Contratos de Aprendizaje – Preguntas Frecuentes

Por: SENA
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Publicado: 28 de mayo de 2008
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Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas. Si detecta algún error, por favor avísenos haciendo click en "Reportar un error" (más abajo en esta misma página). Mil gracias.

El Contrato de Aprendizaje es una modalidad contractual que permite, no solo a miles de estudiantes, aprender con la práctica laboral, sino que al empresario le genera un ahorro en sus costos de nómina. Del SENA hemos extractados estas respuestas, tan necesarias como pertinentes.

¿Qué normas regulan la contratación de aprendices?

Entre las normas que regulan la contratación de aprendices encontramos: Ley 789 de 2002 y sus Decretos Reglamentarios 933 y 2585 de 2003, Acuerdo 0015 del 11 de diciembre de 2003 y Acuerdo 0016 del 11 de diciembre de 2003.

¿Qué es el contrato de aprendizaje?

El contrato de aprendizaje es una forma especial de vinculación dentro del Derecho Laboral, sin subordinación y por un plazo no mayor a dos (2) años en la que una persona natural recibe formación teórica en una entidad de formación autorizada con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios para que adquiera formación profesional metódica y completa requerida en el oficio, actividad u ocupación dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o financiero propios del giro ordinario de las actividades del patrocinador con exclusividad en las actividades propias del aprendizaje y el reconocimiento de un apoyo de sostenimiento que garantice el proceso de aprendizaje y el cual, en ningún caso, constituye salario.

¿Qué prácticas no constituyen contrato de aprendizaje?

No constituye contrato de aprendizaje: a) Actividades por convenios en calidad de pasantías como requisito para título. b) Prácticas asistenciales y de servicio social obligatorio (salud) Servicio social obligatorio en 10 y 11 de lectiva secundaria. c) Prácticas en el marco de proyectos de protección social adelantados por el Estado.

¿Quién regula la cuota de aprendices?

La cuota mínima de aprendices deberá ser regulada por la Regional del SENA del domicilio principal de la empresa, Sin perjuicio del deber que le asiste al empleador de establecer el número de aprendices que le corresponde, vincularlos o realizar la monetización, debiendo informar al SENA dentro del mes siguiente a la contratación o monetización de la cuota mínima.

¿Qué empresas están obligadas a contratar aprendices?

Se encuentran obligados a vincular aprendices todos los empleadores de carácter privado que desarrollen cualquier tipo de actividad económica diferente de la construcción y que ocupen un número de trabajadores no inferior a quince (15). Las Empresas de menos de diez (10) trabajadores podrán voluntariamente tener un aprendiz de formación del SENA.

¿Cuáles son las alternativas para cumplir con la cuota de aprendices?

La empresa patrocinadora podrá cubrir su cuota de aprendices con los siguientes estudiantes: a) Alumnos SENA. b) Alumnos de colegios articulados con el SENA. c) Alumnos de instituciones en programas reconocidos por el SENA. d) Estudiantes Universitarios.

¿Qué empresas se encuentran exoneradas de contratar aprendices?

a) Las empresas que ocupen un número menor a 15 trabajadores. b) Las entidades públicas distintas de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta del orden nacional, departamental, distrital y municipal. c) Las empresas que se encuentren en proceso concordatario o se hayan acogido a la Ley 550 de 1999 y mientras subsista esta situación, continúan exentas de contratar aprendices. d) Las empresas dedicadas a la industria de la construcción.

¿Sobre qué base se determina la cuota mínima de aprendices?

La Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), del domicilio principal de la empresa determinará la cuota mínima de aprendices teniendo en cuenta el número de trabajadores que desempeñen oficios u ocupaciones según listado publicado por el SENA el 11 de noviembre de 2003 en la pagina web del Sena que tiene como base la Clasificación Nacional de Ocupaciones y a la fecha esta organizado en 453 ocupaciones y 4752 oficios. La determinación de la cuota mínima de aprendices será así: – Un (1) aprendiz por cada veinte (20) trabajadores y – Uno (1) adicional por fracción de diez (10) o superior. – Las empresas que tengan entre quince (15) y veinte (20) trabajadores tendrán un (1) aprendiz.

¿Qué se entiende por trabajador para efectos de la regulación de la cuota de aprendices?

Para efectos de la regulación de cuota de aprendices, se debe entender como trabajador toda personal natural que presta un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo continuada dependencia y subordinación y mediante remuneración, independientemente de la modalidad o clase de contrato de trabajo, de su duración, jornada laboral o forma de pago de salario.

