Se deben incluir los costos y gastos no deducibles en los Medios Magnéticos?

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Entre quienes tienen la responsabilidad de reportar en medios magnéticos a la DIAN la información acerca de las operaciones que llevaron a cabo durante el año fiscal y que correspondan a pagos por conceptos de costos y/o gastos (literal “e” del art.631 del ET) hay dos dudas bien grandes:
 
¿Solo se deben reportar los costos y gastos que efectivamente se incluyan como deducibles en la declaración de renta?

¿O se deberían reportar también aquellos costos y gastos que por no ser deducibles en la declaración de renta se terminan considerando entonces como simples “costos y gastos contables”?

La respuesta a estos interrogantes fue dada por la DIAN desde hace varios años, mediante su concepto 11076 de diciembre 26 de 2001 (el cual continúa vigente), y en el mismo se concluye que la información que se suministra en los reportes de medios magnéticos es únicamente la que sirve para sustentar las cifras fiscales llevadas a las declaraciones tributarias.

En consecuencia, los costos y gastos que son solamente contables (es decir, los que solamente quedan reflejados en la contabilidad pero no se llevan al formulario de las declaraciones de IVA ni de renta) no se tienen que incluir en el mencionado reporte.

El texto completo de este importante concepto es el siguiente:

PROBLEMA JURIDICO:
La información que se debe presentar de conformidad con el artículo 631 del Estatuto Tributario. en medios magnéticos es la fiscal o la contable? 

TESIS JURIDICA:
La información que debe ser remitida por las personas o entidades. contribuyentes o no contribuyentes. solicitada por el Director General de Impuestos Nacionales de conformidad con el artículo 631 del Estatuto Tributario es la fiscal. 

INTERPRETACION JURIDICA
El artículo 631 del Estatuto Tributario señala:

 Para estudios y cruces de información. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 684 y demás normas que regulan las facultades de la Administración de Impuestos, el Director de Impuestos Nacionales podrá solicitar a las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, una o varias de las siguientes informaciones, con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos:

a) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que sean socias, accionistas, cooperadas, comuneras o asociadas de la respectiva entidad, con indicación del valor de las acciones, aportes y demás derechos sociales, así como de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles. ………

e) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable sea superior a diez millones de pesos ($10.000.000, base año gravable de 1995), con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e impuesto descontable. 

f) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso en el respectivo año gravable sea superior a veinticinco millones de pesos ($25.000.000, base año gravable de 1995), con indicación del concepto e impuesto sobre las ventas liquidado cuando fuere el caso. …… 

h) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier índole, con indicación de su valor. 

i) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los deudores por concepto de créditos activos, con indicación del valor del crédito. 

…………..“ 

La información por suministrar, referida en el artículo 631 del Estatuto Tributario, tiene un objetivo fiscal, los valores a reportar deben corresponder a las cifras que sirven de sustento a las respectivas declaraciones tributarias, como información de los socios, accionistas, cooperados, comuneros o asociados; ingresos; costos, deducciones, impuestos descontables; acreedores por pasivos; deudores por concepto de créditos activos. 

Los ingresos corresponden a todos los ingresos ordinarios y extraordinarios realizados en el periodo gravable que puedan producir un incremento neto del patrimonio. 

La legislación tributaria establece requisitos para los costos y deducciones y así tenemos que para que sean aceptados deben cumplir las exigencias establecidas en el artículo 107 del Estatuto Tributario:
· Que tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta. 
· Que sean necesarios.
· Que sean proporcionados de acuerdo con la actividad.

Así mismo, el artículo 485 del Estatuto Tributario señala que el impuesto descontable en la venta de bienes’ muebles o en la prestación de servicios gravados, corresponde al impuesto sobre las ventas facturado al responsable por la adquisición de bienes corporales muebles y servicios, hasta el límite que resulte de aplicar al valor de la operación que conste en las respectivas facturas o documentos equivalentes. En las importaciones. el impuesto pagado en la importación

El artículo 631 ibídem, señala que la información solicitada es utilizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para cruces de información y estudios para programas de fiscalización. Por lo anteriormente expuesto, se trata de la información que tiene relevancia fiscal y no de la simplemente contable. 

Atentamente, 

YOMAIRA HIDALGO ANIBAL
Jefa División de Normativa y Doctrina Tributaria”

(los resaltados son nuestros)

¿Cómo haría entonces la DIAN para detectar los ingresos del beneficiario?

Habiendo aclarado lo anterior, surge adicionalmente otra pregunta :

Si los costos y gastos no deducibles en que incurre una empresa no van a ser reportados a la DIAN…

¿Cómo podrá la DIAN detectar los INGRESOS de aquel beneficiario que sí recibió el pago y que por tanto estaría obligado a reconocer que sí percibió dicho INGRESO?

La solución inteligente que la DIAN diseñó para esta situación, y al menos para lo que será la información del año 2005, consiste en que a la empresa que hizo el pago se le exige reportar el dato de la totalidad de las  retenciones en la fuente practicadas a título de renta durante el 2005, indicando “el valor del pago sujeto a retención” (véase el art.5 de la resolución 10147 de octubre de 2005).

En consecuencia, aunque el costo o gasto en que incurrió la empresa haya sido tomado como un costo o gasto no deducible, es claro que aun sobre dichos “costos y gastos no deducibles” sí era obligatorio haber hecho la respectiva retención en la fuente (exceptuando los casos contemplados en el art.369 del ET; véase otro editorial que ya hicimos sobre este tema), y de esa forma terminará llegándole a la DIAN el dato sobre el “ingreso” que percibió el sujeto pasivo a quien se practicó la retención.

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