razonable para la consulta de documentos y, si es necesario, establecer un sistema de citas para ordenar el acceso.
• Protección de documentos sensibles: se recomienda restringir la reproducción, digitalización o copia de la información, salvo autorización expresa de la administración.
• Procedimientos internos: regular el acceso a la información mediante mecanismos que eviten que el ejercicio de este derecho interfiera en la gestión de la empresa.
• Regulación desde la junta directiva: la asamblea de accionistas puede delegar en la junta directiva la formulación de un proyecto de reforma estatutaria para actualizar la reglamentación del derecho de inspección según las mejores prácticas de gobierno corporativo, quedando a discreción del máximo órgano social aprobar o no dicha reforma.

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Para profundizar sobre el derecho de inspección, te invitamos a consultar nuestro Especial Actualícese Asambleas de accionistas y juntas de socios y de copropietarios en propiedad horizontal 2025.

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