¿Qué ocurre cuando el patrocinador tenga cobertura en dos o más ciudades o departamentos?

La cuota deberá ser regulada por el Servicio Nacional de Aprendizaje donde la empresa tenga su domicilio principal y la cuota de aprendices deberá ser distribuida, a criterio de aquella, según sus necesidades y haciendo énfasis en los fines sociales que encierra la ley. Esta distribución deberá ser informada en los meses de julio y diciembre de cada año.

¿Qué debe hacer la empresa patrocinadora cuando se presente variación en el número de empleados que incida en la cuota mínima de aprendices?

La empresa patrocinadora deberá reportar dichos cambios en los meses de julio y diciembre anexando el pago a la administradora de riesgos profesionales del semestre inmediatamente anterior, a fin de que el SENA proceda a fijar la cuota de aprendices a la cual estaría obligada a contratar con base al promedio de trabajadores de dicho semestre.

¿Qué deberes tiene la empresa cuando patrocina un aprendiz en la etapa lectiva?

El aprendiz recibirá un apoyo de sostenimiento mensual que sea como mínimo en la fase lectiva el equivalente al 50% de un (1) salario mínimo mensual vigente y deberá estar cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud sobre la base de un salario mínimo legal mensual vigente.El apoyo de sostenimiento no podrá ser regulado a través de convenios o contratos colectivos o fallos arbítrales que recaigan sobre estos últimos.

¿Qué deberes tiene la empresa cuando patrocina un aprendiz en la etapa práctica?

El aprendiz recibirá un apoyo de sostenimiento mensual que sea como mínimo en la fase practica el equivalente al 75% de un (1) salario mínimo mensual vigente y deberá estar cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud y la cotización será cubierta plenamente por la empresa patrocinadora, sobre la base de un salario mínimo legal mensual vigente, además. deberá ser afiliado al Sistema de Riesgos Profesionales por la Administradora de Riesgos Profesionales, ARP, que cubre la empresa patrocinadora. El apoyo de sostenimiento no podrá ser regulado a través de convenios o contratos colectivos o fallos arbítrales que recaigan sobre estos últimos.

¿Qué deberes tiene la empresa cuando el aprendiz patrocinado es estudiante universitario?

Sí el aprendiz es estudiante universitario, la empresa patrocinadora deberá cancelar al aprendiz un el apoyo de sostenimiento mensual que no podrá ser inferior al cien por ciento (100%) del SMMLV. y deberá cubrirlo por el Sistema de Seguridad Social en Salud y afiliarlo al Sistema de Riesgos Profesionales por la Administradora de Riesgos Profesionales, ARP, que cubre la empresa patrocinadora.El apoyo de sostenimiento no podrá ser regulado a través de convenios o contratos colectivos o fallos arbítrales que recaigan sobre estos últimos.

¿Qué horario debe cumplir el aprendiz en la empresa?

-En la etapa práctica o productiva, el aprendiz dedicará hasta 48 horas semanales al cumplimiento de la misma, previa concertación entre el empleador y el aprendiz. – En el periodo de tiempo en que el aprendiz alumno recibe formación integral en las aulas no se desplazará a las instalaciones de las empresas, salvo que esté contemplado en el programa de formación la alternación de las etapas.

¿Qué otra opción tiene la empresa patrocinadora en caso tal que no quiera contratar aprendices?

En caso tal que la empresa patrocinadora no quiera contratar aprendices podrá monetizar parcial o totalmente la cuota de aprendices (convertir en pesos la cuota de aprendices).

¿Cómo opera la monetización total y parcial de la cuota de aprendices?

Monetización total: Los obligados a cumplir la cuota de aprendizaje podrán en su defecto cancelar al SENA una cuota mensual resultante de multiplicar el 5% del número total de trabajadores, excluyendo los trabajadores independientes o transitorios, por un salario mínimo legal vigente. Monetización Parcial: En caso que la monetización sea parcial esta será proporcional al número de aprendices que dejen de hacer la práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria.

¿En caso de que le empleador opte por la monetización que debe hacer?

a) Deberá informar su decisión a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), del domicilio principal donde funcione la empresa, dentro del término de ejecutoria del acto administrativo respectivo: de lo contrario, deberá hacer efectiva la vinculación de los aprendices. La cancelación del valor mensual por concepto de monetización de la cuota de aprendizaje deberá realizarse dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes. b) Si al vencimiento del término del contrato de aprendizaje, el patrocinador decide monetizar la cuota mínima determinada, deberá informar a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, con un (1) mes de antelación a la terminación de la relación de aprendizaje. c) En el evento de que el patrocinador opte por la monetización parcial, deberá proceder en forma inmediata a la contratación de la cuota de aprendizaje que no es objeto de monetización.

