Registro Nacional de Bases de Datos: puntos a tener en cuenta para su correcta inscripción

El 31 de enero de 2019 vence el plazo para que las entidades que deben registrar sus bases de datos ante la SIC lo hagan. La entidad cuenta con un manual en el que explica puntos sobre el registro, para que no se cometan errores durante su trámite. Estas son algunas generalidades a tener en cuenta.

El 23 de enero de 2019 el superintendente de industria y comercio, Andrés Barreto González, hizo un llamado a las 7.976 entidades del Estado que todavía no han registrado sus bases de datos, como lo ordena la Ley de protección de datos personales – Ley 1581 de 2012. Hasta la fecha, 848 entidades han realizado el trámite respectivo para registrar sus bases de datos.

El Manual de usuario del registro nacional de bases de datos –RNBD– de la Superindustria expone una serie de recomendaciones y puntos que deben ser tenidos en cuenta para que el registro se haga correctamente. A continuación, explicamos algunos ítems relacionados con lo que debe hacer la persona responsable del tratamiento de datos y el proceso de inscripción de la base de datos.

Responsable del tratamiento

La inscripción en el registro nacional de bases de datos –RNBD– comienza con el ingreso de los datos del responsable del tratamiento, así:

• En la sección “Responsable del Tratamiento”, el usuario deberá ingresar la información solicitada del responsable, quien es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos.
• Se cargará automáticamente la información suministrada en el registro del usuario. Adicionalmente, se deberá completar la información solicitada en este formulario y se podrá modificar hasta antes de finalizar el proceso de inscripción de cada base de datos, sin que se guarde el registro de los cambios.
• Finalizado el anterior proceso, el sistema entregará el número de radicado de la inscripción de la base de datos, y a continuación se podrán realizar actualizaciones o modificaciones. Una vez finalice los cambios, se generará un nuevo radicado.
• Se deberá seleccionar la actividad económica, para lo cual podrá buscar por el nombre de la actividad o por el código que aparece en el RUT.
• Deberá ingresar el valor de los activos totales en pesos, según el último corte del 2017. En el botón “Ver histórico” el usuario puede visualizar los activos ingresados en diferentes actualizaciones realizadas a la base de datos.
• Para registrar o modificar la dirección deberá hacer clic en “Ingresar Dirección”. Una vez ingrese los datos que se visualizarán en el formulario para crear o modificar la dirección, seleccione el botón “Aceptar” para finalizar la creación o modificación del campo “Dirección”.
• El campo correspondiente al correo electrónico del representante legal no se les solicitará a las personas naturales. En tal campo se inscribirá, en su lugar, un correo alternativo.

Inscripción de la base o bases de datos

Con la información del responsable del tratamiento guardada se puede continuar con la sección “Inscribir Bases de Datos”. En esta última se ingresará la cantidad de bases de datos con información personal respecto a las cuales el responsable realiza tratamiento. Estas deberán inscribirse de forma independiente y su número se podrá aumentar en cualquier momento, en caso de ser necesario.

Tenga en cuenta que el sistema no permite disminuir el número de bases de datos si ya se encuentran inscritas, o si su proceso de inscripción ya ha iniciado.

Inicialmente se permite registrar hasta 99 bases de datos. Sin embargo, cuando se finalizan las 99 puede abrir un cupo hasta de 10 más, es decir 109, y así sucesivamente. Cuando ya ha finalizado una base de datos e inicie la modificación de la misma, solo podrá consultarla.

En caso de disminuir el número de bases de datos a inscribir, y si no se ha iniciado la inscripción, el sistema eliminará la cantidad de las bases de datos disminuidas de las pendientes por registrar. Para iniciar la inscripción de una base de datos se debe editar el registro correspondiente.

Al continuar con el registro el sistema desplegará un formulario para ingresar o modificar el nombre y la finalidad de la base de datos:

• Nombre de la base de datos: nombre con el que el responsable reconoce la base de datos.
• Finalidad: propósito para el cual se recogen los datos personales. Seleccionar una de las finalidades propuestas en la lista y complementar con el campo “Descripción de la Finalidad”, en el cual se debe explicar en qué consiste, de acuerdo con el objetivo señalado en la política de tratamiento de datos del responsable.
• Cantidad de titulares de la base de datos: cantidad de titulares o personas naturales cuyos datos personales almacene en la base de datos que está inscribiendo. No se trata de la cantidad de registros que se tengan de esos titulares o personas naturales. Si la base de datos tiene más de un registro relacionado con un mismo titular o persona natural, ese titular o persona natural se contará una sola vez.
• Norma: En caso de que la base de datos se construya como consecuencia de un mandato u orden dispuestos en una norma que así lo exija, se seleccionará “SI” frente a la pregunta: “¿Existe alguna norma que le obligue a realizar tratamiento de estos datos?”, apareciendo los siguientes campos: “Tipo de norma”, “Número” y “Año de expedición de la misma”.

Al terminar de diligenciar estos campos se seleccionará la opción “Guardar” y el sistema remitirá al usuario a una pantalla con los cambios realizados. Una vez guardada la información del nombre y finalidad de la base de datos, se enseñará el menú completo que conforma el módulo de RNBD Inscripción de bases de datos y se continuará con el proceso.

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