Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La preparación del presupuesto no solo corresponde a un único momento del año, sino que es necesario realizarle un seguimiento constante para que este funcione eficientemente.
Las etapas del presupuesto son: preiniciación, elaboración, ejecución, control presupuestal y evaluación.
El presupuesto es una visión de una realidad aplicada en valores y, a la vez, una de las formas sencillas de tener un control futuro sobre las operaciones del negocio. Sin embargo, en las pequeñas y medianas empresas se ha dificultado ampliamente la construcción e implementación de la práctica del presupuesto, debido a que requiere de una organización y compromiso por parte de la entidad.
El proceso presupuestal en una entidad no debe limitarse a un solo momento del año. El potencial con el que cuenta esta herramienta solo se puede alcanzar si se tienen en consideración todas las etapas involucradas, a saber: preiniciación, elaboración, ejecución, control presupuestal y evaluación.
A continuación, en la siguiente infografía explicamos cada una de ellas:
Veamos más detalles.
En esta etapa, que antecede a la elaboración del presupuesto, se incluyen herramientas de evaluación y gestión de recolección de información para obtener el conocimiento de la marcha de la empresa y del estado de la operación durante el período inmediatamente anterior, con el fin de analizar las estrategias y opciones de crecimiento, buscando cumplir con los objetivos generales y específicos definidos por la gerencia o por el máximo órgano directivo.
En esta etapa es fundamental:
En conclusión, esta fase inicial está enfocada en plantear y delimitar las expectativas de la organización y las posibilidades con las que cuenta para su cumplimiento, de modo que el resultado de la fase en cuestión sea un mapa de expectativas y límites para la elaboración del presupuesto.
Con base en los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la empresa, se procede con la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión monetaria en la organización. Algunas de las actividades que pueden realizarse son las siguientes:
El área de ventas, por ejemplo, debe tener en cuenta el volumen que ha sido previsto para el período a presupuestar, de modo tal que pueda determinar si se presenta un aumento en los niveles de ventas en función del número de unidades o precios.
La compañía se encuentra interconectada entre sus diferentes áreas; por tanto, a partir de la definición del programa y las políticas de ventas, ese presupuesto se traslada al departamento de producción, para que estime los requerimientos relacionados con la cantidad de materia prima y la disposición de la capacidad operativa en lo referente a la maquinaria y al personal necesario para ejecutar la operación. Como puede observarse, la elaboración del presupuesto es una tarea conjunta, pues involucra a todas las áreas de la empresa.
Otro de los departamentos responsables es el de mercadeo, el cual puede definir las técnicas y estrategias que se deben adoptar en términos del tiempo y los recursos disponibles para poner a disposición del público las labores necesarias que impactarán el mercado y lograrán los niveles de ventas esperados o proyectados, los cuales podrán determinarse a través de pronósticos.
La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes. El líder de presupuestos tiene la labor fundamental de integrar a las diferentes áreas en la consecución de las metas trazadas, comunicando a cada uno de los niveles de la organización la interrelación e importancia que tienen dentro de la operación y el cumplimiento del presupuesto. Lo anterior, con el propósito de cumplir las expectativas gerenciales de la organización.
Una de las metodologías para hacerle seguimiento al presupuesto durante su ejecución es utilizar la interfaz del software contable que tenga implementada la empresa, comúnmente denominada “presupuestos o planeación”, de modo que se obtenga una comparación simultánea al momento de la causación de los diferentes registros contables. En todo caso, si la empresa no cuenta con un aplicativo especializado para esto, es posible realizar su seguimiento en libros de Excel.
Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto primero se debe establecer la realización de informes parciales por áreas, de modo que el equipo presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación de la información.
En esta etapa deben cotejarse los resultados de la operación empresarial con los datos presupuestados, con el objetivo de identificar posibles falencias que afecten la ejecución del presupuesto o lo desvíen, y lograr un ajuste oportuno.
Es importante considerar que cuando el proceso de contraste se aplique a proyectos de construcción u otros similares, se debe evaluar dentro de los informes parciales y el avance de las obras, de modo tal que se pueda estimar realmente el cumplimiento de las metas y requerimientos presupuestados.
Cuando culmina el período presupuestado se realiza un análisis de los informes periódicos y se emite un informe final en el que se revelan los resultados de la compañía y se evalúa el cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones organizacionales fijadas para la optimización de los resultados.
Es conveniente que en este informe final se realice una comparación de los indicadores del año presente respecto a los de los años anteriores, con el fin de comprender cuáles metas se cumplieron y cuáles, por el contrario, requieren mayor trabajo en el futuro.
En esta etapa, entonces, se deben conocer las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto a partir de las cuales se construyen las alternativas de mejora que permitirán el efectivo alcance de las expectativas en los próximos períodos.
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