¿Dónde puede el empresario cancelar el valor dela monetización?

El empresario podrá cancelar el valor de la monetización para el caso de las empresas del Departamento de Caldas en la Tesorería de esta Regional, ubicada en la Ciudadela Tecnológica, Kilómetro 10 vía al Magdalena, o consignar el valor en la cuenta corriente del Banco de Colombia No 05902807409, código 95. En las oficinas Regionales de la respectiva ciudad donde se encuentre.

¿Qué debe hacer el empleador si con posterioridad a la monetización total o parcial de la cuota el patrocinador se encuentra interesado en contratar aprendices?

Estará obligado a informar por escrito a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, del domicilio principal de la empresa, con un (1) mes de antelación a la contratación de los mismos.

¿Cuándo se entiende que hay incumplimiento de la empresa patrocinadora?

Se presenta incumplimiento por parte del empleador por las siguientes causales: a) El incumplimiento y/o imprecisión en la información reportada al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA en relación con el número de trabajadores vinculado a la empresa. b) El incumplimiento a la contratación del número mínimo obligatorio de aprendices o el pago de la monetización cuando el empleador opte por esta alternativa. c) Cuando transcurrido diez días hábiles contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo por el cual se regula la cuota de aprendices, el empleador no vincula la cuota obligatoria o no efectúa la monetización. d) Cuando no le permitan al aprendiz realizar las prácticas en la actividad objeto de la regulación de aprendizaje. e) El no pago del valor del apoyo de sostenimiento. f) La mora en el pago del valor del apoyo de sostenimiento. g) El no pago oportuno de los aportes a la seguridad social en salud y riesgos profesionales del aprendiz.

¿Qué ocurre si la empresa patrocinadora incumple con la cuota de aprendizaje o con la monetización?

Cuando trascurrido 10 días hábiles a partir de la ejecutoria de la Resolución por la cual se fijan los aprendices y el empleador no ha contratado y vinculado los aprendices o no ha efectuado el respectivo pago de haberse optado por la monetización, se le impondrá una multa correspondiente a un salario mínimo legal mensual vigente por cada aprendices dejado de contratar. En caso de que el empleador haya optado por la monetización total o parcial de la cuota de aprendices, y haya incumplido dentro del término señalado, dará lugar al pago de intereses moratorios diarios, conforme la tasa máxima prevista por la Superintendencia Bancaria, los cuales deberán liquidarse hasta la fecha en que se realice el pago correspondiente. La cancelación de la multa no exime al patrocinador del pago del valor equivalente a la monetización por cada una de las cuotas dejadas de cumplir.

¿Cuándo podrá interrumpirse temporalmente el contrato de aprendizaje?

El contrato de aprendizaje podrá interrumpirse temporalmente en los siguientes casos: a) Licencia de maternidad b) Incapacidades debidamente certificadas. c) Caso fortuito o fuerza mayor. d) Vacaciones por parte del empleador, siempre y cuando el aprendiz se encuentre desarrollando la etapa práctica.

¿Cuándo el contrato de aprendizaje se interrumpa a que esta obligada la empresa patrocinadora?

Cuando se de la suspensión del contrato de aprendizaje por la causales antes enunciadas el empleador deberá continuar cancelando los respectivos aportes a la Entidad Promotora de Salud.

¿Qué debe hacer un aprendiz que realiza la etapa productiva y no realiza actividades propias de su formación?

-Informar al Coordinador Académico de su Centro de Formación, quien enviará al Instructor que visita las empresas de los aprendices que se encuentran en su etapa productiva. -Informar al Coordinador de Relaciones Corporativas de su Regional, quien enviará un Fiscalizador a la Empresa. -Ingresar a la sección de quejas y reclamos de la página web: www.sena.edu.co, describir allí la situación que se presenta, nombre de la empresa, ciudad, nombres y apellidos del aprendiz, tipo de formación y el nombre del Centro de Formación. -Informar a las Trabajadoras Sociales de los Centros de Formación.

¿Cómo se determina la cuota de aprendices?

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 620 de 2005, para las empresas obligadas a la contratación de aprendices, la cuota de aprendizaje se calcula sobre el número de trabajadores vinculados a la empresa y cuyos oficios de encuentren contemplados en el listado de oficios y ocupaciones expedido por el SENA mediante acuerdo 0009 de 2005. Adicionalmente, el mencionado Decreto señala que para este cálculo, se debe tener en cuenta el número de horas semanales que laboran los trabajadores en la empresa. Para tales efectos consulte en la parte de abajo el listado de oficios y ocupaciones con sus respectivos códigos. En el listado encontrará cada uno de los oficios u ocupaciones aprobados por el Consejo Directivo Nacional del SENA para la regulación de cuota y su respectivo código. En este sentido, el cálculo para obtener la cuota de aprendices para su empresa, se puede hacer de acuerdo con el siguiente ejemplo:

Código del oficio

Número de trabajadores

Jornada laboral semanal por código y trabajadores

Jornada laboral semanal total

2211

60

48

2880

2211

5

24

120

5113

29

40

1160

3112

3

10

30

Total

97

4190

Código del oficio: Relacione el código del oficio que corresponda según el listado de oficios y ocupaciones elaborado por el Consejo Directivo Nacional del SENA. Es posible que el nombre con el que usted denomina el cargo en su empresa no lo encuentre en el listado de oficios y ocupaciones en esa misma denominación. En ese caso, debe efectuar un análisis de las labores que el trabajador desempeña, para que lo asimile u homologue a un cargo que se identifique con el oficio del listado de oficios y ocupaciones. También puede informar al SENA, si sus empleados requieren formación para mejorar su desempeño. Número de trabajadores: Registre el número de trabajadores contratados para cada oficio. Jornada laboral semanal por código y trabajadores: Indique la jornada laboral semanal que corresponda al número de trabajadores relacionados por código. Si en su empresa existen trabajadores con el mismo oficio pero con jornadas laborales diferentes, relaciónelos de manera independiente. Jornada laboral semanal total: Multiplique el número de trabajadores por la jornada laboral semanal por código y trabajadores. Realice la sumatoria de las jornadas (horas) laborales semanales y divídalas entre 48, de este modo se obtendrá el número de trabajadores base para calcular la cuota de aprendizaje, así: Total jornada laboral semanal 4190 horas 48 horas = 87,2916 Número de trabajadores a tener en cuenta para el cálculo (incluyendo los decimales). El resultado, con todos los decimales, se divide entre 20, de modo que: Þ 87,2916 trabajadores 20 = 4,36, que redondeando obtiene 4 cuotas de aprendices. Es decir, que como el resultado es inferior a 4,5, a su empresa le corresponderían, de acuerdo con el ejemplo, 4 aprendices, como cuota regulada de aprendizaje. Por otra parte, es necesario que usted remita en el siguiente formato, la planta de personal que no tuvo en cuenta en el análisis anterior. Quiere decir que si al analizar el listado de oficios y ocupaciones, usted encuentra que tiene en su empresa oficios y ocupaciones que no están relacionados en él, debe listarlos aquí:

Nombre del cargo

Nº de trabajadores

Jornada laboral semanal

Esta información debe estar certificada por el Representante Legal y su Revisor Fiscal o Contador, adjuntando el Certificado de Cámara de Comercio no mayor a sesenta (60) días, la cual debe ser remitida a la Regional del SENA donde tiene el domicilio principal de su empresa. Adicionalmente el decreto 3769 de 2004, estableció que: “Para efecto de la determinación de la cuota de aprendices de que trata el artículo 33 de la Ley 789 de 2003, en las empresas de servicios temporales solo se tendrá en cuenta el número de trabajadores de planta, esto es, aquellos que se dedican al suministro temporal de personal. Generalidades a) Edad mínima para contratación: Mayor de 14 años. b) Contrato terminado debe ser reemplazado de inmediato c) El patrocinador podrá aumentar su cuota sin exceder el doble de la misma. Manteniendo número de empleados base de la regulación. d) El SENA está obligado a vigilar y a tener actualizado el registro de aprendices de cada empresa y a controlar el cumplimiento de su cuota.( La empresa debe establecer comunicación permanente con el SENA sobre contratos, monetización e incumplimientos) e) El empresario obligado a cumplir con la cuota de aprendizaje podrá tener practicantes universitarios bajo la modalidad de relación de aprendizaje, en el desarrollo de actividades propias de la empresa, siempre y cuando estos no superen el 25% del total de aprendices.

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Última actualización: marzo 31, 2009 | Volver al inicio de esta sección
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